Gestion des mots de passe

Concept Caméléon offre une gestion complète des mots de passe pour restreindre l'accès au progiciel, assurant ainsi la protection des données de la compagnie. Il est possible d'ajouter, dupliquer, corriger ou retirer des mots de passe. La gestion des mots de passe est accessible sous le menu «Utilitaires -> Configuration».

Il est important de créer un mot de passe par utilisateur. En plus de restreindre l'accès à certaines fonctionnalités de Concept Caméléon, il est possible de définir des préférences personnelles pour accélérer l'entrée des données.

Mot de passe maître

Concept Caméléon exige qu'au moins un mot de passe maître soit créé. S'il s'agit du premier mot de passe, la case à cocher «Mot de passe maître sous l'onglet «Général» sera automatiquement cochée. Un mot de passe maître donne accès à l'ensemble des fonctionnalités de Concept Caméléon, aucune restriction n'est appliquée. Il est possible de créer plusieurs mots de passe maîtres, mais il est important de les divulguer à des personnes de confiance.

Assurez-vous de ne pas oublier le mot de passe maître sinon vous n'aurez plus accès aux menus suivants :

• «Utilitaires -> Configuration -> Gestion des mots de passe»
• «Utilitaires -> Configuration -> Modification du profil de la société»
• «Utilitaires -> Fichiers -> Expédier les données chez Les Progiciels Concept»
• «Outils -> Gestion des cartes-cadeaux -> Paramètres des cartes-cadeaux» {Option - Cartes-cadeaux}
• «Outils -> Gestion des cartes fidélité-> Paramètres des cartes fidélité» {Option - Cartes fidélité}
• «Grand livre -> Consolidation des compagnies» {Option - Consolidation d'entreprises (états financiers)}

Si cela vous arrivait, veuillez communiquer avec nous, notre service à la clientèle vous indiquera comment remédier à la situation.

Il est impossible de retirer le mot de passe maître si d'autres mots de passe utilisateurs existent. Il doit toujours y avoir au moins un mot de passe maître actif. Pour retirer tous les mots de passe incluant les mots de passe maître, retirer d'abord les mots de passe utilisateurs (non maître) et ensuite les mots de passe maître.

La liste de tous les accès est répartie sous différents onglets. Pour un mot de passe maître, seuls les onglets «Général», «Groupes d'utilisateurs» et «Internet» doivent être ajustés au besoin. Pour les mots de passe non maîtres, les onglets «Dossiers», «Inventaire» {Option - Inventaire}, «Facturation» et «Recevables» {Option - Facturation}, «Payables», «Grand livre», «Salaires» {Option - Salaires de base}, «Projets», «Utilitaires», et «Autres» doivent être ajustés pour accorder ou bloquer les différents accès énumérés.

Mot de passe

Maximum 10 caractères (chiffres, caractères et symboles).

Nom de l'utilisateur

Maximum 25 caractères.

Lien avec la messagerie du suivi à la clientèle (CRM)

Le suivi à la clientèle des clients permet aussi d’envoyer des messages internes aux utilisateurs de Concept Caméléon. Pour ce faire, il suffit de cocher cette case. Lorsqu’on enlève le lien avec la messagerie, Caméléon vérifie si l’utilisateur a des messages en attente, si c’est le cas, un message à cet effet sera présenté à l’écran. De plus, en enlevant le lien avec la messagerie, automatiquement l’utilisateur ne fera plus partie des groupes d'utilisateurs «Acheteurs» et «Vendeurs». Voir le guide d'aide du suivi à la clientèle (CRM) pour plus de renseignements.

NIP de l'utilisateur

Le NIP, est un Numéro d'Identification Personnel, semblable à celui utilisé pour une carte de guichet. Le NIP d'un utilisateur est enregistré avec toutes les transactions effectuées dans le système (factures, chèques, encaissements, paies, etc.). Le NIP n'est pas caché. Il indique qui utilise le système et qui fait les transactions.

Entrepôt {Option - Gestion Multi-entrepôts}

Concept Caméléon vous donne la possibilité d'inscrire un entrepôt par défaut afin d'accélérer l'entrée de données.

Vendeur {Option - Gestion Commissions aux vendeurs}

Si un code de vendeur est inscrit dans la section «Vendeur» du mot de passe de l'utilisateur, il est possible de restreindre la consultation des ventes, d'empêcher la modification et destruction des commandes clients des autres vendeurs et la modification des codes de vendeur des soumissions et commandes clients existantes. Il suffit de cocher les cases appropriées de cette section.

Préférences personnelles

Affichage du calendrier à l'entrée

Concept Caméléon présente un calendrier à chaque fois que vous entrez dans une compagnie. Ceci vous permet de vérifier si la date du système est bonne et facultativement de la changer.

