Soumissions

Utilisez les soumissions pour préparer des propositions d'affaires à vos clients. Lorsqu'une soumission est acceptée, il est possible de la transférer en commande client ou en facture. Il est aussi possible de créer une soumission à partir d'une soumission déjà existante (modèle). Les soumissions non acceptées peuvent être détruites rapidement en une seule opération en définissant, dans les «Préférence du système», la durée en jours après laquelle les soumissions doivent être détruites.

La fenêtre de «Transactions de facturation» accessible sous le menu «Facturation» permet un accès rapide aux opérations courantes de facturation, dont l'ajout, la modification, la destruction et l'impression de soumissions. Le menu «Facturation -> Soumissions» peut aussi être utilisé. Il est possible de créer une soumission en récupérant une soumission existante.

Les différentes opérations pour la gestion des soumissions sont décrites ci-dessous et sont accessibles sous le menu «Facturation -> Soumissions».

• Ajouter une soumission
• Modifier une soumission
• Détruire une soumission
• Imprimer une soumission
• Liste des soumission
• Nouvelle soumission à partir d'une autre

Ajouter une soumission

Une fois le code client sélectionné et validé, les informations du dossier client sont présentées. Si la fenêtre affichant l'information du client n'est pas présentée, vérifiez votre mot de passe, car les préférences personnelles permettent de passer automatiquement à la page de saisie des produits pour accélérer l'ajout des soumissions.

Ajustez au besoin l'information présentée dans l'en-tête de la soumission. Se référer à la section «Ajouter une commande client» pour plus de renseignements.

Inscription des produits à la soumission

Se référer à la section «Ajouter une commande client» pour plus de renseignements.

Terminer la soumission

Sélectionnez l'action «Annuler» pour abandonner la soumission en cours. Aucune information n'est alors conservée. Finalement, l'action «Terminer» complète la soumission et permet l'inscription des frais de transport si le client est applicable aux frais de transport. Le système présente ensuite les montants calculés. Vous devez confirmer si vous acceptez les montants en répondant affirmativement à la question. Dans le cas contraire, vous retournez à la saisie des produits de la soumission.

Acceptez-vous ces montants ?

En sélectionnant «Non», Concept Caméléon vous retourne à la fenêtre d'entrée des produits où il est possible d'effectuer des changements si nécessaire. Sélectionnez «Oui» si vous désirez terminer la soumission. L'enregistrement de la soumission n'affecte en aucun cas l'inventaire.  Elle est simplement ajoutée au fichier des soumissions et peut être ensuite transférée en commande client ou en facture.

Périphérique de sortie

Concept Caméléon offre plusieurs périphériques pour la sortie des documents. La liste des périphériques offerts dépend des options installées et de la configuration de la station.

Modifier une soumission

Pour modifier une soumission, vous devez fournir le numéro qui lui a été attribué. La touche F5 ou la loupe permet d'effectuer une recherche. Le fonctionnement de la modification d'une soumission est identique à celui de l'ajout des soumissions.

Notez que lorsque vous annulez une soumission après correction, seules les dernières corrections apportées sont annulées et non la soumission.

Détruire une soumission

Le numéro de la soumission est requis pour récupérer la soumission à détruire. La touche F5 ou la loupe permet d'effectuer une recherche. Une fois le numéro entré, la soumission est affichée. Vous devez confirmer la destruction de la soumission en répondant affirmativement à la question.

Une fois la soumission détruite, il est impossible de la récupérer.  Vous pouvez aussi détruire les soumissions en lot en effectuant la purge du fichier des soumissions.  Seules les soumissions âgées de plus de «x» nombre de jours (défini dans les «Préférences du système») seront détruites lors de la prochaine purge périodique.

Imprimer une soumission

Pour imprimer une soumission existante, il faut inscrire son numéro et le valider. La touche F5 ou la loupe permet d'effectuer une recherche. Pour imprimer plus ou moins d'informations sur la soumission, il suffit de modifier le formulaire à l'aide du «Générateur de formulaires».

Liste des soumissions

Il est possible de sortir une liste sommaire ou détaillée des soumissions selon certains critères de sélection. Préciser les critères souhaités puis sélectionner le périphérique de sortie. Les périphériques de sortie offerts dépendent des options installées et de la «Configuration de la station».

Nouvelle soumission à partir d'une autre

Ce menu permet de créer une soumission en récupérant une soumission existante et en corriger le code client au besoin afin de conserver une soumission type et l'appliquer à d'autres clients.