Entrée des soldes des comptes-clients

Le menu «Comptes-clients -> Entrée des soldes des comptes-clients» sert à inscrire tous les soldes des comptes-clients effectifs lors de l'implantation d'une nouvelle comptabilité.

L'entrée des soldes doit être utilisée seulement pour l'entrée des soldes qui sont reliés à l'écriture d'ouverture au grand livre ou pour effectuer des transactions d'ajustement dans le cas d'un débalancement des soldes dans l'âge des comptes-clients et ceux du grand livre. L'entrée des soldes des comptes-clients ne produit pas de report au grand livre. Il est possible de débalancer l'âge des comptes-clients avec le grand livre. Aussi, nous recommandons de bien vérifier les données entrées avant de compléter.

Voici la méthode à suivre pour inscrire les soldes de départ :

Code du client

Inscrire le code du client pour lequel des transactions doivent être entrées.

Type de transaction

Sélectionner le type de la transaction, soit une facture, un acompte ou un crédit.

Numéro de la transaction

Vous devez fournir le numéro de la transaction. Le numéro doit être compris entre 1 et 999999.

Compte de grand livre

Vérifier et ajuster au besoin le poste de grand livre présenté. Ce dernier doit correspondre au type de transaction. Ainsi, pour une facture ou un crédit, le poste de grand livre doit être un poste de comptes-clients. Pour un acompte, le poste de grand livre doit être un poste d'acompte.

Date de la transaction

Inscrire la date de la transaction originale. Concept Caméléon se base sur cette dernière pour calculer l'âge des comptes et les frais d'administration s'il y a lieu. Par défaut, la date du jour est inscrite.

Projet

Inscrire au besoin le code du projet auquel le solde de transaction est relié.

Montant original

Entrer le montant total original de la transaction.

Montant encaissé

Inscrire la portion encaissée de la transaction entrée. Concept Caméléon calcule et affiche automatiquement le solde de la transaction.

Appliquer

Cliquer sur ce bouton pour ajouter la transaction dans la grille inférieure. Poursuivre de la même façon pour toutes les transactions. À titre informatif, le solde total est indiqué au bas de l'écran. Lorsqu'une transaction est complétée, le numéro du dernier client entré est utilisé par défaut mais peut être corrigé au besoin.

Enregistrer

Cliquer sur ce bouton pour compléter l'entrée des soldes et mettre à jour l'âge des comptes-clients.

Les entrées des soldes sont précédées d'un astérisque (*) sur les listes des transactions aux comptes-clients, afin de les distinguer des transactions inscrites automatiquement par le système.

Voici la méthode à suivre pour corriger une entrée des soldes déjà enregistrée dans l'âge des comptes-clients :

Il est impossible de corriger une entrée des soldes après qu'elle ait été sauvegardée dans l'âge des comptes-clients. Elle doit plutôt être renversée et entrée de nouveau avec les bonnes informations.

Pour renverser une entrée des soldes d'une facture, il suffit d'entrer une transaction de type crédit et le contraire s'applique, c'est-à-dire pour renverser une transaction de crédit on entre une transaction de type facture avec les mêmes soldes, mais une entrée aura un solde positif et l'autre négatif. Une fois les transactions enregistrées, passer par l'entrée des encaissements pour enlever la facture et le crédit de l'âge des comptes-clients. Par contre, pour corriger une entrée des soldes d'une transaction de type acompte client, il faut aussi entrer une transaction de type acompte client, mais ajuster le montant encaissé pour obtenir exactement le solde contraire de celui de l'acompte erroné. Pour exemple, voici l'acompte numéro 1 qui est erroné suivi de l'acompte numéro 2 pour la renverser :

ACO numéro 1, montant original -100,00 $, encaissé 0,00 $ et solde -100,00  $

ACO numéro 2, montant original -100,00 $, encaissé -200,00 pour obtenir un solde de +100, 00 $.

Une fois l'acompte de renversement enregistré, passer par l'entrée des encaissements pour enlever les deux acomptes de l'âge des comptes-clients.

Voir la rubrique numéro 158 de la base de connaissances pour enlever des transactions erronées et leur renversement dans l'âge des comptes-clients.