Entrée des déboursés postadtés

L'entrée des déboursés postdatés se fait en passant par le menu «Comptes fournisseurs -> Gestion des déboursés -> Déboursés postdatés -> Entrée des déboursés postdatés». L'inscription d'un déboursé postdaté s'effectue en plusieurs étapes décrites ci-dessous :

Fournisseur

Entrer le code du fournisseur à payer par déboursés postdatés et cliquer sur la flèche verte pour valider.

Numéro facture

Vous devez inscrire le numéro de la facture, si la facture est déjà entrée, Concept Caméléon vous avisera et vous aurez la possibilité d'effectuer le paiement de son solde.

Référence

Inscrire une référence (ex. : «Assurances»).

Nbr Déb.

Entrer le nombre de déboursés postdatés à émettre. Le maximum est de 12 déboursés.

Date facture

Si la facture n'est pas déjà inscrite par l'entrée standard des factures, il possible d'entrer une date de facture. Concept Caméléon calculera les dates des déboursés postdatés selon la date de la facture et selon le type et l'intervalle spécifiés et expliqués ci-dessous.

Montant total

Cette information est demandée seulement pour une facture qui n'est pas déjà inscrite par l'entrée standard des factures. Entrez le montant total des déboursés à émettre (ex. : 4 chèques au montant de 500 $ = montant total de 2 000 $).

Succursale / Centre de profit {Option Multi-Succursales / Centres de profit}

Cette information est demandée seulement pour une facture qui n'est pas déjà inscrite par l'entrée standard des factures. Pour l’entrée des déboursés postdatés, un code de succursale ou centre de profit doit être actif et c’est celui‐ci qui est lié à la transaction et sera visible dans certaines grilles et certains rapports. Il peut être modifié.

Type d'intervalle et Intervalle

Spécifiez le type d'intervalle. Vous avez trois choix : le xx jour du mois, à tous les xxx jours ou à la fin du mois, xx ou xxx étant remplacé par un nombre entre 1 et 31 tel qu'inscrit dans le champ «Invervalle».

Banque

Entrer le numéro du compte de grand livre dans lequel les argents sont puisés pour effectuer les paiements.

Distribution de la dépense (applicable pour une nouvelle facture seulement)

Vous pouvez générer la distribution comptable de la dépense en entier dans la période en cours ou encore, passez la dépense à chaque génération de déboursé dans la période comptable appropriée. Si vous avez demandé la génération de la distribution comptable de la dépense en entier dans la période en cours, une seule distribution comptable (globale celle-ci) sera demandée. Dans le cas contraire, vous aurez à inscrire une distribution comptable pour chacun des déboursés entrés.

Paiement - Type de déboursé

Sélectionner le type de paiement soit chèque manuel, chèque informatique, comptant ou électronique.

Test d'impression de chèque

Si vous avez sélectionné l'impression d'un chèque informatique, vous avez la possibilité d'effectuer un test d'impression afin d'aligner les chèques dans l'imprimante.

Bouton Suivant ou Annuler

Cliquer sur Suivant pour passer à la prochaine fenêtre et continuer l'inscription du déboursé postdaté ou sur Annuler pour effacer tous les renseignements inscrits depuis le début et tout recommencer au besoin.

Vérification des dates et des montants

Une fenêtre s'ouvre présentant de 1 à 12 déboursés (lignes). Vous devez accepter ou corriger chacune des lignes. Voici la description des entrées pour une ligne correspondant à un chèque.

Exercice

Le déboursé peut être émis dans l'exercice financier «Courant» ou «Suivant». Vous pouvez le corriger au besoin.

Période

Le numéro de période comptable doit être spécifié. Concept a calculé la période comptable selon la date et l'intervalle inscrits précédemment. Vous pouvez corriger la période au besoin.

Date

La date présentée à été calculée selon la date et l'intervalle inscrits précédemment. Vous pouvez corriger la date d'un chacun des déboursés au besoin.

Montant

Corriger au besoin le montant de chacun des déboursés. Concept a calculé le montant selon le montant total et le nombre de déboursés à émettre. Assurez-vous de l'exactitude des renseignements avant de cliquer sur le bouton Suivant pour compléter la distribution comptable des déboursés postdatés.

Si l'entrée du déboursé postdaté s'applique au paiement du solde d'une facture déjà inscrite par l'entrée standard des factures, automatiquement le poste des comptes-fournisseurs s'inscrit à la distribution ainsi que le poste de banque préalablement sélectionné, et ce pour chacun des déboursés à émettre.

Distribution du déboursé (applicable pour une nouvelle facture seulement)

Si vous avez demandé de générer la distribution comptable de la dépense en entier dans la période en cours, une seule distribution comptable (globale celle-ci) sera demandée. Le poste des comptes-fournisseurs s'inscrit automatiquement à la distribution ainsi que le compte de grand livre par défaut provenant du dossier du fournisseur sera inscrit pour comptabiliser la dépense. Compléter la distribution en entrant les autres comptes de grand livre appropriés.

Si vous avez demandé de générer la distribution comptable de la dépense lors de la génération de chacun des déboursés, le poste de banque préalablement sélectionné sera automatiquement inscrit ainsi que le compte de grand livre par défaut provenant du dossier du fournisseur sera inscrit pour comptabiliser la dépense. Compléter la distribution en entrant les autres comptes de grand livre appropriés. Concept Caméléon exige que vous inscriviez une distribution comptable pour chacun des déboursés. Vous devez répéter cette opération autant de fois qu'il y a de déboursés à émettre.

Bouton Taxes
Cliquer sur ce bouton pour distribuer automatiquement les montants relatifs aux taxes selon les taux et les comptes configurés dans la gestion des taux de taxes. Le calcul des taxes s'appliquera aux comptes de grand livre configurés comme étant applicables à la TPS/TVH ou la TVP dans la charte des comptes de grand livre.

Si vous émettez des chèques manuels ou électronique, vous aurez à confirmer le numéro de chacun des déboursés émis.

Bouton Enregistrer
Cliquer sur ce bouton pour enregistrer les déboursés postdatés et procéder au besoin à l'impression des chèques informatiques. Cliquer sur Annuler pour effacer tous les renseignements entrés depuis le début de la transaction et tout recommencer au besoin.