Estimation et suivi des projets {Option Estimation et suivi de projets}

Cette option permet de créer rapidement et facilement des estimations et d'imprimer celles-ci avec un logo de l'entreprise. Les estimations peuvent être groupées par division, par phase et par opération dans la grille. Pour les entreprises du secteur de la construction ou autres, il est possible d'importer plus de 730 phases et près de 30 divisions du «Devis directeur national (DDN)» par le menu «Projets -> Maintenance des dossiers -> Phases des projets». Plusieurs statistiques sont présentées afin de permettre à l'estimateur de bien évaluer les coûts. Lorsque l'estimation est acceptée, il suffit de transférer celle-ci dans le budget du projet. Le transfert s'effectue automatiquement d'un simple clic. Avec les différents rapports du budget, il est alors facile de comparer les données réelles du budget et d'en obtenir les écarts en dollars et en pourcentage.

On doit définir les paramètres de configuration avant de créer une première estimation. Voir la section «Onglet Configuration» un peu plus loin dans ce document.

Les données de l'estimation sont groupées en 4 sections, telles la section de l'entête, la grille du détail de l'estimation, la visualisation des statistiques, annotations, paiements et annexes, et la section des sous-totaux, frais additionnels, taxes et totaux.

Entête de l'estimation

Numéro

Identifier de façon unique chaque estimation (maximum 15 caractères alphanumériques). Dans la case suivante, saisir une description pour l'estimation (maximum 40 caractères alphanumériques). Cette description s'affiche dans la fenêtre de recherche des «Estimations». Pour consulter une estimation existante, saisir son numéro ou cliquer sur la «Loupe» pour effectuer une recherche.

Projet

Le code de projet est obligatoire seulement si l'on veut transférer le détail de l'estimation au budget d'un projet qui n'a pas encore de budget. Saisir le code d'un projet existant ou cliquer sur la «Loupe» ou appuyer sur F5 pour effectuer une recherche. La description et le site du projet s'affichent automatiquement sur sélection du code de projet. Cliquer sur le libellé «Projet» pour créer ou modifier un projet. L'impression de l'estimation affiche la description du projet et son site dans l'entête du rapport, et ce, sur chaque page.

Seul un projet n'ayant pas de budget peut être sélectionné.

Client

Le code du client est obligatoire. Saisir le code du client ou appuyer sur F5 ou cliquer sur la «Loupe» pour effectuer une recherche. Cliquer sur le libellé «Client» pour créer ou modifier un dossier de client. En mode «Ajout», les noms du client et de son contact s'affichent automatiquement sur sélection du code client. En mode «Éditer», seul le nom du client est récupéré sur sélection de son code. Si le nom du contact provenant de la fiche client ne représente pas le nom de la personne qui doit signer le projet d'estimation, le modifier manuellement au besoin, car c'est ce nom qui s'affiche sur la dernière page du rapport de l'estimation pour demander une signature. De plus, l'impression de l'estimation affiche le nom et les coordonnées du client dans l'entête du rapport, et ce, sur chaque page.

Date

La date système s'affiche automatiquement lors de l'ajout d'une estimation. On peut la modifier au besoin. L'impression de l'estimation affiche cette date dans l'entête du rapport, et ce, sur chaque page.

Préparé par

Le nom de l'utilisateur présentement connecté s'affiche automatiquement lors de l'ajout d'une estimation (le nom provient de la «Gestion des mots de passe»).. Si cet utilisateur ne représente pas le nom de la personne qui doit signer le projet d'estimation, le modifier manuellement au besoin, car c'est ce nom qui s'affiche sur la dernière page du rapport de l'estimation pour demander une signature.

Une fois l'édition de l'entête terminée, on peut saisir le détail de l'estimation en cliquant sur le bouton Édition de l'estimé suivi de la touche Tab ou Entrée pour ajouter une première ligne à la grille d'édition de l'estimé. Voir la section «Édition de l'estimé» un peu plus loin dans ce document.

Grille du détail de l'estimation

Le groupement de l'information par colonne

Pour grouper les données de la grille selon l'information d'une colonne spécifique, glisser son titre dans la partie supérieure de la grille.

Les boutons Grouper et Dégrouper permettent de réduire ou de développer l'affichage des données groupées.

