Gestion des cartes-cadeaux {Option Gestion des cartes-cadeaux}

Les cartes-cadeaux sont de plus en plus répandues. La carte-cadeau permet de fidéliser la clientèle, car elle ne peut être utilisée que dans un seul commerce ou dans les différents commerces appartenant à un même regroupement.

L'option {094 - Gestion des cartes-cadeaux} permet de vendre des cartes-cadeaux aux clients et de gérer les paiements effectués avec ces dernières.

Prérequis pour utiliser l'option des cartes-cadeaux

• Le commerce doit obligatoirement disposer d'une connexion Internet permanente à haute vitesse, car chacune des transactions effectuées avec une carte-cadeau est enregistrée à la centrale de gestion des cartes-cadeaux. Tous les ordinateurs sur lesquels des transactions de cartes-cadeaux sont effectuées doivent être reliés à cette connexion Internet.
• Cette option nécessite que la gestion de l'inventaire {Option B - Facturation avec inventaire} soit activée dans Concept Caméléon. Pour ce faire, cocher la case «Activer la gestion de l'inventaire» sous l'onglet «Inventaire» dans les «Préférences du système» sous le menu «Utilitaires -> Configuration»
• Il faut enregistrer le commerce ou un regroupement de commerces auprès de la centrale de gestion des cartes-cadeaux. Cet enregistrement s'effectue auprès de Les Progicels Concept inc.. Pour plus d'information, communiquer avec nos préposés au service à la clientèle au 1-888-758-3683.
• Il faut obligatoirement se procurer les cartes-cadeaux auprès de Les Progiciels Concept inc. afin d'assurer la continuité de la séquence des numéros des cartes-cadeaux.

Les Progiciels Concept inc. ne saurait être tenue responsable d'erreur due à un chevauchement des numéros des cartes-cadeaux si celles-ci proviennent d'une source extérieure.

Étapes de mise en marche de la gestion des cartes-cadeaux

Afin de préparer Concept Caméléon à gérer les cartes-cadeaux, il est nécessaire d'effectuer quelques préparatifs de mise en marche. Certaines des étapes énumérées ci-dessous demandent un mot de passe «Maître», par exemple les étapes 4 et 5 entres autres.

1. Dans «Dossiers -> Charte des comptes de Grand livre», créer un compte appelé «Cartes-cadeaux» de type «Passif à court terme» ayant «Banque» comme code de poste.
2. Dans «Utilitaires - Configuration - Informations de la compagnie», sous l'onglet «Comptes - 1», ajouter le poste de banque créé à l'étape précédente. Inscrire «Cartes-Cad» comme description courte.
3. (Facultatif) Créer une nouvelle catégorie de produits nommée «Cartes-cadeaux». Ceci permet d'obtenir des statistiques de ventes pour toutes les cartes-cadeaux. Pour comptabiliser la vente lors des transactions de facturation des cartes-cadeaux, inscrire le même compte de grand livre qu'à l'étape 1 comme compte de ventes. Inscrire le compte d'inventaire (actifs) et son compte de variation (coût des ventes) approprié.

Pour ceux qui ne veulent pas que les cartes-cadeaux soient comptabilisées dans leur inventaire, tout simplement inscrire le même poste de grand livre dans les champs «Inventaire (actifs)» et «Variation (coût des ventes).