Appliquer les acomptes et les crédits à OUI par défaut

Lorsque vous terminez une facture, il arrive parfois que Concept Caméléon vous pose cette question lorsque des crédits et (ou) des acomptes existent pour le client. Vous déterminez ici si la réponse par défaut est OUI ou NON.

Impression de la facture à OUI par défaut

Lorsque vous terminez une facture, Concept Caméléon vous demande si vous désirez l'imprimer. Vous déterminez ici si la réponse par défaut est OUI ou NON.

Avertir lorsque la quantité en inventaire est insuffisante

Indique à Concept Caméléon d'avertir l'utilisateur que la quantité inscrite pour livraison dépasse la quantité logique inscrite à l'inventaire.

Passer automatiquement au deuxième écran de facturation

Lorsque vous entrez le code du client à la facturation, d'autres renseignements sont requis. Ceux-ci sont souvent corrects avec les valeurs par défaut qui y sont inscrites. Afin de rendre le système de facturation plus rapide, vous avez ici la possibilité de passer immédiatement à l'inscription des produits sur la facture (passer au deuxième écran) en cochant cette case.

Prenez note que même si le système passe automatiquement à la page 2, vous conservez l'accès à la première page à l'aide des touches CTRL-P.Préc. (CTRL-PgUp) à l'entrée des produits sur la facture.

Accepter les montants d'une facture à OUI par défaut

Lorsque vous complétez une facture, Concept Caméléon vous demande si vous acceptez les montants. Vous déterminez ici si la réponse par défaut est OUI ou NON.

Afficher automatiquement le questionnaire {Option - Générateur de questions}

Concept Caméléon affiche automatiquement le questionnaire lié au produit ajouté sur la soumission, commande ou facture.

Commandes clients : Confirmer les données d'expédition {Option - Gestion des expéditions}

À la fin d’une commande client, Concept Caméléon demande à l’utilisateur de confirmer les données d’expédition, c'est-à-dire, la note d’expédition, la route de livraison, l’horaire d’expédition et la date de livraison.

Imprimer un reçu lors d'un encaissement

Lorsque vous entrez un encaissement, il vous est possible d'imprimer un reçu en cochant la boîte à l'entrée de l'encaissement. Cependant, Concept Caméléon vous offre la possibilité d'imprimer un reçu à chaque encaissement en cochant la boîte dans la gestion des mots de passe. À la fin de votre encaissement, une boîte de dialogue vous apparaîtra. Notez bien qu'il vous sera toujours possible de sélectionner "Annuler l'impression du reçu".

Factures clients : Confirmer les données des plans de protection {Option - Plans de protection}

Concept Caméléon affiche affiche automatiquement la fenêtre de préparation des plans de protection facturés après l’impression de la facture du client.

Appeler l'entrée des factures fournisseurs à la fin d'une réception de marchandises

Après une réception de marchandises d'une commande fournisseur, Caméléon peut ouvrir automatiquement la fenêtre d' «Ajout d'une facture fournisseur» pour vous permettre d'inscrire immédiatement la facture des produits ou services reçus.

Ne pas tenir compte du mode de confirmation de mot de passe à chaque transaction de facturation

Concept Caméléon ne présentera pas, pour cet utilisateur, la boîte de saisie du mot de passe à chaque transaction de facturation (soumission, commande, facture) même si les préférences du système indiquent de demander une telle confirmation.

Exclure les produits cachés de la fenêtre d'interrogation des produits

Exclure les produits cachés dans la fenêtre d'interrogation des produits pour cet utilisateur.

Acheteurs et/ou Vendeurs

Permets de recevoir des avis automatiques adressés aux groupes des acheteurs et/ou des vendeurs via la messagerie interne du suivi à la clientèle (CRM). Voir le guide d'aide du suivi à la clientèle (CRM) pour plus de renseignements.

Adresse courriel de l'expéditeur

Adresse courriel de l'expéditeur à utiliser par défaut lors de l'envoi de courriels par cet utilisateur au lieu d'utiliser celle inscrite sous l'onglet «Internet» dans la configuration de la station.

Annotation du contenu

Code de l'annotation à utiliser comme message par défaut lors de l'envoi de courriel par cet utilisateur au lieu d'utiliser celui inscrit sous l'onglet «Internet» dans la configuration de la station.

Inclure «Nom de l'expéditeur/Nom de l'entreprise/Ligne du sujet» dans le contenu des courriels

Copier ou non le nom de l'expéditeur, de l'entreprise et le sujet dans le corps du courriel pour les courriels envoyés par cet utilisateur au lieu d'utiliser le choix inscrit sous l'onglet «Internet» dans la configuration de la station.

La configuration de la station est accessible sous le menu «Outils».