Ajouter une commande (Option Facturation avec inventaire)

Une commande client permet de réserver, à l’inventaire, les quantités des produits inscrits sur le bon de commande. L'inventaire sera mis à jour lors de la facturation et les quantités réservées seront déduites. De plus, il est possible de générer la création des commandes fournisseurs selon les commandes clients existantes.

La fenêtre de «Transactions de facturation» accessible sous le menu «Facturation» permet un accès rapide aux opérations courantes de facturation, dont l'ajout de commandes clients. Le menu «Facturation -> Commandes clients» peut aussi être utilisé. Il est possible de créer une commande client en récupérant une soumission existante afin de la transférer en commande client.

Messages d'avertissement

Il est possible de faire apparaître un message lors de l'ajout d'une commande client. Il y a dix messages paramétrables dans les «Préférences du système». D'autres messages peuvent aussi être affichés si, par exemple, le client dépasse la limite de crédit, ou des factures non payées dépassent un nombre «x» de jours de retard. Consultez le dossier du client pour vérifier si ces messages ont été activés.

Ajouter une commande client

Les informations du dossier client sont présentées. Si la fenêtre affichant l'information du client n'est pas présentée, vérifiez votre mot de passe, car les préférences personnelles permettent de passer automatiquement à la page de saisie des produits pour accélérer l'ajout des commandes clients. Si c'est le cas, vous n'aurez pas à confirmer les informations qui suivent.

Certaines informations peuvent être corrigées au besoin. Voici la description des champs présentés.

Facturé à

Le code du client «Facturé à» est automatiquement inscrit à cet endroit. Ce dernier provient du dossier client. Le client «Facturé à» peut être modifié afin de facturer à un autre client les produits ou services entrés.

Vendu à	Toutes les statistiques de la transaction lui sont associées;
Facturé à	La transaction est inscrite avec ses coordonnées; Le compte-client est à son nom; La consultation des factures et la réimpression sont à son nom.

Utilisez ce principe afin de vendre des produits à une succursale (Vendu à) alors que la maison mère (Facturé à) assume le paiement de la facture.

Adresses de facturation et de livraison

Les adresses inscrites à la fiche du client «Facturé à» sont automatiquement inscrites à ces endroits. Vous pouvez les corriger au besoin. Notez que si vous corrigez l'une ou l'autre des adresses, celles contenues dans le dossier du client demeurent intactes. Cliquer sur afin d'accéder à Google Maps après avoir entré l'adresse. L'icône permet de sauvegarder l'adresse dans le dossier du client. L'icône permet de copier les informations de l'adresse du client «Facturé à» dans celles du client «Livré à».

{Option Extraction automatique des adresses à partir des codes postaux}

Cliquer sur l'enveloppe pour extraire l'adresse correspondant au code postal inscrit. Dans le cas où plus d'une adresse utilise un même code postal, l'utilisateur doit sélectionner la bonne adresse parmi celles affichées dans une grille de sélection.

Livré à - Changer ou +

Il est possible d'obtenir une liste des adresses de livraison disponibles pour ce client, entrées au préalable dans le dossier du client. Le bouton + permet d'ajouter l'adresse de livraison inscrite à celles déjà entrées dans le dossier du client. Avec l'option {Commissions des vendeurs}, il est possible d'inscrire un vendeur dans l'adresse de livraison. Le code du vendeur sera automatiquement changé au code inscrit dans l'adresse de livraison.

Date commande

Inscrivez la date de la commande client. Par défaut, la date du système est présentée. Si la date entrée n'est pas valide pour la période comptable en cours, vous en serez averti.

Type

L'utilisateur peut choisir un autre type de commande que celui affiché par défaut. Voir les Préférences du système pour plus de renseignements sur la configuration des types de commandes clients.

Expéditeur

Inscrivez le nom ou le code du transporteur qui effectue la livraison des marchandises s'il y a lieu.

FAB (Fret à bord)

Inscrivez le fret à bord, c'est-à-dire le lieu d'expédition de la marchandise. Exemple: Montréal.

Vendeur

Entrez le code du vendeur qui effectue la commande client ou à qui le client appartient. Le nom du vendeur est présenté une fois le code accepté. Avec l'option {Commissions aux vendeurs}, il est possible d'entrer un pourcentage de commission qui sera utilisé lors du calcul à la facturation, de même qu'un deuxième code de vendeur pour partager le % de commission à parts égales.

Taux de taxe

Le taux de taxe du client apparaît automatiquement. Vous pouvez le changer au besoin.

Projet {Option Salaire avec feuilles de temps (Construction)}

Il est possible de lier un code de projet à une commande client. Ceci permet entre autres, après la facturation, de connaître les montants à recevoir par projet. Inscrivez le code du projet si cette commande client est liée à un projet, il sera automatiquement transféré de la commande à la facture.

Terme de crédit

Le terme de crédit récupéré du dossier du client peut être corrigé au besoin. Le terme de crédit est pour information seulement, et ne sert pas à calculer un terme quelconque.