4. Dès qu'un commerce ou un regroupement de commerces est enregistré auprès de la centrale de gestion des cartes-cadeaux, un numéro de regroupement ainsi qu'un mot de passe sont attribués. Ces informations doivent être inscrites à cette étape-ci. Sélectionner le menu «Outils -> Gestion des cartes-cadeaux - > Paramètres des cartes-cadeaux». À cet endroit, inscrire le code de regroupement et le mot de passe puis cliquer sur Valider et tester la connexion. Si les bonnes informations ont été saisies et que l'ordinateur est connecté à Internet, le texte suivant «Les paramètres sont valides.» s'affiche en vert. Dans le cas contraire, le texte suivant «Paramètres non validés» s'affichera en rouge. Quand les paramètres sont valides, les numéros des cartes-cadeaux qui sont attribués au commerce apparaissent. Il est impossible de modifier ces numéros.
5. Dans la fenêtre des «Paramètres des cartes-cadeaux», sélectionner le poste de banque créé à l'étape 1 pour le «Mode de paiement associé» puis cliquer sur OK. Un message indique que les changements prendront effet lors du prochain démarrage de Concept Caméléon. Quitter et redémarrer Concept Caméléon sur tous les ordinateurs. Poursuivre avec l'étape 6.
6. Il est maintenant temps de créer des produits pour gérer la vente des cartes-cadeaux. Dans la gestion des produits «Dossiers -> Produits et services», créer un nouveau produit. Pour vendre des cartes-cadeaux avec différents montants prédéterminés, créer un produit pour chacun des montants sur ces cartes-cadeaux. Pour tous ces produits, inscrire l'information suivante :
   • inscrire le code de la catégorie créée à l'étape 3 dans le champ «Catégorie de produit»;
   • s'assurer que le poste de grand livre inscrit dans le champ «Grand livre de vente» est celui créé à l'étape 1;
   • inscrire «Numéro de série» dans le champ «Genre de produit»;
   • cocher la case «Ce produit est une carte-cadeau»;
   • s'assurer que les produits sont non taxables (ne pas cocher les cases «Taxe fédérale applicable» et «Taxe provinciale applicable»); et
   • préciser si le produit est «Quantifiable», si l'on permet d'«Escompter/changer les prix à la soumission/commande/facture», le «coûtant» et le «prix de vente» selon la carte-cadeau créée. Par exemple :
     
     

     Code de produit	Quantifiable	Escomptable	Coûtant	Prix de vente
     Cartes dont le montant est déterminé à la vente - CARTECADEAU	Au choix	Oui	Au choix	0 $
     Cartes de 10 $ - CARTECADEAU10	Au choix	Non/Prix fixe	Au choix	10 $
     Cartes de 25 $ - CARTECADEAU25	Au choix	Non/Prix fixe	Au choix	25 $
     Cartes de 50 $ - CARTECADEAU50	Au choix	Non/Prix fixe	Au choix	50 $

     Note : Initialiser le coûtant au même montant que le prix de vente pour créer des produits de type «Sans profit». Ce type de produit permet aussi d’éviter de calculer un montant de commission {Option 019 - Commissions aux vendeurs} lorsqu’il est basé sur le profit.
7. Pour la recharge d'une carte-cadeau existante, il est nécessaire de créer un ou des produits spécifiques, en utilisant les mêmes informations que les cartes-cadeaux créées à l'étape 6 à l'exception que ces produits doivent être non quantifiables. En effet, la recharge d'une carte-cadeau ne doit pas affecter l'inventaire. Par exemple :
   
   

   Code de produit	Quantifiable	Escomptable	Coûtant	Prix de vente
   Recharges dont le montant est déterminé à la vente - RECHARGE-CC	Non	Oui	Au choix	0 $
   Recharges de 10 $ - RECHARGE-CC10	Non	Non/Prix fixe	Au choix	10 $
   Recharges de 25 $ - RECHARGE-CC25	Non	Non/Prix fixe	Au choix	25 $
   Recharges de 50 $ - RECHARGE-CC50	Non	Non/Prix fixe	Au choix	50 $

   Note : Initialiser le coûtant au même montant que le prix de vente pour créer des produits de type «Sans profit». Ce type de produit permet aussi d’éviter de calculer un montant de commission {Option 019 - Commissions aux vendeurs} lorsqu’il est basé sur le profit.

Entrée des cartes-cadeaux dans l'inventaire

Les cartes-cadeaux quantifiables peuvent être inscrites dans l'inventaire soit par le menu «Inventaire -> Réception des marchandises» si une commande de cartes-cadeaux a été placée auprès de Les Progiciels Concept inc. sinon par le menu «Inventaire -> Entrée des transactions d'inventaire».

Pour inscrire chacun des numéros de carte-cadeau quantifiable dans la fenêtre des numéros de série à la réception automatique des marchandises, il faut s'assurer que la case «Générer un numéro de série à la réception automatique des commandes» n'est pas cochée dans l'onglet «Inventaire» des «Préférences du système» accessible par le menu «Utilitaires -> Configuration». De plus, il est fortement recommandé d'utiliser un lecteur de code à barres afin d'éliminer la possibilité d'erreur de saisie du numéro lors de l'inscription des numéros de série.

