Génération des frais d'administration

La génération des frais d'administration accessible sous le menu «Comptes-clients» calcule et ajoute les frais au compte de chacun des clients ayant des factures en souffrance selon les critères de sélection spécifiés.

La comptabilisation des frais d'administration ajoute des écritures à l'auxiliaire des ventes et des recettes, dans le fichier des comptes-clients et dans les transactions des comptes-clients. Il est donc important de s'assurer que cette procédure n'a pas déjà été effectuée pour la période en cours. Ceci entraînerait un dédoublement des transactions.

Seuls les clients pour lesquels on a inscrit «Comptabiliser les frais» dans leur dossier sont pris en considération.

Le pourcentage utilisé ainsi que le nombre de jours de délai avant échéance des factures proviennent des «Informations de la compagnie». Les renseignements suivants sont demandés :

Générer les frais en date du...

La date du système est prise par défaut. Concept Caméléon se base sur cette date pour déterminer l'âge d'une facture et s'il doit appliquer des frais d'administration. Assurez-vous donc d'inscrire la bonne date.

Délai pour les frais d'administration (en jours)

Délai désiré à utiliser dans le calcul des frais d'administration. Le délai inscrit dans les «Informations de la compagnie» est présenté par défaut. Il est possible de le corriger afin de refléter les besoins particuliers de la compagnie.

Par exemple, en février il est possible que l'utilisateur entre 28 (jours) pour le délai, car ce dernier désire que les frais soient calculés pour le mois et non pour un délai fixe de 30 jours. La même chose s'applique pour les mois de 31 jours.

Compte de grand livre pour frais d'administration

Poste présenté par défaut. Ce dernier provient des «Informations de la compagnie». Il est possible de sélectionner un autre compte de grand livre.

Les transactions de frais d'administration portent le préfixe «ADM».