Informations de la compagnie

Les informations de la compagnie sont accessible à partir du menu «Utilitaires -> Configuration -> Informations de la compagnie» et contiennent les informations et différents paramètres concernant la compagnie. Plusieurs informations y paraissent, en voici la description.

Rappel : L'usage exclusif est requis pour modifier les informations de la compagnie.

Inscrire les coordonnées de l'entreprise et les numéros d'enregistrement pour les taxes provinciale (TVP) et fédérale (TPS, TVH). Ces numéros sont inscrits sur le certificat d'enregistrement fourni par les deux paliers de gouvernement. Ces différents renseignements peuvent être imprimés sur les formulaires, au besoin.

Inscrire les prochains numéros pour les différents types de transactions et de documents.Certains compteurs ne sont pas disponibles si les options requises ne sont pas installées.

Vérifiez bien ces numéros avant de les modifier. Le fait de changer un numéro peut causer des dédoublements de montants ou des pertes de données. Il n'est jamais recommandé de reculer un compteur.

Âge des comptes-clients

Entrer les âges des colonnes 1, 2 et 3 des comptes-clients. Le système se basera sur ces chiffres pour effectuer ses calculs de retard des factures clients dans le rapport «Âge des comptes-clients» accessible à partir du menu «Comptes-clients».

Délai pour frais d'administration

Inscrire le nombre de jours de délai avant que Concept Caméléon n'applique des frais d'administration sur les factures en souffrance pour les clients dont la méthode de calcul des frais d'administration est «Présenter les frais» sur le relevé de compte ou pour comptabiliser les frais d'administration lors de la «Génération des frais d'administration» accessible à partir du menu «Comptes-clients». Inscrire un nombre entre 0 et 999 jours.

Frais d'administration

Inscrire le pourcentage à appliquer lors du calcul des frais d'administration. Celui-ci est utilisé lors de «L'impression des relevés de compte» et du calcul des frais d'administration lors de la «Génération des frais d'administration» accessible à partir du menu «Comptes-clients».

Notez que les frais d'administration calculés par Concept Caméléon sont des intérêts composés.

Âge des comptes-fournisseurs

Inscrire les âges des colonnes 1, 2 et 3 des comptes-fournisseurs. Le système se basera sur ces colonnes pour présenter les montants dus chez vos fournisseurs dans le rapport «Âge des comptes-fournisseurs» accessible à partir du menu «Comptes-fournisseurs».. Une facture dont le paiement n'est pas encore dû se retrouvera dans la colonne courant, par la suite les colonnes seront basées sur le nombre de jours de retard.

L'escompte de caisse ou escompte pour paiement anticipé est un montant, calculé lors de la facturation, qui est ensuite présenté sur la facture du client. Le client diminue alors ce montant du paiement s'il rencontre celui-ci dans le délai présenté. L'escompte de caisse peut être calculé globalement sur la facture avec un pourcentage unique inscrit dans cet écran ou un pourcentage par produit inscrit dans le «dossier du produit».

Il est possible d' inscrire un montant d'escompte en pourcentage qui sera présenté lors de la facturation si un client paie avant un certain délai. Si la case «À calculer par défaut» n'est pas cochée, l'escompte sera accordé seulement sur certaines factures. En cochant la case «Calculé avant taxes», l'escompte sera calculé avant la taxe. Selon le «Type d'échéance» inscrire soit le «Nombre de jours», le «Jour du mois» ou le «Nombrede mois suivants».

Comptes de grand livre - Comptes -1 / Comptes - 2 / Comptes-3

Inscrire tous les postes de grand livre requis par le système. Les comptes doivent avoir été préalablement créés dans la «Charte des comptes de grand livre» accessible sous le menu «Dossiers». Il est important de s'assurer de l'exactitude de ces informations lors de l'implantation de la compagnie.

Banques 1 à 9 / Banques 10 à 18

Pour chacun des postes de banque (minimum de 1 est requis et maximum de 18). Le premier compte de grand livre de la banque est obligatoire. Il est possible de conserver les postes déjà en place ou les remplacer par d'autres postes.

Service paiement

Sélectionner le service de paiement souhaité. Par la suite, sélectionner les postes de banques liés aux transactions de cartes de débit et/ou de crédit, en cochant toutes celles désirées. Note : Il est obligatoire de sélectionner une carte appelée «Autre» avec le service de paiement «Desjardins».

Succursales / centres de profit {Option - Multi-succursales ou centres de profit}

Cette section permet de configurer et d'activer la gestion des succursales ou centres de profit. Se référer au guide de l'option pour plus de renseignements.