Vente d'une carte-cadeau à un client

La vente d'une carte-cadeau s'effectue dans le module de la «Facturation» seulement. Il est impossible d'inscrire un produit de type carte-cadeau à la soumission ou à la commande client.

À l'inscription d'un des produits de type carte-cadeau, une fenêtre de sélection des numéros de carte apparaît. Utiliser un lecteur de code à barres ou sélectionner le numéro de la carte vendue puis fermer la fenêtre. Terminer la transaction. L'acheteur de la carte-cadeau paie le montant inscrit sur la carte (carte avec montant fixe) ou le montant entré par le commis (carte à montant indéterminé). Le paiement de la vente s'effectue comme tout autre type de transaction de vente.

La carte est maintenant activée à la centrale de gestion des cartes-cadeaux. Le client peut aller voir son solde ainsi que toutes les transactions effectuées sur sa carte-cadeau en tout temps, en consultant le site Internet prévu à cet effet (le lien du site Internet sera communiqué au moment de l'inscription auprès de la centrale de gestion des cartes-cadeaux).

Sur la facture de vente, le numéro de la carte-cadeau est imprimé sous la description du produit correspondant, pourvu que l'objet «Produit : [Descrip/# de série] (Description et numéros de série)» ou «Produit : [Descrip/# de série/Infos] (Description/numéros de série/Infos supplémentaires)» soit dans la section «Détails» du formulaire de la facture. Ces mêmes objets peuvent aussi être ajoutés dans le formulaire de bon de livraison. Voir la section «Générateur de formulaires» pour plus de renseignements.

Recharge d'une carte-cadeau existante

La recharge d'une carte-cadeau s'effectue dans le module de la «Facturation» seulement. Il est impossible d'inscrire un produit de type carte-cadeau à la soumission ou à la commande client.

À l'inscription d'un des produits pour la recharge d'une carte-cadeau, une fenêtre pour inscrire un numéro de carte apparaît. Utiliser un lecteur de code à barres ou inscrire le numéro de la carte à recharger puis fermer la fenêtre. Terminer la transaction. Le propriétaire de la carte-cadeau paie le montant de la recharge. Le paiement de la vente s'effectue comme tout autre type de transaction de vente.

La carte est maintenant rechargée à la centrale de gestion des cartes-cadeaux. Si la carte comportait un solde, celui-ci est ajouté au montant de la recharge. Une transaction de type Recharge est ajoutée à la centrale.

Paiements avec une carte-cadeau

Toute personne en possession d'une carte-cadeau valide et encore active peut effectuer le paiement de ses achats à l'aide de sa carte-cadeau, selon les termes et conditions d'utilisation qui ont été mis en place pour ce genre de transaction.

Le paiement s'effectue à la facturation lors de la saisie du mode de paiement, en inscrivant le montant reçu dans le poste de banque qui a été configuré aux étapes 1 à 4 de la mise en marche. Dès qu'un montant est entré dans cette case, une fenêtre de paiement est présentée. Utiliser un lecteur de code à barres ou inscrire le numéro de la carte-cadeau puis appuyer sur Tab au besoin. Le solde de la carte apparaît et le curseur se positionne dans le champ «Montant puisé». Inscrire le montant à puiser sur la carte-cadeau ou cliquer sur le libellé «Montant puisé» pour y transférer automatiquement le solde de la facture. Une fois le montant entré, cliquer sur Ajouter. Si le client possède plus d'une carte-cadeau, il suffit de répéter ces opérations autant de fois que nécessaires.

Si une correction est requise (le montant puisé n'est pas le bon), sélectionner la transaction dans la grille, appuyer sur la touche Supprime, et répondre «Oui» à la question «Détruire cette fiche?». Entrer le numéro de carte-cadeau de nouveau et inscrire le bon montant.

Il est impossible d'inscrire le numéro de carte-cadeau plus d'une fois sur la même transaction.

