Ajouter une facture / Note de crédit

Le menu «Comptes-fournisseurs -> Gestion des factures -> Ajouter une facture» est utilisé pour l'entrée des factures des fournisseurs et pour distribuer les montants dans les comptes de grand livre appropriés.

L'entrée des factures se divise en deux sections :

• Entrée des renseignements de base de la facture;
• Distribution du montant dans les comptes de grand livre.

Ajouter une note de crédit => Pour ajouter une note de crédit, il suffit d'inscrire le montant de la facture en négatif (ajoutez un signe négatif [-] devant le montant dû, exemple : -350,95). Remarquez que dans la deuxième section, c'est-à-dire dans la distribution comptable le montant qui affecte les comptes-fournisseurs sera au débit. Concept Caméléon convertira automatiquement le montant dû entré, soit -350.95, en montant positif au débit.

Première section les renseignements de base

Les renseignements de bases de la facture sont entrés dans la première fenêtre. Il est essentiel que ceux-ci soient exacts, car Concept Caméléon les utilise pour contrôler le traitement de la facture.

Fournisseur

Entrer le code du fournisseur ou effectuer une recherche parmi les codes existants en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si celui-ci n'existe pas, on peut le créer en cliquant sur «Fournisseur».

Accès aux registres gouvernementaux pour valider un numéro de compte (TPS/TVH - TVQ)

Pour vérifier le numéro de TPS/TVH ou TVQ du fournisseur, il suffit de cliquer sur le lien correspondant, qui a pour effet de copier le numéro (provenant du dossier fournisseur) dans un fichier tampon. Dans le cas d'un numéro de TPS/TVH Concept Caméléon copiera les neuf (9) chiffres du numéro dans un fichier tampon et pour un numéro de TVQ les dix (10) premiers chiffres seront copiés dans le fichier tampon. Lorsque la page internet de l'Agence du revenu du Canada ou de Revenu Québec s'affiche selon le lien cliqué, vous n'avez qu'à suivre les instructions à l'écran jusqu'à ce que l'on vous demande de saisir le numéro à valider, vous pourrez alors copier le contenu du fichier tampon à cet endroit, soit à l'aide des touches CTRL-V ou d'un clic droit de la souris et choisir «Coller» dans le menu contextuel.

Numéro facture

Entrer le numéro de la facture et cliquer sur la flèche verte. On ne peut entrer deux fois le même numéro de facture pour le même fournisseur. Le numéro de la facture peut comporter 15 caractères alphanumériques.

Comptabilisation des frais courus {Option Inventaire permanent}

Suite à l'entrée du numéro de la facture, une fenêtre supplémentaire apparaît pour effectuer l'approbation des frais courus à payer sur achats relatifs à la facture si applicable. Sinon cliquer sur le bouton Suivant pour retourner à la fenêtre des renseignements de base de la facture. Lors de la prochaine étape, c'est-à-dire, la distribution comptable, Concept Caméléon affectera automatiquement le poste de grand livre des frais courus à payer sur achats du montant approuvé.

Le bouton Frais courus à payer {Option Inventaire permanent}

Ce bouton situé au bas de la fenêtre des renseignements de base de la facture permet de retourner à la fenêtre d'approbation des frais courus à payer sur achats.

Pour plus de renseignements, un guide de référence sur la gestion de l'inventaire permanent est disponible dans la section «Ressources -> Guides d'aide» du Portail CAMinfo.

Succursale / Centre de profit {Option Multi-Succursales / Centres de profit}

Pour l’entrée des factures fournisseurs, un code de succursale ou centre de profit doit être actif et c’est celui‐ci qui est lié à la transaction et sera visible dans certaines grilles et certains rapports. Il peut être modifié.

Pour plus de renseignements, un guide de référence sur la gestion des multi-succursales ou centres de profit est disponible dans la section «Ressources -> Guides d'aide» du Portail CAMinfo.

Référence

Entrer une référence pour la facture, par exemple une description de l'achat ou la référence de la commande. Cette référence apparaîtra entre autres sur la liste des factures, l'âge des comptes, etc.

Payable à

La facture inscrite peut être payée à un autre fournisseur. Par défaut, le code du fournisseur «Payable à» provenant du dossier du fournisseur est présenté. Il peut être modifié. Si celui-ci n'existe pas, on peut le créer en cliquant sur «Payable à».

Période : Courante ou Précédente

Il est possible de spécifier si la facture doit être comptabilisée dans la période comptable courante ou précédente.

Date facturée

Entrer la date de la facture. La date du système est présentée par défaut.

Net dû jours

Pour calculer la date due, on ajoute à la date de la facture le nombre inscrit dans la case «Net dû jours» du terme de crédit du fournisseur. Ce chiffre provient du dossier du fournisseur. Il est possible de corriger cette entrée au besoin.