Bénéfices non répartis	Ce poste est affecté automatiquement lors de la fermeture de l'exercice financier. Les profits/pertes de l'état des résultats y étant reporté. Le poste des bénéfices non répartis ne peut être modifié si des transactions existent dans le journal général.
Acomptes clients	Lorsqu'un montant est donné dans la commande client ou sur une facture ouverte, ce poste sera présenté par défaut pour comptabiliser les acomptes clients.
Comptes-clients	Ce poste sera présenté par défaut à la création d'un dossier client. Concept Caméléon gère les multiples comptes de grand livre des comptes-clients. Celui-ci vise à ce qu'il y en ait minimalement un.
Escompte sur ventes	Ce poste est utilisé lors de l'«Entrée des encaissements» pour gérer les escomptes après ventes.
Frais d'administration	Ce poste est présenté par défaut lors de la «Générer les frais d'administration»
Frais de banque	Ce poste est présenté par défaut lors de l'«Entrée des chèques sans fonds»
Frais courus à payer	{Option - Frais courus} Le poste des frais courus est affecté lors de la «Réception des marchandises». Il génère une écriture de l'inventaire ou des achats à Frais courus. Par la suite, ce poste sera réaffecté lors de l'«Entrée des factures fournisseurs».
Comptes-fournisseurs	Ce poste sera présenté par défaut à la création d'un dossier fournisseur. Concept Caméléon gère les multiples comptes de grand livre des comptes-fournisseurs. Celui-ci vise à ce qu'il y en ait minimalement un.
Escompte sur achats	Ce poste sera affecté lors de l'«Approbation des factures fournisseurs» et des «Chèques manuels /déboursés électroniques / comptants». Lorsqu'un montant d'escompte est approuvé, le montant sera comptabilisé dans ce poste.
Profits/pertes sur taux de change	{Option - Devises étrangères} Ce poste est affecté à l'inscription de l'écriture des factures clients et fournisseurs pour gérer les profits/pertes sur taux de change.
Comptes d'ajustement	Le compte d'ajustement sert uniquement à ajuster une écriture erronée au niveau des auxiliaires des ventes/recettes, des comptes-fournisseurs, des salaires, de l'inventaire et de la production (si applicable). En aucun temps, dans le système on ne peut entrer une écriture erronée. Cette fonctionnalité sert de protection en cas de panne de courant par exemple. Lors de la consultation ou de la mise à jour d'un auxiliaire, vous serez avisé si cela devait se produire par le message suivant : "Le système a détecté une erreur, une tentative de correction sera effectuée". Ceci permet de reporter l'auxiliaire au grand livre et par la suite de permettre à l'utilisateur d'effectuer l'écriture nécessaire. C'est-à-dire de retirer le montant du compte d'ajustement et de le placer dans le compte requis.
Comptes-clients (Retenues)	{Option - Retenues sur contrat} Ce poste est affecté à l'inscription de l'écriture des factures clients pour gérer les retenues sur contrat. Le bouton Appliquer aux clients permet de remplacer le poste actuel dans tous les dossiers clients.
Comptes-fournisseurs (Retenues)	{Option - Retenues sur contrat} Ce poste est affecté à l'inscription de l'écriture des factures fournisseurs pour gérer les retenues sur contrat. Le bouton Appliquer aus fournisseurs permet de remplacer le poste actuel dans tous les dossiers fournisseurs.
Profits/pertes sur arrondissement	Ce poste est affecté à l'inscription de l'écriture des factures clients pour gérer les profits/pertes sur arrondissement lors du calcul de la monnaie.

Escompte niveau 1	{Option en développement - Escompte sur 2 niveaux à la facture}
Escompte niveau 2	{Option en développement - Escompte sur 2 niveaux à la facture}
Frais généraux de fabrication	{Option - Production avancée} Ce compte est affecté par le lancement des productions. Ils représentent les frais généraux de fabrication reliés au lancement de chacune des recettes. Le montant des frais généraux est identifié dans la «Maintenance des dossiers des recettes».
Transitoire	{Option Note de crédit automatique}
Ristournes à recevoir	{Options - Inventaire permanent et MixPromo} Ce poste est affecté à l'inscription de la facture client pour comptabiliser les promotions de type sell-through.

Exercice financier - Nombre total de périodes (1 à 13)

Inscrire le nombre total de périodes de l’exercice financier. Concept Caméléon accepte une à treize périodes. Si votre exercice financier requiert une fermeture mensuelle sur une période d'un an,  veuillez sélectionner 12 périodes. Par contre, si vous avez une comptabilité dont les périodes sont aux 4 semaines, vous travaillerez alors sur 13 périodes.

Assurez-vous que le nombre total de périodes est exact, car il sera impossible de le corriger dès le moment où il y aura des transactions entrées dans le journal général.

Période actuelle

Inscrire le numéro de la période actuelle. C'est-à-dire la période à laquelle vous implanterez la comptabilité de la compagnie.

Assurez-vous que la période actuelle est exacte, car il sera impossible de la corriger dès le moment où il y aura des transactions entrées dans le journal général.

Tableau des dates des périodes de l'exercice financier

Inscrire les dates de début et de fin de la première période de l'exercice financier. Concept Caméléon calculera automatiquement les dates des autres périodes en se basant sur les renseignements entrés dans les deux premiers champs à la création de la compagnie. Vous pouvez corriger ces dates au besoin et cliquer sur le bouton Recalculer pour mettre à jour les dates des autres périodes. Ces dates serviront à l'impression des états financiers et à d'autres opérations.

Pour obtenir une liste des dates des périodes de l'exercice financier, choisir un périphérique de sortie et cliquer sur le bouton Imprimer. La période actuelle est indiquée par une flèche.

!!! ATTENTION !!! La modification manuelle de certaines informations peut être très dangereuse (c.-à-d. Compteurs de facture et autres compteurs). Vous risquez de perdre des données ou de déséquilibrer votre comptabilité. Soyez très vigilant. Les Progiciels Concept inc. ne peut être tenu responsable des dommages et (ou) pertes de données dus à une mauvaise manipulation des informations. La modification des informations de la compagnie est protégée par mot de passe et demande l'exclusivité de la compagnie.