Commande du client

Inscrivez le numéro de commande du client au besoin.  Ce numéro pourra être utilisé pour effectuer des recherches dans les différentes listes, ou grilles de consultation.

Escompte

L'escompte accordé inscrit à cet endroit s'appliquera automatiquement à tous les produits entrés sur la commande client qui portent la mention «Appliquer de l'escompte» dans leur dossier produit respectif. Il sera possible de le corriger au besoin. Par défaut, l'escompte inscrit dans le dossier du client est présenté.  Avec l'option {Escompte en dollars}, l'escompte en pourcentage est retiré et remplacé par un escompte en dollars.

Date de livraison

Inscrivez la date de livraison prévue.  La liste des commandes clients permet l'impression des commandes clients selon l'intervalle de date de livraison prévue.

Entrepôt {Option Multi-entrepôts}

Sélectionner l'entrepôt par défaut. Le code de l'entrepôt peut aussi être sélectionné à chaque produit inscrit sur la commande.

Succursale / Centre de profit {Option Multi-succursales / Centres de profit}

Il est possible de sélectionner un autre code de succursale ou centre de produit que celui affiché par défaut si le mot de passe de l'utilisateur le permet. Pour plus de renseignements, un guide de référence sur la gestion des succursales / centres de profit est disponible dans la section «Ressources -> Guides d'aide» du Portail CAMinfo.

Notes du dossier client - Facturé à / Commentaire du client - Vendu à

Ces champs permettent de consulter ou modifier des commentaires, suivi de dossier de crédit et autres associés au client. Les modifications du contenu de ces champs sont automatiquement sauvegardées dans le dossier des clients.

Informations du client - Vendu à et Information de crédit du client - Facturé à

D'autres informations sont affichées afin de vous permettre de connaître le dossier de crédit du client. Les modifications des numéros de téléphone sont automatiquement sauvegardées dans le dossier des clients.

Courriels

Ce bouton affiché au bas de la fenêtre des informations et de celle des produits permet d'afficher les courriels déjà inscrits dans le dossier du client. Une fois les modifications terminées, le bouton Suivant retourne à la fenêtre d'origine. Comme pour les dossiers clients, il est possible de copier l'adresse courriel général dans les autres adresses de courriel en cliquant sur le bouton correspondant.

Informations supplémentaires

Il est possible d'ajouter dans une commande (soumission ou facture) jusqu'à cinq champs d'information supplémentaires dans l'en-tête de la transaction. Pour utiliser cette possibilité, assurez-vous de l'activer dans les «Préférences du système». Les cinq champs sont définissables par l'utilisateur, c'est-à-dire que le titre à gauche peut être modifié, adapté à vos besoins. Pour imprimer ces informations dans l'en-tête de la transaction, il suffit de modifier votre formulaire à l'aide du «Générateur de formulaires».

Inscription des produits à la commande client

Questionnaire {Option Questionnaire d'entrée S/C/F}

Cette option permet de créer une commande client en répondant à des questions simples et précises. L'avantage d'utiliser cette option réside dans le fait que l'utilisateur ne peut oublier de poser au client des questions de base et de lui offrir des produits complémentaires. Pour activer le questionnaire, cliquez sur le bouton Questionnaire. Consulter la section «Générateur de questions» dans les dossiers maîtres pour plus de renseignements sur la création des questions.

Pour entrer les produits, vous pouvez effectuer une recherche ou effectuer la lecture d'un code à barres (ajouter plusieurs numéros de produits équivalents avec l'option {Gestion des équivalents}). Un code produit équivalent est en fait un raccourci vers le code du produit auquel il appartient.

Le bouton Récupérer les produits d'une commande permet de récupérer les produits d'une commande afin de créer une copie de cell-ci et de la modifier au besoin. Le bouton Récupérer les produits d'une facture permet de récupérer les produits d'une facture historique afin de créer une copie de celle-ci ou encore créditer les produits d'une facture à l'aide du bouton Récup. en négatif produits d'une facture.

La description du produit apparaît et peut être modifiée. Vous devez inscrire la quantité commandée. La partie inférieure de la fenêtre affiche la répartition des quantités ainsi que le solde disponible lorsque le produit entré est quantifiable. Le coût moyen est aussi présenté si l'utilisateur y a droit.

Confirmez ensuite le prix de liste et l'escompte si le produit est applicable à l'escompte. Le prix de liste est puisé dans le dossier du produit selon la colonne de prix inscrite dans le dossier du client.  Avec l'option {Table de prix}, le système vérifie en premier si le produit existe dans la table de prix et l'utilise le cas échéant. La table de prix a toujours préséance sur la colonne de prix.  Une fenêtre montrant les différents prix de vente est disponible en cliquant sur le bouton Prix et affiche la colonne de prix du client en surbrillance.

Vous pouvez aussi corriger l'application des taxes fédérale et provinciale, la description du produit ainsi que le poste de grand livre de vente en revenant sur la ligne du produit.

