Génération des prélèvements/corrections de prélèvements {Option Gestion des paiements par prélèvements préautorisés}

La génération des prélèvements ou corrections de prélèvements sert à comptabiliser dans l'auxiliaire des ventes et des recettes de façon automatique chaque inscription de prélèvement générée. La génération est automatiquement appelée lors de la fermeture de la période avec les dates de la nouvelle période. (Une question sera posée à cet effet, tout comme pour les écritures répétitives et les chèques postdatés).

Pour effectuer la génération, Concept Caméléon vous demande de sélectionner les prélèvements entre deux dates. Vous pouvez pointer les transactions spécifiques en cochant la case à cocher dans la colonne «Générer» au besoin. Les clients pour lesquels vous avez coché la case «Paiement préautorisé» dans leurs dossiers, sont indiqués dans cet écran par la case à cocher de la colonne «Paiement préautorisé». Lors de la génération, seules les transactions dont cette case est cochée seront automatiquement reportées dans un fichier de prélèvement.

Le bouton Générer permet de lancer la génération des prélèvements.

Après la génération des prélèvements, le système reporte une écriture dans l'auxiliaire des ventes et des recettes. Il diminue aussi de un le nombre de prélèvement restant à générer.

Si la génération comporte des transactions dont la case à cocher «Paiement préautorisé» est cochée, Concept Caméléon génère automatiquement un fichier de prélèvement que vous devez envoyer à votre institution financière.

Il est de la responsabilité de l'utilisateur de suivre les instructions de l'institution bancaire pour transmettre par Internet le fichier des paiements préautorisés ou des corrections de paiements préautorisés créé par Concept Caméléon. Pour connaître l’emplacement du fichier, il est possible de consulter le «Contrôle du fichier des paiements préautorisés» ou le «Contrôle du fichier de corrections paiements préautorisés» à partir du menu «Comptes-clients -> Prélèvements automatiques».

*** Attention *** Écraser ou non un fichier de paiements ou de corrections de paiements préautorisés ?

Selon qu'un fichier existe déjà ou non dans le dossier de la compagnie, une boîte de message s'affichera demandant d'indiquer si l'on veut l'écraser pour en créer un nouveau, ou ajouter de nouveaux paiements ou corrections de paiements préautorisés au fichier existant, ou encore ne pas y toucher en ne faisant aucun transfert dans le fichier existant. Donc, si le fichier n'existe pas encore il sera créé, mais s'il existe il faudra prendre une des décisions suivantes :

Le bouton Écraser le fichier doit être utilisé pour détruire le fichier existant et en créer une nouvelle version contenant seulement les derniers paiements ou corrections de paiements préautorisés. Une des raisons pour laquelle on voudrait détruire un fichier existant pourrait être parce qu'il contient des paiements ou corrections de paiements qui ont déjà été envoyés à l'institution bancaire et traités par cette dernière. Note : Seule l'utilisation du bouton Écraser le fichier entraîne l'incrémentation automatique du numéro d'identification du fichier de dépôts directs de un (1). Sachant que certaines institutions bancaires exigent qu'on n'utilise pas deux fois le même numéro de fichier ou encore que l'on saute des numéros, il est important de fait le bon choix pour répondre à la question demandée.

Le bouton Ajouter au fichier doit être utilisé pour ajouter les derniers paiements ou corrections de paiements à ceux qui sont déjà dans le fichier. La raison pour laquelle on voudrait ajouter des paiements ou corrections de paiements dans le fichier existant est tout simplement parce que ceux qui y sont déjà n'ont toujours pas été envoyés à l'institution bancaire donc ne doivent pas être détruits.

Le bouton Annuler doit être utilisé pour ne pas modifier le fichier existant. Une des raisons pour laquelle on voudrait ne pas modifier le fichier existant est tout simplement parce qu'on ne veut pas envoyer les paiements ou corrections de paiements à l'institution bancaire.

Note : Il est possible de modifier le contenu d'un fichier existant à partir du menu «Comptes-clients -> Prélèvements automatiques -> Rebâtir un fichier des prélèvements/corrections».