Émission des paiements

Dans le menu «Salaires -> Gestion des paiements», l'émission des paiements permet d'émettre les paiements pour les calculs de salaires approuvés. Il s'agit simplement d'approuver les paiements et d'enregistrer pour que Concept Caméléon mettre à jour l'historique des salaires et les cumulatifs des employés.

Numéro de la période (Zéro pour toutes)

Entrer le numéro de la période de paie des paiements à émettre ou laisser à zéro (0) pour obtenir toute la liste des paiements à émettre, peu importe la période de paie.

Intervalle de départements (Blanc pour tous)

Entrer les codes du premier et dernier département représentant l'intervalle désiré ou laisser en blanc pour obtenir la liste de tous les paiements à émettre, peu importe le département. Pour rechercher un code de département existant, appuyer sur F5 ou cliquer sur la «Loupe».

Grille d'émission des paiements

Avant de faire l'émission des paiements pour les salaires affichés, il faut vérifier le type de paiement ainsi que le type de compteur de chèques inscrits dans la grille, car ils proviennent respectivement du dossier de l'employé et du dossier du département. La seule façon de les modifier est de retourner dans le calcul du salaire, décocher la case «Approuvé» et enregistrer cette modification. Par la suite, modifier au besoin le type de paiement dans le dossier de l'employé et le compteur de chèques dans le département de l'employé et refaire le calcul du salaire et l'approuver à nouveau.

Pour chaque paiement à émettre, les informations suivantes s'affichent dans la grille des «Émissions de paiements» :

• Code de l'employé;
• Nom de l'employé;
• Code du département principal de l'employé;
• Numéro de la période de paie;
• Date du chèque (affiche la date telle qu'inscrite lors du calcul du salaire, peu importe le type de paiement, et cette date est modifiable);
• Numéro du chèque (permet de saisir le numéro des chèques manuels tandis que les numéros pour les chèques salaires, informatiques ou pour les dépôts directs seront créés automatiquement à l'enregistrement des paiements approuvés);
• Approuvé (cocher la case pour approuver le paiement ou décocher pour ne pas approuver si des modifications doivent être faites dans le calcul du salaire).

Le bouton Approuver tous les paiements

Permet d'approuver tous les paiements affichés dans la grille.

Le bouton Enregistrer

Permet d'enregistrer tous les paiements approuvés et les opérations suivantes sont automatiquement effectuées par Concept Caméléon : l'envoi des paies dans l'historique des salaires, l'augmentation des cumulatifs des employés, l'augmentation du montant des vacances si cumulé, l'ajout des écritures comptables à l'auxiliaire des salaires, l'ajustement des accumulateurs dans le dossier de l'employé, la création du fichier de transactions de dépôts directs (si le type de paiement «Dépôt direct» est utilisé) et l'affichage de la fenêtre de distribution des dépenses salaires aux projets (si la case «Lien avec la gestion des salaires» est cochée) dans les «Préférences du système» sous l'onglet «Projets».

Création du fichier de dépôts directs

Un fichier des transactions de dépôts directs est bâti lors de l'enregistrement des paiements approuvés, et ce, pour tous les employés qui sont identifiés comme devant être payés par dépôts directs.

Chacun des salaires approuvés à l'émission des paiements se retrouvera dans le fichier de dépôts directs s'ils doivent être rémunérés par ce type de paiement. Le système permet d'imprimer, si désiré, le fichier des transactions contenant :

• Le nom et numéro de séquence du fichier de dépôt direct;
• Son emplacement sur le disque dur;
• Le nombre de paies/employés qui le compose;
• Le total des salaires à payer.

