Projets

La maintenance des projets permet la création d'un nouveau projet ou la modification d'un projet existant. Un projet peut être par la suite, assigné à un client, un fournisseur ou un employé via le menu «Dossiers -> Clients, Fournisseurs ou Employés». Selon les paramètres de l’onglet «Projets» du menu «Utilitaires -> Configuration -> Préférences du système», le code de projet est utilisé par le système de facturation (client et fournisseur) et/ou de calcul des salaires pour accélérer l’inscription des transactions au projet. Concept Caméléon tient à jour des statistiques globales des revenus et dépenses pour chacun des projets. Ces statistiques peuvent être consultées pour les projets en cours, terminés, ou pour tous les projets. De plus, un projet peut contenir les montants budgétés de dépenses et de revenus si l'option {Salaires par feuilles de temps (Construction)} est installée.

Code du projet

Entrer un nouveau code alphanumérique d'un maximum de 10 caractères pour créer un projet, ou effectuer une recherche des projets existants à l’aide de la touche F5 ou en cliquant sur la «Loupe» pour consulter les projets existants.

Description

Entrer une description relative au projet d'un maximum de 30 caractères. Cette description apparaît sur les différents rapports relatifs aux projets.

Client {Option Salaires par feuilles de temps (Construction)}

Entrer le code du client ou effectuer une recherche des clients existants à l'aide de la touche F5 ou en cliquant sur la «Loupe». Cliquer sur le libellé «Client» pour créer ou modifier un dossier de client. Une fois le code du client sélectionné, son nom s'affiche automatiquement ainsi que le code et le nom du vendeur tel qu'inscrit dans la fiche du client. Le code et le nom du client apparaissent seulement dans la gestion des projets.

Vendeur {Option Salaires par feuilles de temps (Construction)} et {Option Commissions aux vendeurs}

Entrer le code du vendeur ou effectuer une recherche des vendeurs existants à l'aide de la touche F5 ou en cliquant sur la «Loupe». Cliquer sur le libellé «Vendeur» pour créer ou modifier un dossier de vendeur. Le code de vendeur inscrit dans un projet est utilisé pour produire le rapport «Liste des commissions des vendeurs par projet» si l'option {Commission aux vendeurs} est installée.

Type de projet

Sélectionner le type de projet, soit «Non applicable», «Public», «Privé» à titre d'information. Le type de projet apparaît seulement dans la gestion des projets.

Débuté le…

La date du jour s'affiche automatiquement lors de la création d'un projet. Saisir la date à laquelle le projet débute selon le format JJ/MM/AAAA. La date de début du projet est obligatoire. Cette date apparaît sur les rapports «Liste des projets» et «Évaluation des projets en cours - {Option Salaires par feuilles de temps (Construction)}».

Fin prévue…

Saisir la date à laquelle la fin du projet est prévue selon le format JJ/MM/AAAA. Cette date apparaît seulement dans la gestion des projets.

Terminé le…

Saisir la date à laquelle le projet se termine selon le format JJ/MM/AAAA. Cette date permet de consulter la «Liste des projets», «l'Évaluation des projets en cours - {Option Salaires par feuilles de temps (Construction)}» et la «Liste des commissions des vendeurs par projet - {Option Commission aux vendeurs}», pour les projets en cours, terminés, ou pour tous les projets.

Ce champ doit être vide tant et aussi longtemps que le projet n'est pas terminé, car il est impossible d'ajouter des transactions à un projet déjà terminé. Seuls les projets ayant une date «Terminé le» peuvent être supprimés. Attention! La destruction d'un projet entraîne aussi la destruction de toutes les transactions s'y rapportant. Vous pouvez imprimer les rapports reliés au projet à détruire si vous désirez en conserver les statistiques. Un projet détruit ne peut pas être récupéré.

Limite soumission

Saisir la date de fermeture des soumissions selon le format JJ/MM/AAAA. Cette date apparaît seulement dans la gestion des projets.

Visite

Ce champ permet d'inscrire des commentaires concernant la visite du site du projet (maximum de 30 caractères). Cette information apparaît seulement dans la gestion des projets.

Fermeture

Ce champ permet d'inscrire des commentaires concernant la fermeture du projet (maximum de 30 caractères). Cette information apparaît seulement dans la gestion des projets.

Responsable

Entrer le nom et les numéros de téléphone, de cellulaire et de télécopieur du responsable du projet. Le nom du contact apparaît sur les rapports «Liste des projets», «Évaluation des projets en cours», «Liste des comptes-clients par projet» et «Consultation des transactions d'un compte-client par projet». Note : Ces trois derniers rapports requièrent l'option {Salaires par feuilles de temps (Construction)}»

Surintendant

Entrer le nom et les numéros de téléphone et de cellulaire du surintendant du projet. Cette information n'apparaît sur aucun rapport.