Lorsque le montant à puiser sur la ou les cartes-cadeaux est atteint, cliquer sur Accepter. Le montant puisé apparaît vis-à-vis le poste de banque correspondant au paiement des cartes-cadeaux. Il est possible d'inscrire d'autres modes de paiement au besoin avant de terminer la facture.

Une fois la facture terminée, Concept Caméléon transmet via Internet, les transactions effectuées sur la(les) carte(s)-cadeau(x) lors du paiement et met à jour les soldes restants.

Le portail des cartes-cadeaux

Pour accéder au portail des cartes-cadeaux, suivre le menu «Outils -> Gestion des cartes-cadeaux - > Portail des cartes-cadeaux». Une connexion Internet permanente est requise pour accéder au portail, car toutes les informations proviennent de la centrale de gestion des cartes-cadeaux.

Le portail offre jusqu'à quatre choix, selon le niveau d'accès de l'utilisateur défini dans le menu «Utilitaires -> Configuration -> Gestion des mots de passe».

Sommaire des cartes-cadeaux

Donne le sommaire des cartes qui ont été émises par le commerce. Si le commerce fait partie d'un regroupement, les cartes émises par les autres commerces n'apparaissent pas ici.

Affiche le nombre de cartes émises, le nombre de cartes encore actives (dont le solde est plus grand que zéro) et finalement le solde restant sur les cartes actives.

Détail d'une carte-cadeau

Utiliser un lecteur de code à barres ou inscrire le numéro de la carte-cadeau puis cliquer sur la flèche verte. Les renseignements suivants sont alors affichés : le numéro de la carte-cadeau, le nom du commerce qui a émis la carte-cadeau, la date d'émission, la date de la dernière transaction effectuée, le montant original, le solde restant sur la carte-cadeau et finalement l'état de la carte-cadeau (active ou non).

Suit la liste de toutes les transactions effectuées à l'aide de cette carte incluant le numéro de transaction que la centrale de gestion des cartes-cadeaux a attribué, le numéro de la facture du commerce où la transaction a été effectuée, la date, l'heure et le type de la transaction et finalement le montant et le solde sur la carte après chaque transaction.

Il est possible d'exporter et/ou de visualiser le contenu de la liste des transactions à l'aide des boutons Exporter et Visualiser. Les choix pour l'exportation sont : Excel (XLS), Excel (XLSX), Texte, HTML, XML, Excel par courriel (XLS), Excel par courriel (XLSX) et CSV. La visualisation s'effectue toujours en format HTML, dans le fureteur utilisé par défaut (ex. Edge / Firefox / Chrome / Safari).

Transactions des cartes-cadeaux

Permet d'obtenir la liste des transactions effectuées entre un intervalle de dates, pour une carte-cadeau spécifique ou toutes les cartes-cadeaux et selon un type de transaction spécifique ou tous les types de transactions. Inscrire les critères de sélection voulus puis cliquer sur Exécuter la requête. Si des transactions satisfont les critères inscrits, celles-ci apparaissent dans la grille. La grille permet de trier, grouper, filtrer et déplacer les colonnes.

Il est possible d'exporter et/ou de visualiser le contenu de la liste des transactions à l'aide des boutons Exporter et Visualiser. Les choix pour l'exportation sont : Excel (XLS), Excel (XLSX), Texte, HTML, XML, Excel par courriel (XLS), Excel par courriel (XLSX) et CSV. La visualisation s'effectue toujours en format HTML, dans le fureteur utilisé par défaut (ex. Edge / Firefox / Chrome / Safari).

Purge des cartes-cadeaux

Le mot de passe utilisateur doit avoir accès à la «Purge des fichiers» pour voir cette option. Cette procédure permet d'effectuer une purge (destruction) de toutes les cartes-cadeaux dont le solde est de zéro dollar (0 $) et dont la date de la dernière transaction est antérieure à 180 jours de la date courante.

Pour lancer la purge, cocher la case, «J'ai lu et compris le texte ci-dessus et j'accepte d'exécuter la purge.» puis cliquer sur Procéder avec la purge .

Dernier message

Le résultat de chacune des requêtes effectuées dans le portail s'affiche au bas de l'écran. Ceci permet de savoir si la requête est réussie ou dans le cas contraire, pourquoi elle a échoué.