Fermeture de période / exercice financier

Vous devez effectuer une fermeture de période à la fin de chacune des périodes comptables de l'entreprise, incluant la fin de l'exercice financier (généralement la 12e période). Avant de fermer une période, assurez-vous que toutes les étapes énumérées dans la section «Prérequis à la fermeture de période / Exercice financier» de ce guide ont été effectuées.

Il n'est pas nécessaire d'attendre le relevé de votre banque ou encore les factures de vos fournisseurs avant de fermer la période. Concept Caméléon offre toutes les options nécessaires pour effectuer ces opérations même si la période est fermée.

Un assistant à la fermeture de période ou d'exercice financier est disponible pour simplifier la fermeture. Il est accessible à partir du menu «Grand livre -> Fermeture de période». L'assistant de fermeture de période présente les différentes tâches suggérées pour la fermeture de période dans 4 onglets distincts, «Étape 1 de 4 - Opérations de base», «Étape 2 de 4 - Reports», «Étape 3 de 4 - Archives / Consultations» et «Étape 4 de 4 - Fermeture».

Boutons < Précédent et Suivant >

Pour inciter les utilisateurs à effectuer chaque opération proposée, les boutons Suivant > et < Précédent sont les seuls moyens de naviguer entre les 4 étapes de l'assistant de fermeture de période.

Étape 1 de 4 - Opérations

Cet onglet offre un accès rapide jusqu'à 3 opérations de base suggérées selon la configuration et les options installées.

Génération des déboursés postdatés

Ce bouton est accessible s'il reste encore des déboursés postdatés non générés pour la période courante. Une fois les déboursés générés, un report de l'auxiliaire des achats et des déboursés est requis (un accès rapide à cet auxiliaire est disponible sous l'onglet «Étape 2 Reports»).

Validation des soldes des C.C. et C.F.

Cette fonctionnalité présente le solde au grand livre comprenant les auxiliaires non reportés, le solde de l'âge des comptes incluant les transactions jusqu'à ce jour, de même que la différence entre les deux. C'est un moyen simple et rapide de vérifier si l'âge des comptes correspond au module grand livre. Tous les comptes de grand livre ayant le code de poste «Acompte», «Recevable» et «Payable» sont présentés dans cette grille de consultation. Il est possible d'imprimer un rapport de validation des soldes en sélectionnant le périphérique désiré. Si l’option {Inventaire permanent} est activée, le solde au grand livre incluant les auxiliaires non reportés, le grand total de la colonne balance provenant de la liste des frais courus à payer sur achats et la différence entre les deux sont aussi présentés. Le compte de grand livre des frais courus à payer sur achats est puisé des informations de la compagnie disponible à partir du menu «Utilitaires -> Configuration -> Informations de la compagnie -> Consultation» à l’onglet «Comptes - 2» sous la rubrique «Frais courus à payer sur achats».

Validation des soldes des comptes d'inventaire

Ce bouton est accessible si la gestion de l'inventaire est activée dans les préférences du système. Cette fonctionnalité présente le solde au grand livre comprenant les auxiliaires non reportés, le solde de l'inventaire incluant les transactions jusqu'à ce jour, de même que la différence entre les deux, et ce pour les différents postes d'inventaire actifs. C'est un moyen simple de vérifier si la valeur de l'inventaire correspond au module grand livre. La validation se fait pour les produits quantifiables selon leur poste d'inventaire actif inscrit dans leur catégorie de produits et services au moment de la validation. Si l'option {Gestion de production avancée} est installée, les soldes des comptes d'inventaire des productions en cours sont ajoutés à ceux de leur compte d'inventaire actif.

Rapport des cumulatifs de vacances {Option - Gestion des salaires}

Ce bouton permet un accès rapide au rapport des cumulatifs de vacances.

Étape 2 de 4 - Reports

Cet onglet offre un accès rapide jusqu'à 6 opérations de reports suggérées selon la configuration et les options installées.

Auxiliaire des ventes et des recettes

Imprimer avec mise à jour si l'auxiliaire contient des entrées à reporter dans la période précédente ou courante. Inscrire une date de transaction lors de la mise à jour pour limiter es entrées à reporter.

