RAPPORT DE FERMETURE DE CAISSE (Z)
Le rapport de fermeture de caisse (Z) permet d’inscrire un décompte du tiroir-caisse. À partir de ces informations, un rapport qui compare le décompte avec les données cumulées depuis la dernière mise à jour du rapport de fermeture de caisse (Z) peut être imprimé afin de s’assurer que le tiroir-caisse balance.
Le rapport de fermeture de caisse (Z) est visible lorsque la case «Activer le système de gestion de caissiers» est cochée dans les «Préférences du système» sous l'onglet «Point de vente/divers» de l'onglet «Facturation». De plus, il est possible de cocher la case «Mettre à jour le Z de caisse lors des encaissements». Cette fonctionnalité permet de cumuler les montants encaissés liés à un tiroir-caisse. Avant d’utiliser cette option, il est important de configurer la ou les stations reliées à un tiroir-caisse. Pour ce faire, un numéro de tiroir-caisse logique doit être inscrit dans la configuration de la station à l’onglet «Tiroir-caisse / Facturation». La section «Configuration de la station» du guide de l’utilisateur donne plus de détail sur cette fonctionnalité. Lorsque la station est liée à un tiroir-caisse et que la case «Mettre à jour le Z de caisse lors des encaissements» est cochée, les montants perçus à la facturation et lors des encaissements sont automatiquement associés au tiroir-caisse logique.
Numéro du tiroir-caisse
Inscrire le numéro du tiroir-caisse à consulter ou à fermer (mettre à jour).
Type d’opération
Les deux choix possibles sont «Consultation» et «Mise à jour».
Inclure les transactions jusqu'au (Blanc pour toutes)
Il est possible de faire une consultation ou une mise à jour partielle du rapport de fermeture de caisse (Z). Pour ce faire, tout simplement inscrire jusqu'à qu'elle date les transactions doivent être incluses pour consultation ou mise à jour.
La consultation peut être effectuée en tout temps, sans pour autant retirer les informations.
Dans le cas d’une mise à jour, après avoir répondu «Oui» à la question «Désirez-vous procéder avec la mise à jour?» , le rapport de caisse est vidé de son contenu et le solde à la fin du décompte est ainsi conservé comme solde du début pour le prochain décompte de caisse. Dans le cas où la réponse est «Non» à la question «Désirez-vous procéder avec la mise à jour?», les montants encaissés pour le tiroir-caisse seront conservés. Il est impossible de réimprimer un rapport de fermeture de caisse (Z) après une mise à jour.
Périphérique de sortie si le type d'opération est «Consultation»
Concept Caméléon offre plusieurs périphériques pour la sortie du document. La liste offre les options suivantes :
- Écran - Dirige la sortie à l'écran, soit en mode texte ou en mode PDF (Acrobat Reader doit être installé);
- Imprimante - Dirige la sortie à l'imprimante sélectionnée pour le type de rapport;
- Fichier texte - Dirige la sortie dans un fichier texte sur disque. Il faut indiquer l'emplacement et le nom du fichier;
- Fichier PDF (Adobe Reader) - Dirige la sortie dans un fichier PDF (Acrobat Reader). Il faut indiquer l'emplacement et le nom du fichier;
- Coupons/Reçus - Dirige la sortie à l'imprimante coupons sélectionnée dans la configuration de la station.
Périphérique de sortie si le type d'opération est «Mise à jour»
La liste offre les deux options suivantes :
- Imprimante - Dirige la sortie à l'imprimante sélectionnée pour le type de rapport;
- Fichier PDF (Adobe Reader) - Dirige la sortie dans un fichier PDF (Acrobat Reader). Il faut indiquer l'emplacement et le nom du fichier;
- Coupons/Reçus - Dirige la sortie à l'imprimante coupons sélectionnée dans la configuration de la station.
- Archives corporatives (PDF) - Si l'option {Archives corporatives} est installée, il est possible d'enregistrer le rapport en format PDF dans les archives. La description de l'archive contiendra le numéro du tiroir-caisse et le module utilisé pour l'inscription de cette archive est celui de la facturation. Si une date est précisée lors de la mise à jour du rapport de fermeture de caisse elle sera automatiquement reportée dans la colonne «DATE» de l'archive sinon on y retrouvera la date et l'heure système à laquelle la mise à jour du rapport de fermeture de caisse a été effectuée.
La liste des périphériques offerts dépend des options installées et de la configuration de la station.
Étant donné que ce rapport ne peut être réimprimé une fois la mise à jour effectuée, une question vous demandant de confirmer la mise à jour est posée suite à l'impression du rapport. Si le rapport ne s'imprime pas correctement, vous aurez la possibilité de répondre «Non» à la mise à jour et de reprendre l'impression du rapport.
Rapport
Lors de l’impression, deux rapports sont présentés, soit le rapport du décompte de caisse et le rapport de caisse Z.
Le premier rapport «Rapport du décompte de caisse» résume les données entrées par l’utilisateur dans l’onglet du décompte de caisse.
Le deuxième rapport «Rapport de caisse Z» présente les montants encaissés dans Concept Caméléon par le module de facturation ou par l’entrée des encaissements pour le tiroir-caisse sélectionné. Afin de visualiser le détail des transactions effectuées pour le tiroir-caisse, il est possible de consulter le «Rapport des transactions des postes de banque» disponible à partir du menu «Facturation». Ce montant est ensuite comparé avec les montants inscrits dans le décompte de caisse. Si un écart existe entre les encaissements et le décompte de caisse, celui-ci sera présenté. Une autre section est aussi présentée, soit la différence entre le total par compte et le montant total des encaissements effectué dans Concept Caméléon pour le tiroir-caisse sélectionné.
Décompte de caisse
Dans cet onglet, il est possible d’inscrire le décompte du tiroir-caisse. L’information inscrite dans le décompte est utilisée dans le rapport de fermeture de caisse (Z).
Solde du début
Inscrire le montant correspondant au solde du début du tiroir-caisse (fond de caisse) à décompter. Dans le cas où une mise à jour du rapport a déjà été effectuée, le solde de la fin sera automatiquement inscrit. Il est possible de modifier ce montant.
Dépôt
Dans cette colonne, il faut inscrire le décompte à retirer du tiroir-caisse et déposer à la banque. Pour inscrire le décompte de caisse, il s’agit d’inscrire le nombre de pièces de monnaie et le nombre de dollars.
Caisse
Dans cette colonne, il faut inscrire le décompte à conserver dans le tiroir-caisse. Pour inscrire le décompte de caisse, il s’agit d’inscrire le nombre de pièces de monnaie et le nombre de dollars.
Totaux par compte
La colonne présente les comptes de banque utilisés lors de la facturation et des encaissements. À cet endroit, il faut inscrire les montants des autres modes de paiement comme Visa, Master Card, Amex ou paiements directs. De plus, si des dépôts ont été effectués, mais non inclus dans la section «Dépôt», il faut donc inscrire le total des dépôts en question afin que ceux-ci soient considérés dans le rapport de fermeture.