Le sélecteur de colonnes

Permet d'afficher ou de cacher les colonnes. Le sélecteur se situe dans le coin supérieur gauche de la grille.

Le tri des données

Cliquer sur le titre d'une colonne pour trier son contenu en ordre croissant ou décroissant.

Le filtre des données

Cliquer sur la «flèche» à droite du titre d'une colonne et sélectionner les valeurs désirées pour filtrer l'affichage des données dans la grille.

Le bouton Transfert au budget

Permet de transférer l'estimation dans le budget du projet préalablement sélectionné.

Une fois l'estimation transférée au budget d'un projet, la mention «Consultation seulement (budget existant au projet)» s'affiche dans le coin supérieur droit de l'estimation.

Le bouton Exporter

Permet d'exporter le contenu de la grille dans un fichier de type Excel (XLS), Excel (XLSX), Texte, HTML, XML, Excel par courriel (XLS), Excel par courriel (XLSX) et CSV.

Le bouton Visualiser

Permet d'afficher le contenu de la grille dans une «Page Web».

Visualisation des statistiques, annotations, paiements et annexes

Affiche les profits, sous forme de graphique, pour chacun des types de statistique inscrits dans l'onglet «Configuration» de la fenêtre de l'estimation. Ce graphique s'imprime automatiquement lorsque l'on demande une «Copie de l'estimateur» à l'impression de l'estimation.

Affiche le texte de l'annotation sélectionnée dans la grille du détail de l'estimation ainsi que ses paramètres d'impression. Une annotation peut être imprimée avec un encadré, en caractères gras, centrée sur la ligne, avec fond gris, ou encore alignée sur la gauche de la colonne de description du produit. De plus, la case à cocher «Paiements en dessous» permet d'indiquer sous quelle annotation les conditions de paiement seront imprimées.

Permet de saisir les dates de paiement avec une description. Le paiement peut être présenté en pourcentage et/ou en dollars. Lors de l'impression de l'estimation, les paiements s'affichent sous l'annotation dont la case à cocher «Paiements en dessous» est cochée.

Saisir le texte de l'annexe ou cliquer sur la «Loupe» pour sélectionner une annotation préalablement créée par le menu «Dossiers->Annotations». Ce texte s'affiche sur la dernière page du rapport de l'estimation sous les signatures.

Sous-totaux, frais additionnels, taxes et totaux

La méthode de calcul des frais additionnels est la suivante : Les frais additionnels #2 sont calculés sur le sous-total plus les frais additionnels #1, et ainsi de suite.

Une fois l'édition de l'entête terminée, le bouton Édition de l'estimé permet de saisir ou de modifier le détail de l'estimation. Le système demande alors d'entrer ou de modifier la phase, l'opération, la date, le produit avec sa quantité et son unité de vente, sa superficie et son unité de mesure, le type de statistique et le prix de vente.

La colonne «Description du produit» affiche la «Description française» suivie du texte saisi dans l'information supplémentaire #9 de la fiche du produit. Ce qui permet d'obtenir une description de produit de 60 caractères alphanumériques. Pour les fiches clients, dont la langue, est définie à «Seconde» la colonne «Description du produit» affiche la «Description langue seconde» suivie du texte saisi dans l'information supplémentaire #10 de la fiche du produit.

Le bouton Édition de l'estimé est accessible tant qu'il n'y a pas de budget d'inscrit pour le projet sélectionné dans l'entête de l'estimation.

[+] Annotation

Dans la colonne du code de produit, on appuie sur la touche + pour ajouter une annotation. Saisir le texte de l'annotation ou cliquer sur la «Loupe» pour sélectionner une annotation préalablement créée par le menu «Dossiers->Annotations». Cliquer sur le bouton Appliquer pour sauvegarder l'annotation.

Les cases à cocher «Encadrement», «Caractères gras», «Centrer le texte», «Fond grisé», et «Aligner sous description» vous permettent de déterminer l'apparence et l'emplacement des annotations à l'impression. La case à cocher «Paiements en dessous» permet d'indiquer sous quelle annotation les conditions de paiement seront imprimées.

Le bouton Importer le détail d'un estimé

Permet d'importer le détail d'un estimé existant. Plusieurs détails d'estimation peuvent être importés.

Le bouton Enregistrer

Permet de sauvegarder les modifications du détail de l'estimé et de retourner à l'onglet «Estimation».