Auxiliaire d'inventaire {Option - Inventaire permanent}

Imprimer avec mise à jour si l'auxiliaire contient des entrées à reporter dans la période précédente ou courante. Inscrire une date de transaction lors de la mise à jour pour limiter es entrées à reporter.

Auxiliaire des achats et déboursés

Imprimer avec mise à jour tout le contenu de cet auxiliaire. S'il reste des entrées dans l'auxiliaire des achats et des déboursés, il sera impossible de fermer la période à l'étape 4 ci-dessous.

Auxiliaire des salaires {Option - Gestion des salaires)}

Imprimer avec mise à jour si l'auxiliaire contient des entrées à reporter dans la période précédente ou courante. Inscrire une date de transaction lors de la mise à jour pour limiter es entrées à reporter.

Comptabilisation de l'inventaire

Ce bouton est accessible si la gestion de l'inventaire est activée dans les préférences du système. Au besoin, effectuer la comptabilisation de l'inventaire seulement après que tous les auxiliaires qui ont un impact sur les comptes de grand livre d'inventaire (postes du bilan) sont reportés.

Dépôt bancaire

Ce bouton est accessible si les préférences du système spécifient que le transfert du dépôt bancaire à la conciliation bancaire se fait lors du report du dépôt bancaire au lieu de lors de la mise à jour de l'auxiliaire des ventes et recettes. Effectuer le report du dépôt bancaire s'il reste des transactions à reporter dans la période précédente ou courante.

Étape 3 de 4 - Archives / Consultations {Option - Gestion des archives corporatives}

Cet onglet offre un accès rapide jusqu'à 4 opérations d'archivage et deux opérations de consultation selon la configuration et les options installées.

Étape 3 - Archives {Option - Gestion des archives corporatives}

Archiver - Consultation des stocks

Ce bouton permet de conserver une copie de la valeur de l'inventaire en fin de période. Il exporte rapidement le contenu de la grille de consultation des stocks dans un fichier Excel et l'enregistre dans les archives corporatives.

Archiver - Consultation des frais courus à payer sur achats courants {Option - Inventaire permanent}

Ce bouton permet de conserver une copie des frais courus à payer sur achats ayant un solde en fin de période. Il exporte rapidement le contenu de la grille de consultation des frais courus à payer sur achats courants dans un fichier Excel et l'enregistre dans les archives corporatives.

Archiver - Validation des soldes des C.C. et C.F.

Ce bouton permet de conserver une copie des soldes des comptes-clients et comptes-fournisseurs en fin de période. Il exporte rapidement le contenu de la grille de validation des soldes des comptes-clients et comptes-fournisseurs dans un fichier PDF et l'enregistre dans les archives corporatives.

Archiver - Validation des soldes des comptes d'inventaire

Si la gestion de l'inventaire est activée dans le système, ce bouton permet de conserver une copie des soldes des comptes d'inventaire en fin de période. Il exporte rapidement le contenu de la grille de validation des soldes des comptes d'inventaire dans un fichier PDF et l'enregistre dans les archives corporatives.

Étape 3 - Consulations

Consultation des stocks

Ce bouton permet un accès rapide à la grille de consultation des stocks.

Consultation des frais courus à payer sur achats {Option - Inventaire permanent}

Ce bouton permet un accès rapide à la grille de consultation des frais courus à payer sur achats.

Étape 4 de 4 - Fermeture

Vous devez être le seul utilisateur dans la compagnie pour effectuer les opérations de l'étape 4. Ceci permet de mettre à jour des renseignements que tous les autres utilisateurs auront accès lorsqu'ils entreront de nouveau dans la compagnie.

Purge périodique de tous les fichiers

La purge périodique des fichiers efface toutes les données précédemment supprimées par l'utilisateur, pour ainsi récupérer l'espace disque et améliorer les performances du système. Ce n'est pas dangereux et devrait être fait une fois par mois.

