Prérequis à la fermeture de période / exercice financier

Vous devez effectuer une fermeture de période à la fin de chacune des périodes comptables de l'entreprise, incluant la fin de l'exercice financier (généralement la 12 ième période). Avant de fermer une période, assurez-vous que tous les étapes énumérées ci-dessous ont été effectuées (les hyperliens fournissent plus de renseignements sur chacune des étapes) :

Sécurité / Utilitaires / Outils

• S'assurer d'avoir une sauvegarde (copie de sécurité) récente des données. «Sauvegarde des données»
• Effectuer une purge périodique des fichiers, menu «Utilitaires -> Fichiers -> Purge des fichiers»
• Créer une copie de la compagnie avant de fermer la période, menu «Outils -> Copie de compagnie»

Facturation / Comptes-clients

• Finaliser toute la facturation des clients pour le mois en cours. «Facturation»
• Finaliser tous les encaissements pour le mois en cours. «Entrée des encaissements»
• Générer les frais d'administration au besoin. «Générer les frais d'administration»
• Effectuer, au besoin, la radiation de transactions aux comptes-clients à partir du menu «Comptes-clients -> Radiation des transactions aux comptes-clients»
• Imprimer l'auxiliaire des ventes et des recettes avec mise à jour, incluant les transactions jusqu'à la fin de la période «Auxiliaire des ventes et recettes»
• Imprimer les relevés de compte. «Imprimer les relevés de comptes»
• Transférer le dépôt bancaire, menu «Facturation -> Dépôt bancaire»

Comptes-fournisseurs

• Entrer toutes les factures fournisseurs pour la période en cours. «Entrée des factures fournisseurs»
• Entrer tous les déboursés (chèques) pour la période en cours. «Déboursés manuels», «Déboursés directs», «Approbation» et «Impression des chèques»
• Générer tous les chèques postdatés de la période en cours au besoin. «Générer les déboursés postdatés»
• Imprimer l'auxiliaire des achats et des déboursés avec mise à jour. «Auxiliaire des achats et déboursés»

Inventaire (si activé)

• Imprimer l'inventaire selon la méthode de coût choisie. «Total de l'inventaire» ou «Liste de l'inventaire (valeur)»
• Imprimer l'auxiliaire d'inventaire avec mise à jour (si applicable)
• Comptabiliser l'inventaire automatiquement «Comptabilisation de l'inventaire»
• Enregistrer une copie de la grille de consultation des stocks, menu «Inventaire -> Consultation des stocks»
• Si l'option {Décompte physique} est installée, effectuer un gel d'inventaire au besoin, menu «Inventaire -> Décompte physique -> Gel de l'inventaire»

Salaires

• Finaliser les salaires de la période en cours. «Calcul des salaires» et «Émission des paiements»
• Imprimer l'auxiliaire des salaires avec mise à jour, incluant les transactions jusqu'à la fin de la période «Auxiliaire des salaires»
• Imprimer les remises de l'employeur avec mise à jour au besoin «Remise gouvernementales» «Remises des autres déductions» «Remises à la CCQ.»
• Effectuer une fermeture de l'année des salaires au besoin (31 décembre). «Fermeture de l'année des salaires»

Grand livre

• Générer les écritures répétitives au besoin. «Générer les entrées répétitives»
• Balancer les comptes-clients et les comptes-fournisseurs avec le grand livre «Âge des comptes-clients» «Âge des comptes-fournisseurs» «Balance de vérification»
• Si l'option {Inventaire permanent} est installée, balancer les frais courus à payer sur achats avec le grand livre «Liste ou grille de consultation des frais courus» «Balance de vérification»
• Enregistrer une copie de la grille de validation des soldes des comptes-clients et comptes-fournisseurs, menu «Grand livre -> Validation des soldes des C.C. et C.F.»
• Enregistrer une copie de la grille de consultation des frais courus à payer sur achats, menu «Comptes-fournisseurs -> Gestion des factures -> Consultation des frais courus à payer sur achats»
• Exécuter la fermeture de la période ou d'exercice financier à l'aide de l'assistance de fermeture «Fermeture de période»