Le bouton Annuler

Permet d'annuler les modifications du détail de l'estimé et de retourner à l'onglet «Estimation».

Cette option permet d'imprimer l'estimation sous forme sommaire ou détaillée. Les cases à cocher vous permettent de sélectionner ou non l'information à inclure lors de l'impression.

Cliquez ici afin d'obtenir un exemple d'une estimation détaillée.

Type d'impression

Le type «Sommaire» imprime les totaux par phase et division et les annotations uniquement et le type «Détaillé» imprime le détail de l'estimé avec les totaux.

Copie de l'estimateur

Imprime le libellé «Copie de l'estimateur» sur un fond rouge dans le coin supérieur droit de chaque page. La «Copie de l'estimateur» contient une colonne supplémentaire pour le «Profit %» ainsi qu'une page pour le graphique des statistiques de l'estimation.

Imprimer le logo de la compagnie

Imprime le logo de la compagnie dans le coin supérieur gauche de chaque page.

Imprimer la quantité et l'unité de vente

Imprime les titres et les données des colonnes «Quantité» et «Unité de vente».

Imprimer le prix de vente

Imprime le titre et les données de la colonne «Prix de vente».

Imprimer la superficie et la mesure

Imprime les titres et les données des colonnes «Superficie» et «Mesure».

Imprimer l'entête à chaque page

Si cette case n'est pas cochée, l'entête s'imprime seulement sur la première page.

Périphérique de sortie

Permet de sortir l'estimé à l'écran, sur l'imprimante, dans un fichier texte, dans un fichier PDF ou de l'expédier par courriel. L'expédition par courriel est possible si la configuration a été effectuée dans l'onglet «Internet» du menu «Outils -> Configuration de la station».

Permet de définir certains paramètres de configuration, tels les frais additionnels, les types de statistiques (ex.: matériel, main d'oeuvre, etc.), le titre pour l'estimation, le numéro de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ) et le logo de l'entreprise. Ces paramètres seront utilisés pour chacune des estimations.

Code de produit des frais additionnels #1 à #3

Saisir le code du produit ou effectuer une recherche des produits existants à l'aide de la touche F5 ou en cliquant sur la «Loupe». Cliquer sur le libellé «Code de produit des frais additionnels» pour créer ou modifier un dossier de produit et service. La description et les profits des frais additionnels s'affichent dans la section des totaux du rapport de l'estimation.

La méthode de calcul des frais additionnels est la suivante : Les frais additionnels #2 sont calculés sur le sous-total plus les frais additionnels #1, et ainsi de suite.

Profits

Saisir le pourcentage de profit pour chacun des frais additionnels.

Statistiques - Type 1 à 5

Saisir jusqu'à 5 types de statistiques désirées (ex. : fabrication, main-d'oeuvre, matériel, etc.).

On peut modifier la fiche des produits et services pour sélectionner le type de produit selon les 5 types de statistiques créés dans l'estimation et définir leur facteur de superficie et leur unité de mesure dans l'onglet «Estimation» du menu «Dossiers->Produits et Services».

Logo de l'entreprise pour impression

Cliquer sur le bouton Parcourir pour afficher tous les fichiers de type .BMP (format d'image généralement utilisé sous la plate-forme Windows) qui se trouvent dans le dossier présenté par défaut. Si le fichier que vous voulez ouvrir ne se trouve pas dans le dossier présenté, cliquer sur celui-ci pour regarder dans un autre dossier. Double-cliquer sur le fichier à ouvrir. Le bouton Retirer permet de retirer le logo affiché. Lors de l'impression de l'estimation, on peut afficher le logo de l'entreprise dans l'entête du rapport, et ce, sur chaque page.

Titre

Saisir un titre pour l'impression de l'estimation (maximum 30 caractères alphanumériques). Le titre s'affiche dans le coin supérieur droit de chaque page du rapport de l'estimation, mais ne s'affiche pas s'il s'agit de la copie de l'estimateur.

Numéro RBQ

Pour les détenteurs d'une licence de la Régie du bâtiment du Québec, inscrire une description suivie du numéro de RBQ (ex. : RBQ : 9999-9999-99). Le numéro de RBQ s'affiche dans le coin supérieur droit de chaque page du rapport de l'estimation.