Paiements électroniques par dépôts directs

Concept Caméléon gère certains types de dépôts directs pour les transférer directement dans un fichier pouvant être transmis à certaines institutions bancaires. Note : Le fichier des dépôts directs créé par Concept Caméléon pour transmission par Internet aux institutions bancaires observe les normes de l'Association canadienne des paiements (ACP).

Pour implanter les paiements par dépôt direct pour les fournisseurs, il faut dans un premier temps configurer le fichier des dépôts directs, puis modifier le type de paiement dans le dossier des fournisseurs au besoin. Lors de l'émission des paiements, une fois les factures fournisseurs approuvées comme à l'habitude, il faudra préciser que l'on veut effectuer les paiements électroniques par dépôts directs au lieu de l'impression des chèques.

Configuration du fichier des dépôts directs

• Menu «Comptes-fournisseurs -> Gestion des déboursés -> Chèques informatiques / dépôts directs-> Configuration du fichier de dépôts directs».
• Cocher la case «Bâtir le fichier de transfert» et remplir toutes les cases subséquentes au besoin. Les numéros de l'institution, du transit, de l'organisme, du compte et du centre de traitement sont fournis par l'institution bancaire. Pour ce qui est du nom de fichier à utiliser, Concept Caméléon n'a pas de restriction mise à part que les noms du fichier et de l'extension sont obligatoires. Par contre, certaines institutions bancaires peuvent avoir des exigences. Il faut donc communiquer avec elles pour obtenir l'information et pour connaître la façon de leur transférer le fichier des transactions de dépôts directs.
• La case «Utiliser le numéro du fichier des informations de la compagnie» permet d'indiquer d'utiliser le même compteur de fichiers de dépôt direct que celui des salaires. Note : Si utilisé, ce compteur doit être défini par le menu «Utilitaires -> Configuration -> Informations de la compagnie -> Modification» en modifiant au besoin le numéro du fichier de transfert (EDI) sous l'onglet «Compteurs».

Modification du type de paiement dans le dossier des fournisseurs

• Modifier tous les dossiers de fournisseurs à payer par dépôts directs via le menu «Dossiers -> Fournisseurs » sous l'onglet « Dépôts directs».
• Cocher la case «Dépôt direct».
• Entrer le «Numéro d'institution» à 3 chiffres.
• Entrer le numéro de «Transit / Succursale» à 5 chiffres.
• Entrer le numéro de «Folio / Compte» sans espaces ni tirets.
• «Courriel avis de paiement» : Si les bordereaux de paiement doivent être envoyés par courriel, inscrire l'adresse de courriel. Pour entrer plus d'une adresse de courriel dans ce champ, il faut utiliser le point-virgule « ; » comme séparateur. Note : Le formulaire utilisé pour cet avis est le même formulaire que celui utilisé lors de l'impression des chèques fournisseurs. De plus, pour effectuer des envois par courriel dans Concept Caméléon, les paramètres d'envoi de courriel doivent avoir été configurés au préalable sous l'onglet «Internet» dans la configuration de la station via le menu «Outils -> Configuration de la station».

Émission des paiements par dépôt direct pour les fournisseurs

• Procéder à l'approbation des factures fournisseurs comme à l'habitude via le menu «Comptes-fournisseurs -> Gestion des déboursés -> Chèques informatiques / dépôts directs -> Approbation des factures».
• Une fois les factures fournisseurs approuvées, cliquer sur le bouton Paiements électroniques par dépôts directs.
• Remplir au besoin les informations du dépôt direct demandées et cliquer sur le bouton Mise à jour pour lancer la création du fichier des dépôts directs.

Il est de la responsabilité de l'utilisateur de suivre les instructions de l'institution bancaire pour transmettre par Internet le fichier de dépôts directs créé par Concept Caméléon. Pour connaître l’emplacement du fichier, il est possible de consulter le «Contrôle du fichier de dépôt direct» disponible à partir du menu «Comptes-fournisseurs -> Gestion des déboursés -> Chèques informatiques / dépôts directs».

*** Attention *** Écraser ou non un fichier de dépôts directs existant ?

Selon qu'un fichier de dépôts directs existe déjà ou non dans le dossier de la compagnie, une boîte de message s'affichera demandant d'indiquer si l'on veut l'écraser pour en créer un nouveau, ou ajouter de nouveaux paiements au fichier existant, ou encore ne pas y toucher en ne faisant aucun transfert de paiements dans le fichier existant. Donc, si le fichier n'existe pas encore il sera créé, mais s'il existe il faudra prendre une des décisions suivantes :

Le bouton Écraser le fichier doit être utilisé pour détruire le fichier existant et en créer une nouvelle version contenant seulement les derniers paiements approuvés. Une des raisons pour laquelle on voudrait détruire un fichier existant pourrait être parce qu'il contient des paiements qui ont déjà été envoyés à l'institution bancaire et traités par cette dernière. Note : Seule l'utilisation du bouton Écraser le fichier entraîne l'incrémentation automatique du numéro d'identification du fichier de dépôts directs de un (1). Sachant que certaines institutions bancaires exigent qu'on n'utilise pas deux fois le même numéro de fichier ou encore que l'on saute des numéros, il est important de fait le bon choix pour répondre à la question demandée.

Le bouton Ajouter au fichier doit être utilisé pour ajouter les derniers paiements approuvés à ceux qui sont déjà dans le fichier de dépôts directs. La raison pour laquelle on voudrait ajouter des paiements dans le fichier existant est tout simplement parce que ceux qui y sont déjà n'ont toujours pas été envoyés à l'institution bancaire donc ne doivent pas être détruits.

Le bouton Annuler doit être utilisé pour ne pas modifier le fichier existant. Une des raisons pour laquelle on voudrait ne pas modifier le fichier existant est tout simplement parce qu'on ne veut pas envoyer les paiements à l'institution bancaire, par exemple on voulait tout simplement réimprimer un paiement par dépôt direct qui a déjà été envoyé à l'institution bancaire par le passé.

Note : La réimpression d'un déboursé par dépôt direct se fait via le menu «Comptes-fournisseurs -> Gestion des déboursés -> Chèques informatiques / dépôts directs -> Réimpression des dépôts directs».