Inscription des déboursés

L'inscription de déboursés offre la possibilité d'effectuer des paiements directs par chèque informatique ou manuel, ou de type comptant ou électronique dans une période comptable de l'exercice courant ou précédent.

Il est impossible d'annuler un tel déboursé par le module des comptes-fournisseurs.

Fournisseur

Inscrire le code de fournisseur s'il existe déjà. Il est possible d'effectuer une recherche parmi les fournisseurs existants en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si le fournisseur est inexistant, on peut créer le fournisseur en cliquant sur «Fournisseur :» ou inscrire un fournisseur direct en entrant un astérisque ( * ).

Cliquer sur pour passer à l'étape suivante.

Si l'on entre un astérisque ( * ), le système demande alors d'entrer toutes les informations requises pour l'inscription du déboursé. Dans le cas contraire, les informations du fournisseur sélectionné apparaissent automatiquement.

Sous-traitant

Concept Caméléon indique automatiquement si ce fournisseur est un sous-traitant selon la configuration du dossier du fournisseur. On peut cocher ou décocher cette case au besoin.

Numéro facture

Entrer le numéro de la facture du fournisseur. Ce champ accepte les caractères alphanumériques.

Exercice/Pér.

Pour inscrire un déboursé pour une période de l'exercice financier en cours, sélectionner «Courant». Pour un déboursé d'une période de l'exercice financier précédent, sélectionner «Précédent». Par défaut, Concept Caméléon inscrit le numéro de la période courante. Corriger la période au besoin.

Date

Inscrire la date du déboursé. On peut appuyer sur «F4» ou cliquer sur afin de sélectionner une date du calendrier.

Projet {Option 003- Salaires par feuilles de temps (Construction)}

Inscrire le code de projet. Il est possible d'effectuer une recherche parmi les projets existants en appuyant sur F5 ou en cliquant sur .

Phase {Option 003- Salaires par feuilles de temps (Construction)}

Inscrire la phase du projet. Il est possible d'effectuer une recherche parmi les phases existantes en appuyant sur F5 ou en cliquant sur .

Cliquer sur pour passer à l'étape suivante.

Grille de distribution comptable

Compte

Par défaut, le premier poste de banque inscrit dans les informations de la compagnie est présenté, ainsi que le compte de grand livre entré dans le dossier du fournisseur sauf pour les fournisseurs directs ( * ). On peut modifier ces comptes au besoin ou effectuer la distribution sur plusieurs comptes.

Si l'on doit supprimer une entrée dans la distribution comptable, se positionner sur la ligne à supprimer et appuyer sur Supprimer.

Description

La description du compte de grand livre sélectionné est affichée et est non modifiable.

Débit

Entrer ici le montant s'il est débiteur.

Crédit

Entrer ici le montant s'il est créditeur.

Le bouton Taxes

Permet de distribuer automatiquement les montants relatifs aux taxes selon les taux et les comptes de grand livre configurés dans la gestion des taux de taxes. Il sera fonctionnel lorsqu'un compte inscrit dans la distribution est configuré «Appliquer la TPS/TVH au calcul» et «Appliquer la TVP au calcul» dans la charte de comptes de grand livre.

Le bouton Annotation

Permet d'inscrire du texte pour une annotation. Cette annotation sera reportée au grand livre. Cliquer sur le bouton Ok lorsque terminé.

Le bouton Suivant

Permet de passer à l'étape suivante.

Il est à noter que pour terminer la distribution, les totaux des débits et des crédits doivent être égaux.

Paiement

Type

La liste déroulante du type de paiement permet de sélectionner parmi les choix suivants :

• Manuel;
• Informatique;
• Comptant;
• Électronique.

Numéro

Pour les types de paiement manuel et électronique, un numéro par défaut est affiché. On peut le corriger au besoin. Si ce numéro a déjà été utilisé pour ce type de paiement, un message avisera l'utilisateur que ce numéro existe déjà. Pour le type de paiement informatique, le numéro est non éditable, est puisé dans le compte de grand livre de la banque, et sera incrémenté d'un par la suite.

Test d'impression de chèque

Cette case est disponible uniquement pour le type de paiement informatique et sert aux fins de vérification d'alignement du chèque.

Le bouton Enregistrer

Permet d'enregister le déboursé.

Le bouton Annuler

Pour terminer le traitement appliqué au déboursé sans enregistrer les modifications au grand livre. La question «Désirez-vous annuler la transaction ?» est alors posée. Sélectionner «Oui» pour annuler l'inscription du déboursé, et «Non» pour poursuivre l'entrée du déboursé.