T4
Voici les quatre (4) étapes à effectuer pour produire les formulaires T4 :
- Définition des cases du T4
- Impression des T4 fac-similés et du verso
- Production du fichier XML pour transmission par Internet
- Impression d'un rapport pour la production du T4 Sommaire
Une vidéo explicative est disponible dans la section «Vidéo» de notre Portail CamInfo.
Définition des cases du T4
Il est de la responsabilité de chaque entreprise de bien vérifier et d'ajuster les cases du formulaire T4 selon ses besoins.
Par exemple, Concept Caméléon ne pourra pas placer sur le formulaire T4 le montant d'une déduction supplémentaire dans une case en particulier. Le responsable doit placer les objets sur les formulaires selon la nature des revenus ou déductions supplémentaires et avantages imposables personnalisés.
Concrètement, si par exemple dans l'entreprise, la déduction supplémentaire # 5 est «Dons de bienfaisance», et que le Guide de l'employeur «Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire?» indique ce qui suit :
Case 46 - Dons de bienfaisance
Inscrivez le montant que vous avez retenu sur la rémunération des employés pour en faire don à des organismes de bienfaisance enregistrés au Canada.
Alors il faut cliquer sur la «roue d'engrenage» à droite du numéro de la case 46 pour faire apparaître la méthode de calcul au bas de la fenêtre, c.-à-d. «Case 46 = Non défini» et sélectionner dans la liste l'objet «Déduction suppl. 5».
Section «Autres renseignements»
Ces cases ne sont pas numérotées comme dans la partie supérieure du T4. Il faut indiquer la provenance du numéro de la case et du montant pour ces cases. Le numéro de la case doit être inscrit au préalable dans le champ «Code de la case «Autres renseignements» pour T4» des «Revenus supplémentaires» et des «Avantages imposables» dans le menu «Salaires - Configuration».
Impression des T4 fac-similés et du verso
Vidéo explicative
Permet de suivre le lien vers la vidéo explicative sur la production des formulaires gouvernementaux.
Il n’est pas nécessaire de commander des formulaires préimprimés auprès du gouvernement, car Concept Caméléon les imprime directement sur du papier blanc.
Lorsque l'on utilise le format fac-similé pour les T4, il faut imprimer le verso correspondant.
Certaines imprimantes ne peuvent pas imprimer en recto-verso. Pour cette raison, nous suggérons plutôt d'imprimer la quantité voulue de copies verso par le menu «Salaires -> Formulaires gouvernementaux -> T4 -> Impression du verso des T4 fac-similés», et ensuite utiliser ces feuilles pour imprimer les T4 par le menu «Salaires -> Formulaires gouvernementaux -> T4 -> Impression des T4 fac-similés».
Il suffit de demander le nombre de copies désiré et de diriger vers l'imprimante.
Formulaires pour l'année d'imposition
Sélectionner l'année pour laquelle un formulaire est requis.
Taux d'assurance-emploi
Sélectionner le taux d'assurance-emploi nécessaire.
Case 54 - Numéro de compte de retenues => Le numéro de compte de retenues sur la paie ne paraît pas sur les deux copies du feuillet T4 remis aux employés.
Réimpression ou Consultation des feuilles T4
Il est maintenant possible de consulter ou d'imprimer (requiert Acrobat ® Reader) le dernier feuillet T4 produit pour un employé, tout simplement en affichant les cumulatifs de l'employé pour l'année souhaitée. Le bouton Consultation du dernier T4 a été ajouté au bas de la fenêtre des ««Cumulatifs des employés». Note : La présentation des rapports à l'écran doit être définie au préalable à «Présenter en format Acrobat ® Reader PDF» dans la «Configuration de la station».
Production du fichier XML pour transmission par Internet
Vidéo explicative
Permet de suivre le lien vers la vidéo explicative sur la production des formulaires gouvernementaux.
Toutes les rubriques en caractères gras de la fenêtre «Production du fichier XML pour Internet» doivent être complétées. Elles sont nécessaires à la transmission.
Coordonnées du transmetteur
*** T4 Nouveau et OBLIGATOIRE à partir de l'année d'imposition 2024 ***
- Prérequis pour la transmission électronique des feuillets T4 en format XML : Vous devez fournir, dans le fichier XML, un numéro de compte de l'ARC de préprateur. Il est aussi possible de fournir ID Rep du préparateur.
- La section des coordonnées du transmetteur dans les fenêtres de production des feuillets T4 en format XML a été modifiée pour inclure des cases permettant l'entrée du numéro de compte de l'ARC du préparateur (format NE15 ou NE9) et de l'ID Rep du préparateur (jusqu'à 7 caractères alphanumériques). L'ARC stipule que l'ancien numéro de préparateur/transmetteur commençant par MM suivi de 6 chiffres n'est plus utilisé pour la transmission électronique. La transmission électronique en format XML des feuillets T4 exige maintenant, un numéro de compte de l'ARC de préparateur et il est aussi possible de fournir un ID Rep du préparateur ou les deux dans le fichier XML. Vous devez inscrire cette information dans les nouvelles cases prévues à cet effet pour qu'elle soit enregistrée dans le fichier XML à transmettre. Toujours selon le site de l'ARC, vous devez fournir le même numéro de compte ou ID Rep du préparateur que vous utiliserez pour accéder au portail d'envoi électronique. Veuillez vous référer au site de l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour plus de renseignements.
Conformité des données pour le transfert de données en format XML
Le contenu du fichier XML est configuré par la définition des cases du T4. Il est donc de la responsabilité de l'entreprise de bien vérifier la définition des cases du T4. Si toute l'information est adéquate sur les fac-similés, il en sera de même pour le fichier XML.
Il est important de s'assurer que les données au niveau des fiches des employés sont conformes avant de produire le fichier XML. Les noms et prénoms sont obligatoires ainsi que la première ligne de l'adresse de l'employé. De plus, il faut vérifier que le numéro d'employeur est bien indiqué au niveau des constantes salariales accessibles via le module «Salaires -> Configuration -> Constantes des salaires». Le format du numéro de DAS fédéral est «123456789RP0000».
Le fichier XML peut être généré plus d'une fois sans problème. Un rapport sous forme de résumé est imprimé lorsque le fichier est créé. Il indique entre autres l'emplacement du fichier à transmettre et un sommaire de son contenu. Si tout est conforme, il sera possible de le transmettre par Internet. Sinon, il faut effectuer les corrections indiquées sur le rapport et produire à nouveau le fichier. La transmission par Internet du fichier est possible que lorsque tout est conforme.
Une fois le fichier conforme, on peut cliquer sur le lien au bas de la fenêtre pour se rendre à la page Internet de transmission des T4 de l'Agence du revenu du Canada et suivre les instructions à l'écran pour effectuer la transmission du fichier XML..
T4 modifiés ou annulés
Il est possible de produire un fichier de transmission de T4 modifiés ou annulés. Lorsque ce type de fichier est choisi il faut sélectionner les employés concernés. De plus, il est possible de saisir une note d'amendement.
Impression d'un rapport pour la production du T4 Sommaire
Le formulaire T4 Sommaire est inclus dans le fichier XML pour transmission par Internet. Pour ceux qui doivent faire parvenir leur formulaire T4 Sommaire par la poste, il suffit d'imprimer une copie brouillon du «Sommaire de la rémunération payée» pour obtenir les renseignements nécessaires pour remplir le formulaire gouvernemental à la main.
Vidéo explicative
Permet de suivre le lien vers la vidéo explicative sur la production des formulaires gouvernementaux.