*** Attention *** Écraser ou non un fichier de dépôts directs existant ?

Selon qu'un fichier de dépôts directs existe déjà ou non dans le dossier de la compagnie, une boîte de message s'affichera demandant d'indiquer si l'on veut l'écraser pour en créer un nouveau contenant seulement les derniers paiements approuvés ou ajouter les derniers paiements approuvés à ceux du fichier existant, ou encore ne pas toucher au fichier existant en annulant le transfert des derniers paiements approuvés dans le fichier existant. Donc, si le fichier n'existe pas encore il sera créé, mais s'il existe il faudra prendre une des décisions suivantes :

Le bouton Écraser le fichier doit être utilisé pour détruire le fichier existant et en créer une nouvelle version contenant seulement que les derniers paiements approuvés et enregistrés. Une des raisons pour laquelle on voudrait détruire un fichier existant pourrait être parce qu'il contient des paiements qui ont déjà été envoyés à l'institution bancaire et traités par cette dernière.

Seule l'utilisation du bouton Écraser le fichier entraîne l'incrémentation automatique du numéro de séquence du fichier de dépôts directs de un (1). Sachant que certaines institutions bancaires exigent qu'on n'utilise pas deux fois le même numéro de séquence ou encore que l'on saute des numéros, il est important de choisir le bon «bouton» pour répondre à la question demandée.

Le bouton Ajouter au fichier doit être utilisé pour ajouter les derniers paiements approuvés à ceux qui sont déjà dans le fichier de dépôts directs. La raison pour laquelle on voudrait ajouter des paiements dans le fichier existant est tout simplement parce que ceux qui y sont déjà n'ont toujours pas été envoyés à l'institution bancaire donc ne doivent pas être détruits.

Le bouton Annuler doit être utilisé pour ne pas modifier le fichier existant. Une des raisons pour laquelle on voudrait ne pas modifier le fichier existant est tout simplement parce qu'on ne veut pas envoyer les paiements à l'institution bancaire.

Concept Caméléon ne valide pas les numéros de compte ou de transit. Il est important de vérifier le rapport de «Contrôle du fichier de dépôts directs» avant d'envoyer le fichier de dépôts directs à l'institution bancaire. La seule façon de corriger les paiements contenus dans le fichier de dépôts directs est de les annuler et de tout recommencer le processus à partir du calcul des salaires. Voir les sections «Contrôle du fichier de dépôts directs» et «Annulation des paiements» de ce guide pour plus d'informations.

La fenêtre «Aide mémoire»

Dans cette fenêtre, il est possible d'effectuer l'une des opérations suivantes :

• Impression des chèques;
• Impression de tous les relevés de dépôts directs;
• Envoi des confirmations de dépôts directs par courriel aux employés;
• Impression des relevés de dépôts directs non envoyés par courriel;
• Impression de tous les relevés de dépôts directs par institutions bancaires;
• Impression du rapport de contrôle du fichier de dépôts directs.

Pour modifier les modèles de formulaires utilisés pour l'impression des chèques ou des dépôts directs, voir la section « Générateur de formulaires» de ce guide.  Le choix du formulaire à utiliser par défaut se fait dans les «Constantes des salaires».

Distribution du montant des salaires aux projets

Pour utiliser la distribution des dépenses salaires aux projets, la case «Lien avec la gestion des salaires» doit être cochée dans l'onglet «Projets» des «Préférences du système» sous le menu «Utilitaires». Si un ou plusieurs employés sont rattachés à des projets, la fenêtre de distribution des projets apparaîtra lors de la fermeture de la fenêtre «Aide mémoire» pour offrir à l'utilisateur la possibilité de consulter ou modifier la distribution de toutes les dépenses reliées aux salaires selon les comptes de grand livre du département de l'employé. La distribution dans les projets est extra-comptable. Il sera possible de sortir un historique des feuilles de temps pour un projet en particulier. Voir la section «Projets» de ce guide pour plus de renseignements sur la gestion des coûts des projets. Lorsque l'option {003 - Salaires par feuilles de temps (Construction)} est installée, la distribution se fait selon les comptes de grand livre du département inscrit dans chacune des feuilles de temps. Il est à noter que le montant total des bénéfices marginaux sera automatiquement distribué au projet inscrit dans la première feuille de temps de l'employé.