Déboursés directs

Vous pouvez effectuer des paiements directs, c'est-à-dire pour une facture qui n'est pas déjà entrée soit par chèque informatique, chèque manuel, comptant ou déboursé électronique en passant par le menu «Comptes-fournisseurs -> Gestion des déboursés -> Déboursés directs».

Fournisseur

Entrer le code du fournisseur à payer. Si le dossier du fournisseur n'existe pas, il est possible de :

• créer le dossier du fournisseur en cliquant sur le libellé Fournisseur; ou
• d'entrer un * comme code de fournisseur pour payer un fournisseur sans lui créer un dossier.

Si vous entrez un astérisque (*), Concept Caméléon demande les coordonnées du fournisseur requises pour l'inscription du déboursé. Dans le cas contraire, les renseignements du fournisseur sélectionné apparaissent automatiquement.

Sous-traitant {Option Déclaration des paiements contractuels}

Selon le dossier du fournisseur, Concept Caméléon vous indique automatiquement si ce fournisseur est un sous-traitant. Cocher ou non la case selon les besoins. Cette information permet entre autres de faciliter le rapport de déclaration des paiements contractuels requis pour certaines entreprises par le gouvernement fédéral.

Vous devez maintenant entrer les renseignements de la facture et du déboursé.

Numéro de la facture

Entrer le numéro de la facture. On ne peut entrer deux fois le même numéro de facture pour le même fournisseur. Le numéro de la facture peut comporter 15 caractères alphanumériques.

Référence

Entrer une référence pour la facture, par exemple une description de l'achat.

Période

Il est possible de spécifier si le déboursé direct doit être comptabilisé dans la période comptable courante ou précédente.

Date

Entrer la date du paiement.

Succursale / Centre de profit {Option Multi-Succursales / Centres de profit}

Pour l’entrée des déboursés directs, un code de succursale ou centre de profit doit être actif et c’est celui‐ci qui est lié à la transaction et sera visible dans certaines grilles et certains rapports. Il peut être modifié.

Code de projet {Option Salaires avec feuille de temps (Construction)}

Si la facture est directement liée à un projet, il est possible d'entrer le code du projet. Ce code apparaît entre autres sur l'âge des comptes fournisseurs.

Code de phase du projet {Option Salaires avec feuille de temps (Construction)}

Entrer le code de la phase du projet si applicable.

Cliquer sur la flèche verte pour entrer la distribution comptable du déboursé direct.

La distribution comptable

La première ligne contient le poste de banque par défaut tel que défini dans les informations de la compagnie, et la deuxième ligne contient le compte de grand livre entré dans le dossier du fournisseur s'il ne s'agit pas d'un fournisseur *. Compléter la distribution comptable du montant du paiement à effectuer.

Concept Caméléon extrait automatiquement les taxes du montant présenté dans le premier compte de grand livre. Notez que pour terminer la distribution, les totaux des débits et des crédits doivent être égaux.

Bouton Taxes
Cliquer sur ce bouton pour distribuer automatiquement les montants relatifs aux taxes selon les taux et les comptes configurés dans la gestion des taux de taxes. Le calcul des taxes s'appliquera aux comptes de grand livre configurés comme étant applicables à la TPS/TVH ou la TVP dans la charte des comptes de grand livre.

Cliquer sur le bouton Suivant pour passer à la section de la sélection du type de paiement.

Paiement - Type et numéro

Sélectionner le type de paiement entre chèque manuel, chèque informatique, comptant ou électronique. Si vous sélectionnez manuel, informatique ou électronique, le numéro de paiement qui s'affiche automatiquement est celui relié au compte de banque dans la charte de comptes de grand livre. Si vous avez décidé d'émettre un chèque manuel ou un déboursé électronique il possible de corriger le numéro présenté par défaut.

Test d'impression de chèque

Si vous avez sélectionné l'impression d'un chèque informatique, vous avez la possibilité d'effectuer un test d'impression afin d'aligner les chèques dans l'imprimante.

Bouton Annuler

Ce bouton permet d'annuler l'inscription du déboursé direct et aucun paiement n'est émis.

Bouton Entregistrer

Ce bouton permet de compléter le déboursé direct et mettre à jour les comptes-fournisseurs.

Distributions des montants des achats aux projets 

Si dans les «Préférences du système», vous avez choisi de transférer les factures fournisseurs aux projets, la fenêtre de distribution aux projets apparaîtra. Une facture fournisseur peut être distribuée dans plusieurs projets selon vos besoins. Entrez le projet principal lorsque celui-ci est demandé et par la suite, vous remarquerez que vous pouvez ajouter autant de lignes de transactions aux projets que désiré. Référez-vous à la section traitant des projets pour plus de détails. Cliquer sur le bouton Enregistrer pour ajouter les transactions aux projets ou si au contraire, vous ne désirez pas distribuer les montants des achats aux projets, cliquer sur le bouton Annuler.