Conciliation bancaire

La conciliation bancaire est l'état qui fait ressortir les différences entre le solde des relevés bancaires et le solde des comptes de banque dans les livres de l'entreprise. La première étape pour concilier un compte de banque consiste à pointer les chèques (déboursés) et les dépôts (recettes) qui se trouvent à la fois sur le relevé bancaire et au grand livre de l'entreprise pour la période visée.

Exercice

Pour effectuer la conciliation pour une période de l'exercice financier en cours, sélectionner «Courant». Pour la conciliation d'une période de l'exercice financier précédent, sélectionner «Précédent». Par défaut, Concept Caméléon inscrit l'exercice «Courant», sauf si la période actuelle est la période 1. Dans ce cas, la valeur par défaut est l'exercice «Précédent».

Période

Par défaut, Concept Caméléon inscrit le numéro de la période précédente. Corriger la période à concilier au besoin.

Solde du relevé bancaire au (date)

Inscrire le solde du relevé bancaire à la date présentée.

Poste de banque à concilier

Inscrire le poste de banque à concilier. Concept Caméléon présente le premier poste de banque inscrit dans les «Informations de la compagnie». Il est possible de rechercher un compte en appuyant sur F5 ou en cliquant sur .

Cliquer sur pour faire apparaître les données relatives à la conciliation.

Si aucun déboursé ni recette n'existe pour l'exercice, la période et le compte de banque demandés, l'onglet «Entrée manuelle» est présenté automatiquement.

Résumé de la conciliation bancaire

Plusieurs soldes et totaux sont présentés dans le bas de la fenêtre de la conciliation bancaire, dont les suivants :

• Solde du relevé bancaire au (date) : solde entré par l'usager dans le champ du même nom;
• Total des déboursés en circulation : total des déboursés dont la case «Pointé» n'est pas cochée;
• Total des recettes en circulation : total des recettes dont la case «Pointé» n'est pas cochée;
• Solde concilié du relevé bancaire au (date) : solde entré par l'utilisateur dans le champ «Solde du relevé bancaire au (date)», moins les déboursés en circulation, plus les recettes en circulation;
• Solde du grand livre informatisé au (date) : solde du grand livre pour le poste de banque sélectionné;
• Différence : écart entre le solde concilié du relevé bancaire et le solde du grand livre informatisé. Cette différence doit être à zéro.

Présente, sous leur onglet respectif, tous les déboursés (chèques) et recettes (dépôts) reportés au fichier de la conciliation bancaire pour l'exercice, la période et le poste de banque spécifiés. Toutes les transactions non pointées antérieures à la période choisie sont également présentées. On y présente aussi le total des déboursés ou recettes pointés.

Supprimer un déboursé ou une recette

Si l'on doit supprimer une entrée, suite à une entrée manuelle par exemple, se positionner sur l'entrée à supprimer et appuyer sur la touche Supprimer. Les entrées à supprimer sont marquées d'un «X» rouge dans la colonne de gauche et seront supprimées lors de l'enregistrement. Pour conserver une entrée marquée d'un «X» rouge, se positionner sur l'entrée et appuyer à nouveau sur la touche Supprimer.

Numéro

Représente le numéro de l'entrée des déboursés ou recettes. Lorsque la provenance est le grand livre, ce numéro représente le numéro d'écriture de journal.

Sous l'onglet des déboursés, lorsque la provenance est le module des comptes-fournisseurs ou des salaires, ce numéro représente le numéro du déboursé.

Sous l'onglet des recettes, lorsque la provenance est le module de facturation ou des comptes-clients, ce numéro représente le numéro d'auxiliaire des ventes et des recettes.

Provenance

Indique la provenance de l'entrée, c'est-à-dire «C-F» pour comptes-fournisseurs, «V/R» pour auxiliaire des ventes et recettes, «GL» pour grand livre et «Sal» pour salaires.

Code

Représente le code rattaché à la description, si applicable. Par exemple, le code du fournisseur ou de l'employé pour un déboursé.

Description

Indique la description reliée à l'entrée, par exemple le nom du fournisseur ou du salarié, ou la mention «Report aux. V/R...».

Période

Indique dans quelle période comptable le déboursé ou la recette a été comptabilisé.

Man.

Un astérisque (*) sera affiché si l'entrée provient d'une entrée manuelle.

Date

Indique la date de l'entrée.

Montant

Affiche le montant de l'entrée.

Pointé

Cocher cette case pour pointer l'entrée.

Pour cocher l'entrée, se positionner sur l'entrée à pointer, appuyer sur la touche Entrée du clavier ou double-cliquer à l'aide de la souris. La case «Pointé» se cochera automatiquement. Pour décocher une entrée pointée, se positionner sur l'entrée à décocher et appuyer à nouveau sur la touche Entrée ou double-cliquer à nouveau. La case «Pointé» se décochera automatiquement.

