{Option Gestion des cartes fidélité}

L'option {102 - Gestion des cartes fidélité} offre un service de gestion complet incluant la vente, la recharge et un portail Web pour connaître le solde des cartes contenant des quantités de produits et/ou services offerts aux clients. Une carte fidélité contient des services prépayés, comme:

• Développement de photos;
• Impression de photos;
• Changements d'huile;
• Coiffures ou manucures;
• Etc.

Comment ça fonctionne ?

Il suffit de créer les dossiers des produits et de les associer aux dix (10) types de produits / services qui peuvent être associés à une carte fidélité. Les cartes sont activées au moment de la vente (sur ajout du produit sur la facture client) et le portail Web est immédiatement mis à jour. Lorsque le client utilise sa carte de fidélité, Concept Caméléon réduit automatiquement les quantités du solde des cartes de fidélité en lien avec le produit ou service vendu au client. Encore une fois, le portail Web est immédiatement mis à jour.

Prérequis pour utiliser l'option des cartes fidélité

• Vous devez disposer d'une connexion Internet permanente à haute vitesse, car les transactions effectuées avec une carte fidélité sont enregistrées à la centrale de Les Progiciels Concept inc. Tous les ordinateurs sur lesquels des transactions de cartes fidélité sont effectuées doivent être reliés à cette connexion Internet.
• Il est préférable, mais non obligatoire, de vous procurer des séries de cartes fidélité auprès de Les Progiciels Concept inc. afin d'assurer que les cartes possèdent toutes des numéros uniques.

Les Progiciels Concept inc. ne saurait être tenue responsable d'erreurs dues à un chevauchement des numéros des cartes fidélité si celles-ci proviennent d'une source extérieure.

Étapes de mise en marche de la gestion des cartes fidélité

Pour les besoins de ce guide, nous utiliserons l'exemple d'une entreprise spécialisée dans l'impression de photos. Cette compagnie, appelons-la Photo ABC, veut fidéliser sa clientèle en utilisant le système de cartes fidélité de Concept Caméléon.

Pour préparer Concept Caméléon à gérer les cartes fidélité, il est nécessaire d'effectuer quelques préparatifs de mise en marche. Certaines des étapes énumérées ci-dessous demandent un mot de passe «Maître».

1. À l'achat de l'option, un mot de passe vous est fourni par Les Progiciels Concept inc. Dans «Outils -> Gestion des cartes fidélité -> Paramètres des cartes fidélité», inscrire le mot de passe reçu et cliquer sur le bouton Valider.
2. Dès le mot de passe validé, il est possible de définir jusqu'à 10 items correspondants à des types de produits / services qui peuvent être associés à une carte fidélité. Ces définitions d'items serviront à coder les dossiers des produits et services s'y rattachant. Photo ABC pourrait créer les items suivants :
   

   Définition des items
   Photo 4x6
   Photo 5x5

3. Créer une nouvelle catégorie de produits nommée «Cartes fidélité» pour affecter cette catégorie aux produits s'y rattachant (facultatif).
4. Dans «Dossiers -> Produits et services», créer ou sélectionner le produit correspondant à chaque item créé à l'étape 2. Dans l'onglet «Divers», dans la liste déroulante nommée «Carte fidélité», sélectionner l'item associé selon si le produit correspond à l'ajout ou au retrait d'une certaine quantité de l'item. Par exemple :
   
   

   Code de produit	Description du produit	Item associé sur carte fidélité	Quantité	Prix
   AJOUT-PHOTO-4X6	Recharge Carte Photo 4x6	Photo 4x6 - Ajout (Qté)	250	Oui
   AJOUT-PHOTO-5X5	Recharge Carte Photo 5x5	Photo 5x5 - Ajout (Qté)	250	Oui
   RETRAIT-PHOTO4X6	Impression Photo 4x6	Photo 4x6 - Retrait (1:1)	Non applicable	Non
   RETRAIT-PHOTO5X5	Impression Photo 5x5	Photo 5x5 - Retrait (1:1)	Non applicable	Non

Offrir une carte fidélité à un client (Module facturation - Facture)

L'entrée d'une facture dans le module de facturation est utilisée pour ajouter des quantités ou retirer une certaine quantité des items présents sur une carte fidélité.

Ajouter une quantité à un item sur la carte fidélité

Il suffit d'inscrire le code de produit de recharge d'un item (exemple : AJOUT-PHOTO-4X6) et la quantité à ajouter.

Attention ! La quantité à ajouter est multipliée par la quantité inscrite dans la fiche produit. Pour un produit dont la quantité est de 250, ajouter une quantité de 2 équivaut à ajouter 500 unités à l'item.

Concept Caméléon demande alors le numéro de la carte fidélité. Inscrivez-le. À la fin de la transaction, la quantité de l'item sera ajoutée à la carte fidélité.

Retirer une quantité d'un item sur la carte fidélité

Pour retirer une certaine quantité d'un item sur une carte fidélité, il suffit d'inscrire le code de produit correspondant (exemple : RETRAIT-PHOTO4X6) ainsi que la quantité utilisée (exemple 50). Concept Caméléon demande alors le numéro de la carte fidélité. Inscrivez-le. À la fin de la transaction, la quantité inscrite sera soustraite de la quantité disponible.

Concept Caméléon ne permet pas de retirer une quantité plus grande que la quantité disponible sur la carte fidélité pour l'item choisi.

Le portail des cartes fidélité intégré à Caméléon

Pour accéder au portail des cartes fidélité, suivre le menu «Outils -> Gestion des cartes fidélité - > Portail des cartes fidélité». Une connexion Internet permanente est requise pour accéder au portail, car toutes les informations proviennent de la centrale de gestion des cartes fidélité.

Opérations supportées sur le portail

 

Sommaire des cartes

Le sommaire des cartes donne les informations sur le nombre de cartes émises ainsi que les quantités des items en vigueur pour l'ensemble des cartes.

Détail d'une carte

Utiliser un lecteur de code à barres ou inscrire le numéro de la carte puis cliquer le bouton avec la flèche verte pour obtenir les renseignements d'une carte spécifique. Les renseignements suivants sont affichés : le numéro de la carte, la date d'émission de la carte, la date de la dernière transaction effectuée sur cette carte ainsi que le solde des quantités disponibles pour chacun des items supportés.

Suit la liste de toutes les transactions effectuées à l'aide de cette carte incluant la date, l'heure, le numéro de la facture sur laquelle la transaction a été réalisée, le type de transaction, l'item affecté et finalement la quantité.

Il est possible d'exporter et/ou de visualiser le contenu de la liste des transactions à l'aide des boutons Exporter et Visualiser.

Purge des cartes

Cette procédure effectue une purge de toutes les transactions dont le solde des items est de zéro et qui sont âgées de plus de 180 jours depuis la dernière transaction. Cette procédure est irréversible.

Pour lancer la purge, cocher la case, «J'ai lu et compris le texte ci-dessus et j'accepte d'exécuter la purge.» puis cliquer sur Procéder avec la purge.

Dernier message

Le résultat de chacune des requêtes effectuées dans le portail s'affiche au bas de l'écran. Ceci permet de savoir si la requête est réussie ou dans le cas contraire, pourquoi elle a échoué.