Gel de l'inventaire (Dernier gel : ../../....) {Option - Décompte physique de l'inventaire}

L'usage exclusif de la compagnie est requis pour effectuer un gel d'inventaire. Cette procédure permet d'effectuer un gel de l'inventaire en détruisant le dernier gel effectué à la date affichée sur le bouton et en le remplaçant par l'inventaire actuel. Note : Assurez-vous d'avoir imprimé les rapports d'inventaire du dernier gel avant d'effectuer un nouveau gel pour le remplacer par l'inventaire actuel.

Copie de compagnie

La fermeture de la dernière période d'un exercice financier supprime toutes les données de l'exercice historique du grand livre. L'exercice courant est transféré dans l'exercice précédent et l'exercice précédent est transféré dans l'exercice historique. Il est donc fortement recommandé de faire une copie de compagnie à consulter pour voir les données historiques détaillées au grand livre dans le futur.

Modifier au besoin le code proposé pour la nouvelle compagnie dans la fenêtre de copie de compagnie. Note : Le code d'une compagnie détermine son ordre de présentation alphabétique dans la liste des compagnies disponibles lors de l'ouverture d’une compagnie. De là la suggestion de débuter le code avec une lettre comme X pour ne pas qu'une copie se retrouve au début de la liste d'ouverture des compagnies. Fournir l'identifiant de Concept Caméléon, puis cliquer sur Suivant pour faire la copie. Une fois la copie terminée, la nouvelle compagnie correspondant à une copie conforme de celle copiée sera disponible dans la liste des compagnies à la prochaine ouverture d'une compagnie.

Fermer la période (ou l'exercice financier)

Pour exécuter la procédure automatisée de fermeture de la période ou de l'exercice financier s'il s'agit de la dernière période comptable de l'exercice. Ci-dessous une liste des opérations effectuées automatiquement lors de la fermeture :

• Vérification de l'accès exclusif à la compagnie
• Vérification de la date de fermeture
• Vérification des déboursés postdatés non générés
• Vérification des auxiliaires non vides
• Vérification au besoin de la comptabilisation d'inventaire
• Vérification si aucune entrée au journal général
• Vérification si les débits et les crédits balancent au grand livre
• Mise à jour du grand livre
• Report des bénéfices (fermeture d'exercice financier seulement)
• Mise à jour du journal général (fermeture d'exercice financier seulement)

Toutes les transactions de l'exercice financier historique sont automatiquement supprimées du journal général lors de la fermeture d'un exercice financier et sont ajoutées au fichier lié à la grille de consultation de l'archive du journal général qui est accessible sous le menu «Grand livre -> États financiers et rapports».

• Mise à jour des comptes-fournisseurs (fermeture d'exercice financier seulement)
• Mise à jour de la conciliation bancaire (si les préférences du système spécifient que la suppression des entrées pointées doit se faire lors de la fermeture d'une période comptable au lieu de lors de la sortie du rapport de la conciliation bancaire)
• Mise à jour des âges des comptes clients et fournisseurs
• Mise à jour des fichiers système
• Mise à jour des statistiques des vendeurs (fermeture d'exercice financier seulement)
• Mise à jour des statistiques des clients (fermeture d'exercice financier seulement)
• Mise à jour des statistiques des produits (fermeture d'exercice financier seulement)

Fermeture de période complétée

Selon la configuration et les options installées, une fois la fermeture complétée avec succès, la fenêtre de fermeture de période offre un accès rapide jusqu'à 3 tâches à effectuer en début de période pour éviter de les oublier.

Génération des déboursés postdatés

Ce bouton est accessible s'il existe des déboursés postdatés non générés pour la période courante.

Génération des entrées répétitives

Ce bouton est accessible si des inscriptions d'entrées répétitives existent.

Génération des paiements préautorisés {Option - Paiements par prélèvements automatiques}

Ce bouton est accessible si des inscriptions de prélèvements existent.

Autres suggestions de tâches à effectuer après la fermeture de période

Impression des âges des comptes, entrer les factures fournisseurs reçues en retard dans la période précédente puis imprimer avec mise à jour l'auxiliaire des achats et des déboursés, conciliation bancaire et imprimer les états financiers désirés.