Les entrées pointées à la conciliation bancaire seront automatiquement retirées à la prochaine fermeture de période ou lors de la sortie du rapport de la conciliation selon le choix effectué dans les préférences du système.

L'onglet «Dsitribution comptable» présente le détail de l'écriture de journal du déboursé ou de la recette sélectionné. Afin d'aider l'utilisateur, une description de la transaction ainsi que le numéro s'y rattachant sont affichés dans le haut de la grille, comme exemple «Distribution du déboursé : Déboursé # XX», «Distribution de la recette : Auxiliaire des ventes et des recettes # XX».

Compte

Présente le compte de grand livre affecté.

Description

Affiche la description du compte de grand livre tel qu'inscrit dans la charte des comptes de grand livre.

Débit

Présente le montant du débit. Le total des montants débiteurs est présenté au bas de cette colonne.

Crédit

Présente le montant du crédit. Le total des montants créditeurs est présenté au bas de cette colonne.

Le bouton Personnaliser

Ce bouton est disponible si l'on active les filtres de colonnes. Il permet de personnaliser le filtrage des données présentées sous cet onglet.

L'onglet «Transactions du poste de banque» présente le détail du montant de la recette sélectionnée s'il s'agit d'une recette provenant d'un report d'auxiliaire des ventes et des recettes. Afin d'aider l'utilisateur, une description de la transaction ainsi que le numéro de l'auxiliaire de provenance sont affichés dans le haut de la grille, soit «Transactions pour l'auxiliaire des ventes et des recettes # XX». Il est possible de grouper les données en glissant un titre de colonne dans la zone grise prévue à cet effet.

Date

Présente la date de l'encaissement.

Client

Présente le code du client.

Nom

Affiche le nom du client.

# Auxiliaire

Numéro de l'auxiliaire des ventes et recettes qui a généré cette transaction.

Référence

Affiche un code de référence suivi du numéro s'y rattachant. Voici la liste des codes de référence :

• ACO : Acompte;
• CDT : Crédit;
• DIST. MAN. : Distribution manuelle;
• FAC : Facture;
• TD : Transaction directe.

NIP

Affiche le NIP de l'utilisateur ayant entré la transaction.

# Commande

Présente le numéro de commande récupérée lors de la facturation si le paiement du client a été effectué à même la facture de vente.

Commande client

Présente le numéro de commande du client inscrit dans le champ «No. commande client» de la facture de vente si le paiement a été effectué à même la facture.

Montant

Affiche le montant de l'encaissement.

Le bouton Personnaliser

Ce bouton est disponible si l'on active les filtres de colonnes. Il permet de personnaliser le filtrage des données présentées sous cet onglet.

Il est possible d'inscrire manuellement des déboursés ou des recettes en circulation, lorsque par exemple, une entrée a été supprimée par erreur dans la conciliation.

Cette option ne comptabilise pas les entrées au grand livre.

Numéro

Inscrire le numéro du déboursé ou de la recette. Ce champ est numérique.

Code

Entrer un code de déboursé ou recette. On peut y inscrire un code alphanumérique, un code fournisseur par exemple.

Description

Inscrire une description alphanumérique.

Date

Entrer la date de l'entrée, cliquer sur ou appuyer sur F4 afin de sélectionner une date du calendrier.

Montant

Inscrire le montant de l'entrée.

Le bouton Ajouter en tant que déboursé 

Permet d'ajouter le déboursé selon les données que l'on vient d'inscrire.

Le bouton Ajouter en tant que recette

Permet d'ajouter la recette selon les données que l'on vient d'inscrire.

Le bouton Entrée des autres recettes

Pour accéder à la fenêtre «Entrée des autres recettes». En réalité, cette option est la même que l'inscription de dépôts / recettes. Pour plus d'information, se référer à la section «Inscription de dépôts / recettes».

Le bouton Entrée des autres déboursés

Pour accéder à la fenêtre «Entrée des autres déboursés». En réalité, cette option est la même que l'inscription de déboursés. Pour plus d'information, se référer à la section «Inscription de déboursés».

Le bouton Rafraîchir

Pour rafraîchir les données de la conciliation bancaire.

Le bouton Enregistrer

Permet d'enregister la conciliation bancaire.

Le bouton Annuler

Pour terminer le traitement appliqué à la conciliation sans enregistrer les modifications effectuées. La question «Désirez-vous vraiment annuler ces modifications?» est alors posée. Sélectionner «Oui» pour mettre fin au traitement, et «Non» pour poursuivre la conciliation.

Le bouton Rapport

Ce bouton est disponible après avoir enregistré la conciliation. Il permet d'accéder à la fenêtre du rapport de conciliation et transcrit automatiquement les informations saisies, soit l'exercice, la période, le solde du relevé bancaire ainsi que le poste de banque à concilier. Pour plus d'information, se référer à la section «Rapport de conciliation bancaire».