Produits à numéro de série

Lorsqu'un produit à numéro de série est inscrit, le code du produit apparaît automatiquement en jaune. Il est possible de réserver le numéro de série dans la commande en sélectionnant le produit et en appuyant sur Entrée jusqu'à l'apparition de la fenêtre de sélection des numéros de série.  Pour sélectionner un numéro de série, double-cliquez dessus même chose pour le désélectionner. Le numéro de série ainsi réservé ne pourra être vendu ou réservé sur une autre commande.  Si vous ne désirez pas réserver le numéro de série, appuyez sur la touche Esc pour annuler la sélection du numéro de série lorsque la fenêtre de sélection s'affiche.

{Option Commissions des vendeurs}

Avec l'option {Commissions aux vendeurs}, il est possible de modifier le pourcentage de commission qui sera utilisé lors de la facturation afin de calculer le montant attribuable au vendeur.

Notez que le poste de grand livre ne peut être modifié si l'utilisateur n'a pas l'autorisation de le corriger (selon son mot de passe). De même si l'utilisateur n'a pas la permission de visualiser le coûtant des produits, celui-ci ne sera pas présenté ou le mot «Protégé» sera affiché. Plusieurs préférences personnelles affectent la gestion des soumissions, commandes clients et facturation, vérifiez les mots de passe afin d'en connaître les possibilités.

Options au bas de la grille des produits

(*) • Inscrire une remarque

Entrez un astérisque (*) dans le champ du code de produit et appuyez sur la touche Entréepour inscrire une remarque. La description est ainsi disponible pour l'inscription d'une remarque. Vous pouvez inscrire autant de lignes de remarque que vous le désirez.

(+) • Annotation

Lorsque vous appuyez sur la touche + dans la section des produits, un menu apparaît vous laissant le choix d'une annotation si celles-ci ont été créées au préalable dans les dossiers des «Annotations». Il est possible d'entrer un nombre illimité d'annotations pour une même transaction. La largeur d'un bloc d'annotations est déterminée dans les «Préférences du système». Vous pouvez coller du texte provenant du presse-papier de Windows dans une annotation à l'aide des touches CTL-V.

Suppr.

La touche Suppr. permet de supprimer un produit de la commande client. Un s'affiche à gauche du code du produit et la ligne sera supprimée lorsque la transaction sera terminée.

Entrepôts {Option Multi-entrepôts}

Ce bouton permet d'afficher l'inventaire des entrepôts. Vous pouvez connaître les quantités en main et l'entrepôt qui les possède.

Terminer la commande

Frais de transport

Finalement l'inscription des frais de transport est possible si le client est applicable aux frais de transport. Le système présente ensuite le sous-total, les taxes et le pourcentage de profit (si autorisé par le mot de passe).

Calcul de la monnaie

Le système permet aussi la gestion de la monnaie si celle-ci est activée dans les «Préférences du système». Entrez le montant donné par le client dans ce champ et le système calcul automatiquement la monnaie à remettre au client si le montant est supérieur au total de la commande.  Le montant total de la commande est ensuite reporté dans le compte de banque par défaut.

Acompte client et postes de banque

Il est possible d'entrer un acompte client en utilisant un ou plusieurs modes de paiement définis au préalable dans l'option «Informations de la compagnie». Si le client vous remet un montant à titre d'acompte, vous devez l'inscrire dans un ou plusieurs postes de banque (de un à dix-huit). Le montant entré est reporté au module des comptes-clients avec une référence d'acompte (code «ACO» jumelé au numéro de commande «ACO142536»); c'est-à-dire que le montant est inscrit en négatif et est comptabilisé dans le poste d'acompte défini dans les «Informations de la compagnie» du module des «Utilitaires du système». Il est possible de corriger le compte au besoin, dans cet écran dans le bas droit, si l'utilisateur y a droit (selon son mot de passe). Une écriture comptable est aussi reportée dans l'auxiliaire des ventes et des recettes.

Une fois la commande acceptée, il est possible via l'option «Modifier une commande» d'inscrire à nouveau un acompte. Le système cumule les acomptes et permet de les appliquer automatiquement sur la facture.

Acceptez-vous ces montants ?

En sélectionnant «Non», Concept Caméléon vous retourne à la grille de saisie des produits où il est possible d'effectuer des changements si nécessaire. Cliquez sur «Oui» si vous désirez terminer la commande client. La mise à jour de la commande client réserve les produits en inventaire et l'ajoute au fichier des commandes clients.  Si un acompte a été inscrit, le système effectue automatiquement une écriture dans l'auxiliaire des ventes et des recettes pour la comptabiliser.

Désirez-vous inclure l'inventaire client ? {Option Gestion des contrats}

Avec cette option, le système demande si l'on désire inclure les produits de l'inventaire du client sur le document imprimé de la commande client. Sélectionnez «Oui» si vous désirez ajouter les produits à l'inventaire du client et non pour terminer.

Imprimer la commande client

La fenêtre des choix d'impression de la commande client permet de sélectionner la méthode d'impression.

Imprimer un bon de livraison

Il est possible d'imprimer un bon de livraison après l'impression de la commande client. Les conditions d'impression sont les mêmes que celles de la commande client.