AUXILIAIRE DES VENTES ET DES RECETTES

L'auxiliaire des ventes et des recettes, accessible sous le menu «Facturation», accumule les données comptables détaillées pour chacune des factures, des crédits et chacun des encaissements effectués dans un format de colonnes représentant les débits et les crédits. L’auxiliaire produit un sommaire cumulé des ventes et des recettes, un sommaire de l’auxiliaire des ventes, le détail des ventes, le sommaire des recettes et finalement le détail des recettes.

Il est possible de consulter ou imprimer le rapport de cet auxiliaire en tout temps. Pour mettre à jour le grand livre, il faut obligatoirement sélectionner «Mise à jour» comme type d’opération pour reporter le contenu de l'auxiliaire au grand livre.

De façon générale, un report au grand livre est fait à chaque dépôt effectué à la banque. Cette façon de fonctionner facilite la vérification du bordereau de dépôt et la conciliation bancaire.

Attention ! La procédure de mise à jour de l'auxiliaire met à jour plus d'un fichier de données, c'est pourquoi il est fortement recommandé de faire une copie de sauvegarde avant d'effectuer cette procédure.

Dernier auxiliaire imprimé avec mise à jour

Indique le numéro du dernier auxiliaire des ventes et des recettes qui a été imprimé avec mise à jour au grand livre.

Type d'opération : Consultation, Mise à jour ou Réimpression

La «Consultation» permet de consulter le contenu de l’auxiliaire courant sans effectuer de mise à jour au grand livre. La «Mise à jour» permet d'imprimer l’auxiliaire et reporter son contenu au grand livre ou une partie de son contenu si une date est spécifiée pour les transactions à inclure. Les entrées reportées au grand livre suite à une mise à jour de l'auxiliaire courant sont automatiquement retirées de ce dernier et transférées dans un historique d'auxiliaires. La «Réimpression» permet d'imprimer les auxiliaires de l'historique, c'est-à-dire ceux déjà reportés au grand livre.

Numéro de séquence à réimprimer (1 à 999999)

Si l'opération sélectionnée est «Réimpression» il faut préciser le numéro de séquence de l'auxiliaire à réimprimer. On retrouve ce numéro dans le coin supérieur droit de chaque auxiliaire imprimé avec mise à jour.

Inclure les transactions jusqu'au ... (Blanc pour toutes)

Il est possible d’obtenir les transactions jusqu’à une date donnée. Dans le cas où aucune date n’est inscrite, toutes les transactions sont incluses dans le rapport de l’auxiliaire. Il est possible de rendre obligatoire la saisie d'une date des transactions à inclure lors de la mise à jour de l'auxiliaire. Il suffit de cocher la case du même nom sous l'onglet «Général» dans la fenêtre des préférences du système qui est accessible sous le menu «Utilitaires ‐> Configuration ‐> Préférences du système ‐> Modification».

Précision sur la date à inscrire dans «Inclure les transactions jusqu'au ...»

Il est possible de consulter et / ou reporter l'auxiliaire en partie seulement. Par exemple, si vous désirez reporter toutes les transactions inscrites jusqu'au 30 septembre. Les transactions qui possèdent une date ultérieure ne seront pas reportées. Cette fonctionnalité est très utile pour les chevauchements de périodes.

De plus, il est possible de reporter les transactions dans la période courante ou précédente. Par exemple, vous vous rendez compte que vous avez oublié d'entrer une transaction et celle-ci doit être reportée au grand livre dans la période précédente (qui est fermée). Il suffit de l'inscrire comme à l'habitude et de bien mentionner la date réelle de la transaction. Par la suite, reportez l'auxiliaire jusqu'à la date de cette transaction. Spécifiez que vous désirez le report dans la période précédente. La mise à jour de l'auxiliaire reportera les transactions jusqu'à la date entrée dans la période précédente et ajustera l'âge des comptes-clients de la période précédente en conséquence.

La mise à jour de l'auxiliaire des ventes et des recettes a des répercussions sur l'âge des comptes-clients. Celui-ci est tenu à jour selon le report au grand livre. Vous pouvez donc imprimer votre âge des comptes-clients après la fermeture de période.

Report dans la période : Courante ou Précédente

Lors de la mise à jour, il est possible de reporter les transactions au grand livre, dans la période «Courante» ou «Précédente». Ceci permet de reporter des corrections ou des transactions oubliées la période comptable précédente.

Type de rapport : Sommaire ou Détaillé

Le rapport «Sommaire» n’imprime que l’auxiliaire sommaire. Le rapport «Détaillé» imprime, en plus du sommaire, le détail de chacune des transactions. L'icône d'engrenage permet d'enregistrer (au niveau de la station de travail et non au niveau de l'utilisateur) votre préférence pour le type de rapport, soit «Sommaire» ou «Détaillé».

Le choix du type de rapport n’a pas d’impact sur la méthode de report des entrées de l’auxiliaire au grand livre. Le report des entrées au grand livre s’effectue toujours selon la méthode sélectionnée sous l'onglet «Général» dans la fenêtre des préférences du système qui est accessible sous le menu «Utilitaires ‐> Configuration ‐> Préférences du système ‐> Modification».

Périphérique de sortie

Concept Caméléon offre plusieurs périphériques pour la sortie des documents. La liste des périphériques offerts dépend des options installées et de la configuration de la station.

Lorsque le type d'opération sélectionné est «Mise à jour», seule l'imprimante est disponible à moins que l'option {Gestion des archives corporatives} est installée, le rapport de mise à jour de l'auxiliaire peut alors être dirigé vers les archives corporatives en format PDF. La fenêtre de gestion des archives corporatives est accessible sous le menu «Outils».