Date due

La date due est calculée automatiquement. Il est possible de la modifier. Cette date permet de déterminer quand le paiement doit être effectué. Cette date est très importante, car elle permet de calculer l'âge des comptes-fournisseurs.

Projet {Option Salaires avec feuille de temps (Construction)}

Si la facture est directement liée à un projet, il est possible d'entrer le code du projet. Ce code apparaît entre autres sur l'âge des comptes fournisseurs.

Phase {Option Salaires avec feuille de temps (Construction)}

Entrer le code de la phase du projet si applicable.

Taux de change {Option Devises étrangères}

Entrer le taux de change pour cette facture. Concept Caméléon ajoutera automatiquement une ligne supplémentaire dans l'écriture comptable de la facture pour le montant de profits / pertes sur taux de change et portera la différence sur le poste de dépenses ou d'achats. Laissez à «1.0000» si aucun taux de change ne s'applique. Par défaut, Concept Caméléon affichera le taux correspondant à la devise entrée dans le dossier du fournisseur.

Montant dû

Entrer le montant total de la facture incluant les taxes et le transport. Pour créer une note de crédit, entrer le montant en négatif (ajoutez un signe négatif [-] devant le montant dû, exemple : -350.95).

Montant retenue {Option Retenues sur contrats} 

Entrer le montant total de la retenue incluant le transport et les taxes, les montants de retenues ainsi que les taxes retenues seront comptabilisés dans des postes distincts. La retenue sera identifiée de façon indépendante du montant de la facture due, permettant ainsi une meilleure gestion.

Escompte %

Si vous avez droit à un escompte chez le fournisseur, le pourcentage sera présenté dans ce champ. Il est possible de corriger le pourcentage de l'escompte au besoin. Concept Caméléon calcule le montant à soustraire du total de la facture lors de l'approbation des paiements. Si la date du jour dépasse la date de l'escompte, le montant n'est pas présenté.

Montant à escompter

Entrer le montant à escompter. Le montant à escompter est le montant sur lequel vous avez droit à un pourcentage d'escompte.

Escompte $

Si applicable, le montant de l'escompte est présenté dans ce champ. Il est possible de le corriger. L'escompte entré ici sera comptabilisé uniquement si un montant d'escompte est approuvé lors du paiement de la facture.

Escompte / jours

Ce nombre de jours sert à calculer la date maximale permise pour prendre l'escompte lors du paiement.

Date escompte

Concept Caméléon a calculé la date limite donnant droit à l'escompte en se basant sur les renseignements entrés précédemment. Il est possible de la corriger au besoin.

Sous-traitant {Option Déclaration des paiements contractuels}

Selon le dossier du fournisseur, Concept Caméléon vous indique automatiquement si ce fournisseur est un sous-traitant en cochant cette case. Si vous désirez changer l'indication de sous-traitant pour cette facture, cocher ou non la case. Cette information permet entre autres de faciliter la préparation du «Rapport de déclaration des paiements contractuels» requis pour certaines entreprises par le gouvernement fédéral.

Notes de la transaction

Cette case permet d'ajouter une note dans la facture. La note sera reportée au grand livre lors de la mise à jour détaillée de l'auxiliaire des achats et des déboursés. Elle peut aussi être affichée dans la grille de consultation des factures des fournisseurs.

Le bouton Suivant

Cliquer sur ce bouton pour poursuivre avec l'étape de la distribution comptable.

Si les montants inscrits dépassent la limite de crédit préalablement entrée dans le dossier du fournisseur, Concept Caméléon présente le montant excédentaire.

Deuxième section la distribution comptable

Après avoir entré les renseignements de base de la facture, une nouvelle fenêtre s'affiche pour la distribution comptable. Concept Caméléon a déjà ajouté la première entrée qui affecte les comptes-fournisseurs au crédit (ou au débit si une note de crédit est entrée). Il est possible de distribuer le montant sur plusieurs comptes de grand livre; il n'y a aucune limite quant au nombre de postes à affecter. Le poste de grand livre entré dans le dossier du fournisseur est automatiquement présenté. Il est possible de l'accepter tel quel ou encore le corriger.

Pour terminer la distribution comptable, les totaux des débits et des crédits doivent être égaux.

Bouton Taxes
Cliquer sur ce bouton pour distribuer automatiquement les montants relatifs aux taxes selon les taux et les comptes configurés dans la gestion des taux de taxes. Le calcul des taxes s'appliquera aux comptes de grand livre configurés comme étant applicables à la TPS/TVH ou la TVP dans la charte des comptes de grand livre.

Bouton Enregistrer
Cliquer sur ce bouton pour terminer la facture et mettre à jour les comptes-fournisseurs.

Distributions des montants des achats / dépenses aux projets

Si dans les «Préférences du système», il est indiqué de transférer les factures fournisseurs aux projets, la fenêtre de distribution des montants aux projets apparaîtra. Une facture fournisseur peut être distribuée dans plusieurs projets selon les besoins.