Site et Divers {Option Salaires par feuilles de temps (Construction)}

Dans le champ «Site» l'on peut entrer le numéro et la rue de l'emplacement du projet et l'on peut utiliser le champ «Divers» pour inscrire la ville, province ou autre. Les champs «Site» et «Divers» peuvent apparaître sur les rapports «Liste des projets», «Liste des comptes-clients par projet» et «Consultation des transactions d'un compte-client par projet».

Commentaires

Cet espace est disponible pour entrer un commentaire ou une description relative au projet. Ce commentaire peut apparaître sur les rapports «Liste des projets», «Liste des comptes-clients par projet» et «Consultation des transactions d'un compte-client par projet». Note : Ces deux derniers rapports requièrent l'option {Salaires par feuilles de temps (Construction)}».

Tous les champs décrits ci-dessus, à l'exception des champs «Type de projet», «Limite soumission», «Visite», «Fermeture» et «Commentaires» peuvent être ajoutés dans la section «En-tête» des formulaires de type «Bon de livraison», «Soumission», «Commande» et «Facture» si l'option {Salaires par feuilles de temps (Construction)} est installée..

En plus des heures et montants estimés, les statistiques sont présentées pour la période en cours et le total à ce jour. La différence entre les montants estimés et les pourcentages réalisés à ce jour est présentée au bas de chaque colonne. Une colonne «Bénéfices» permet d’établir la profitabilité du projet. Les estimations et statistiques apparaissent dans les rapports «Liste des projets» et «Évolution des projets».

Dans le cas où l'option {Salaires par feuilles de temps (Construction)} est installée et qu'un budget est entré, les champs pour l'estimation des «Heures», «Revenus» et «Dépenses» peuvent être laissés vides, car ces informations pourront être mises à jour lors de la sauvegarde du budget. Référez-vous à la section «Saisie du budget» un peu plus loin dans ce document. Le montant des revenus estimés peut aussi provenir du transfert du détail de l'estimation du projet via le menu «Projets -> Estimation et suivi des projets» si l'option {Estimation et suivi des projets} est aussi installée.

Heures estimées

Entrer le nombre d’heures estimées pour ce projet.

Revenus estimés

Entrer le montant estimé des revenus pour ce projet.

Dépenses estimées

Entrer le montant estimé des dépenses pour ce projet.

Le budget contient les comptes de grand livre des revenus et dépenses affectés par ce projet ainsi que les sommes budgétées. Un budget peut être groupé par phase, par opération et/ou par date. La date du jour est utilisée lorsque l'on ne veut pas étaler un budget sur un intervalle de dates. Plus le budget est détaillé, plus les rapports «Liste des budgets», «État des résultats du budget» et «Rapport d'évolution comparatif» seront détaillés. Le budget peut être ajusté en tout temps lorsque le projet est en mode d'édition ou d'ajout.

Les revenus du budget peuvent aussi provenir du transfert du détail de l'estimation du projet via le menu «Projets -> Estimation et suivi des projets» si l'option {Estimation et suivi des projets} est installée. Il est possible de transférer les montants totaux budgétés dans les cases des montants estimés du projet.

Les particularités de la grille du budget sont :

Le sélecteur de colonnes

Permet d'afficher ou de cacher les colonnes. Le sélecteur se situe dans le coin supérieur gauche de la grille.

La case «Activer le système de tri et de regroupement (avancé)» doit être cochée pour utiliser les fonctions groupement, tri et filtres de données.

Le groupement de l'information par colonne

Glisser un titre de colonne dans la partie supérieure de la grille pour grouper son information.

Le tri des données

Cliquer sur le titre d'une colonne pour trier son contenu en ordre croissant ou décroissant.

Le filtre des données

Cliquer sur la «flèche» à droite du titre d'une colonne pour filtrer son contenu ou encore cliquer sur Personnaliser pour définir un filtre avec plus d'un critère de sélection. Un filtre personnalisé peut être sauvegardé dans un fichier pour usage ultérieur. Le sélecteur de filtre affiché dans le coin inférieur gauche permet d'activer ou de désactiver le filtre désiré.

Le bouton Exporter

Permet d'exporter le contenu de la grille dans un fichier de type Excel (XLS), Excel (XLSX), Texte, HTML, XML, Excel par courriel (XLS), Excel par courriel (XLSX) et CSV.

Le bouton Visualiser

Permet d'afficher le contenu de la grille dans une «Page Web».

Le bouton Importer un budget existant

Permet d'importer le budget d'un autre projet afin de l'annexer au budget qu'on est à inscrire. L'importation d'un budget existant accélérera l'entrée du budget courant. Il est possible d'importer plus d'un budget. Le budget ainsi créé peut être modifié au besoin.