Entrée des encaissements
L'entrée des encaissements est accessible sous le menu «Comptes-clients» et permet l'entrée des montants reçus pour paiement final ou partiel des factures dues par les clients. Il permet de mettre à jour vos comptes-clients. Voici une énumération de quelques types de transactions supportées. Nous décrirons plus en détail chacun de ces types de transactions.
Quelques informations doivent être inscrites avant d'appliquer le paiement aux transactions.
- Sélectionner le menu «Comptes-clients -> Entrée des encaissements»
- Sélectionner le client en fournissant son code ou en entrant le numéro d'une de ses factures à encaisser.
- Sélectionner la succursale (au besoin) {Option - Gestion des multi-succursales ou centres de profit}.
- Cliquer sur la flèche verte pour récupérer les informations du client. Voici les informations récupérées du dossier client :
- Adresse
- Notes (présente les notes inscrites au dossier du client et il est possible de les modifier)
- Derniers frais calculés (Si le client est inscrit pour le calcul et la présentation des frais d'administration, le montant calculé lors de l'impression du dernier relevé de compte apparaît ici.)
- Montant dû (Le solde dû par le client apparaît à titre de référence.)
- Retenue due {Option - Retenues sur contrat}
- Sélectionner le compte de grand livre de banque (mode de paiement) à débiter ou créditer.
- Inscrire la date de l'encaissement si différente de la date du jour.
- Inscrire une référence au besoin (numéro de chèque, etc.).
- Inscrire le montant reçu pour paiement. Il est important de toujours spécifier le montant tel que reçu. Si vous remettez un montant à un client, vous aurez à inscrire un montant en négatif. Dans certains cas, où aucun argent n'est reçu, le montant demeure à zéro.
- Impression d'un reçu (Cocher la case pour imprimer un reçu à la fin de l'encaissement.)
- Comptabilisation de l'encaissement directement au grand livre (Cocher cette case si l'on désire que les encaissements de ce client soient comptabilisés directement au grand livre. Ainsi, les encaissements ne passeront pas par l'auxiliaire des ventes et des recettes. De plus, il sera possible de sélectionner l'exercice financier et la période comptable dans laquelle on désire faire la comptabilisation, et effectuer l'encaissement jusqu'en période 12 de l'exercice financier précédent. Au besoin, cette case peut être cochée par défaut dans le dossier du client et pourra être décochée lors de l'entrée des encaissements.)
Une fois les informations entrées cliquer sur le bouton Suivant pour voir un deuxième écran affichant les factures et autres types de transactions, tels que des acomptes, des notes de crédit, etc. pour le client sélectionné. Il suffit d'appliquer le montant reçu sur les transactions à encaisser.
Types des transactions aux comptes-clients
Les transactions sont reportées dans les comptes-clients de Caméléon avec différents préfix. Voici les définitions de ceux-ci :
| ACO | Acompte client provenant généralement des commandes clients; |
| ADM | Frais d'administration pour paiement en retard; |
| CDT | Note de crédit: facture inscrite en négatif; |
| FAC | Facture; |
| FRS | Frais d'administration suite à un chèque sans provision (NSF); |
| NSF | Chèque sans provision (NSF); |
| RET | Retenue sur contrat; |
| TD | Transactions directes aux comptes-clients. |
Retenues sur contrats {Options - Retenues sur contrats}
Lorsqu'une facture ayant une retenue est reportée dans les comptes-clients, deux transactions sont automatiquement ajoutées. La première indique le montant de la facture (FAC) à recevoir sans la retenue et la deuxième représente le montant de la retenue (RET). Lorsqu'une retenue est encaissée les taxes retenues sont transférées dans les taxes à payer.
Entrée d'un encaissement simple (qui ne comporte ni frais d'administration ni escompte)
Pour appliquer le montant reçu (tel qu'inscrit dans la case «Montant» de la première fenêtre, à une ou plusieurs factures sans appliquer de frais d'administration ni d'escompte, suivre les étapes suivantes :
Sélectionner une des factures pour laquelle vous désirez appliquer un montant. Inscrire le montant désiré dans la colonne «Montant reçu» de la facture sélectionnée. Veuillez noter que Concept Caméléon tente toujours d'encaisser la facture en totalité ou partiellement en fonction du montant restant à encaisser. Concept Caméléon calcule le montant restant (le solde) automatiquement pour vous. Répéter pour toutes les factures à encaisser. Lorsque toutes les factures désirées ont été encaissées (le montant des débits et des crédits balance), vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer.
Bouton Distribution comptable
Lorsque des montants sont appliqués aux transactions, Concept Caméléon bâtit automatiquement une distribution comptable qu'il est possible de consulter ou de corriger. Cliquer sur le bouton Encaissement pour retourner à l'écran précédent et enregistrer au besoin l'encaissement.
Bouton Restituer
Si vous vous rendez compte que vous avez appliqué des montants aux mauvaises factures ou pour toute autre raison, cliquer sur le Restiruer pour ramener toutes les transactions aux montants initiaux, tout juste avant d'enregistrer. Vous pouvez alors appliquer les montants de nouveau, mais sur les bonnes factures.
Bouton Escompte automatique
Cette touche permet, lorsque le montant reçu inscrit est moindre que montant dû, le calculer automatiquement le montant de l'escompte. Celui-ci est basé sur le montant dû et le montant reçu (c.-à-d. Montant dû - Montant reçu = Escompte calculé).
Les autres façons d'appliquer des encaissements suivent toutes les mêmes règles et fonctions décrites ci-dessus. Veuillez consulter la base de connaissances de Concept Caméléon et effectuer une recherche sur le mot clé «Encaissement». Le résultat de la recherche présente différentes rubriques pour expliquer différents scénarios d'encaissements.
La base de connaissances est accessible en cliquant sur l'icône au bas de la fenêtre principale de Concept Caméléon ou à partir du menu «Aide -> Base de connaissances»..