Fermeture de l'année des salaires

Le menu «Salaires - Fermeture de l'année des salaires» permet d'effectuer la fermeture de l'année des salaires. Celle-ci n'a aucun lien avec la fermeture de l'exercice financier car les salaires sont basés sur l'année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.

Effectuer les étapes suivantes pour fermer l'année des salaires :

1. Contrôle des salaires - Aucun salaire calculé ne doit être présent dans le contrôle des salaires

• Sélectionner le menu «Salaires -> Calcul des salaires -> Contrôle des salaires»; et
  
• Appuyer sur le bouton «OK», le rapport doit être demandé pour tous les employés, tous les départements et toutes les périodes.

Si le message «Aucune fiche ne rencontre les conditions.» est présenté à l'écran, cela signifie qu'aucun calcul de salaire n'est en attente, il est alors possible de passer à l'étape numéro 4 ci-dessous. Dans le cas où un rapport indique un ou plusieurs calculs de salaire, il faut analyser la situation pour savoir si le calcul de ces salaires doit être payé. Afin de faire cette analyse, il est recommandé d'imprimer le rapport.

2. Pour annuler les calculs de salaire qui ne doivent pas être payés

• Sélectionner le menu «Salaires -> Calcul des salaires -> Calcul des salaires»;
• Choisir la période de paie inscrite sur le contrôle des salaires;
• Désapprouver le ou les calculs des salaires pour cette période;
• Appuyer sur le bouton «Terminer»; et
• Il faut répéter ces étapes pour chacune des périodes de paie inscrite sur le rapport «Contrôle des salaires».

3. Pour effectuer le paiement des calculs de salaire qui doivent être payés

• Sélectionner le menu «Salaires -> Gestion des paiements -> Émissions des paiements»; et
• Effectuer le paiement.

Une fois que tous les calculs des salaires ont été traités, il est recommandé de redemander le contrôle des salaires pour s'assurer que le message «Aucune fiche ne rencontre les conditions» soit présenté à l'écran. Ce rapport est disponible à partir du menu «Salaires -> Calcul des salaires -> Contrôle des salaires».

4. Mise à jour de l'auxiliaire des salaires doit être effectuée

• Sélectionner le menu «Salaires -> Auxiliaires des salaires»;
• Sélectionner le type d’opération «Mise à jour»;
• Choisir les autres options, tels la période de report, et le type de rapport; et
• Appuyer sur le bouton «OK», c'est alors que l’impression de l’auxiliaire et la mise à jour de l’auxiliaire vont se faire.

5. Mise à jour des remises gouvernementales - Doivent être mises à jour, et ce, jusqu’à la dernière journée de l’année, soit le 31 décembre.

• Sélectionner le menu «Salaires -> Remises de l’employeur -> Remises gouvernementales»;
• Sélectionner «Mise à jour» et choisir les autres préférences; et
• Appuyer sur le bouton «OK», il faut lancer l’impression des remises gouvernementales pour ensuite confirmer la mise à jour des remises. Il n’est pas nécessaire d’effectuer le paiement immédiatement.

6. Mise à jour des autres déductions - Doivent être mises à jour, et ce, jusqu’à la dernière journée de l’année, soit le 31 décembre.

• Sélectionner le menu «Salaires -> Remises de l’employeur -> Remises des autres déductions»;
• Sélectionner «Mise à jour» et choisir les autres préférences; et
• Appuyer sur le bouton «OK», l’impression doit être lancée pour ensuite confirmer la mise à jour des remises. Il n’est pas nécessaire d’effectuer le paiement immédiatement.

7. Sauvegarde des données

Avant de procéder à la fermeture de l’année des salaires, il est fortement recommandé d’effectuer une copie de sauvegarde. Pour plus d'information sur la sauvegarde des données, il est possible de consulter la section «Sauvegarde des données» de ce guide.

8. Fermeture de l'année des salaires

Cette procédure recalcule automatiquement les nouvelles périodes de paie pour la prochaine année et augmente de un l'année civile des salaires. Aucune information n'est perdue.

• Accéder au menu «Salaires -> Fermeture de l’année des salaires»; et
• Appuyer sur le bouton «Fermeture de l’année des salaires AAAA» (AAAA => l’année des salaires à fermer).

Si toutes les étapes précédentes ont été effectuées, la fermeture de l’année va s’exécuter, sinon un message sera affiché à l'écran.

9. Téléchargement de la dernière mise à niveau de Concept Caméléon

Il faut ensuite télécharger la dernière mise à niveau automatisée disponible, et ce, avant de commencer les salaires de la nouvelle année, car cette mise à niveau comprend les nouveaux taux de retenues à source, de même que les formulaires nécessaires à la production des T4 et les Relevés 1 de l’année courante. Pour savoir comment lancer la mise à niveau automatisée, vous pouvez consulter la base de connaissances et faire une recherche de «Mise à niveau».

10. Vérification à effectuer après la mise à niveau automatisée de Concept Caméléon

• Vérifier et ajuster au besoin le taux du Fonds des Services de Santé à partir du menu «Salaires -> Configuration -> Constantes du Québec»;
• Vérifier et ajuster au besoin les taux pour le calcul du crédit d'impôt relatif à un fonds de travailleurs à partir du menu «Salaires -> Configuration» puis sélectionner les constantes de la province d'emploi;
• Vérifier et ajuster au besoin les taux de versement périodique pour la CSST/CAT à partir du menu «Salaires -> Maintenance des dossiers -> Taux de la CSST/CAT»; et
• Vérifier et ajuster au besoin les dates de périodes à partir du menu «Salaires -> Configuration -> Constantes des salaires» sous l'onglet «Dates de périodes».