Auxiliaire des achats et des déboursés

L'auxiliaire des achats et des déboursés, accessible sous le menu «Comptes-fournisseurs», accumule les écritures comptables détaillées pour chacune des factures ou notes de crédit et chacun des déboursés dans un format de colonnes représentant les débits et les crédits. L'auxiliaire produit un sommaire cumulé des achats et des déboursés, un sommaire de l'auxiliaire des achats, le détail de chacune des transactions, le sommaire des déboursés et finalement le détail des déboursés.

Il est possible de consulter ou imprimer le rapport de cet auxiliaire en tout temps. Pour mettre à jour le grand livre, il faut obligatoirement sélectionner «Mise à jour» comme type d’opération pour reporter le contenu de l'auxiliaire au grand livre.

L'auxiliaire des achats et des déboursés doit obligatoirement être reporté au grand livre pour fermer la période comptable. Référez-vous à la section «Fermeture de période / Exercice financier» pour plus de détails.

Attention ! La procédure de mise à jour de l'auxiliaire met à jour plus d'un fichier de données, c'est pourquoi il est fortement recommandé de faire une copie de sauvegarde avant d'effectuer cette procédure.

Dernier auxiliaire imprimé avec mise à jour

Indique le numéro du dernier auxiliaire des achats et déboursés qui a été imprimé avec mise à jour au grand livre.

Type d'opération : Consultation, Mise à jour ou Réimpression

La «Consultation» permet de consulter le contenu de l’auxiliaire courant sans effectuer de mise à jour au grand livre. La «Mise à jour» permet d'imprimer l’auxiliaire et reporter tout son contenu au grand livre. Les entrées reportées au grand livre suite à une mise à jour de l'auxiliaire courant sont automatiquement retirées de ce dernier et transférées dans un historique d'auxiliaires. La «Réimpression» permet d'imprimer les auxiliaires de l'historique, c'est-à-dire ceux déjà reportés au grand livre.

Numéro de séquence à réimprimer (1 à 999999)

Si l'opération sélectionnée est «Réimpression» il faut préciser le numéro de séquence de l'auxiliaire à réimprimer. On retrouve ce numéro dans le coin supérieur droit de chaque auxiliaire imprimé avec mise à jour.

Type de rapport : Sommaire ou Détaillé

Le type de rapport «Sommaire» n'imprime que le sommaire des auxiliaires, à savoir : le sommaire de l'auxiliaire des achats et des déboursés, le sommaire des achats et le sommaire des déboursés. Le type de rapport «Détaillé» contient, en plus des sommaires, le détail de chacune des factures et des déboursés. L'icône d'engrenage permet d'enregistrer (au niveau de la station de travail et non au niveau de l'utilisateur) votre préférence pour le type de rapport, soit «Sommaire» ou «Détaillé».

Le choix du type de rapport n’a pas d’impact sur la méthode de report des entrées de l’auxiliaire au grand livre. Le report des entrées au grand livre s’effectue toujours selon la méthode sélectionnée sous l'onglet «Général» dans la fenêtre des préférences du système qui est accessible sous le menu «Utilitaires ‐> Configuration ‐> Préférences du système ‐> Modification».

Périphérique de sortie

Concept Caméléon offre plusieurs périphériques pour la sortie des documents. La liste des périphériques offerts dépend des options installées et de la configuration de la station.

Lorsque le type d'opération sélectionné est «Mise à jour», seule l'imprimante est disponible à moins que l'option {Gestion des archives corporatives} est installée, le rapport de mise à jour de l'auxiliaire peut alors être dirigé vers les archives corporatives en format PDF. La fenêtre de gestion des archives corporatives est accessible sous le menu «Outils».