ENTRÉE DES FACTURES / NOTES DE CRÉDIT

La fenêtre d'entrée des factures est accessible de différentes méthodes, entre autres à partir du menu «Facturation - Entrée des factures» ou en passant par la fenêtre des «Transactions de facturation» aussi accessible sous le menu «Facturation».

Lorsque Caméléon est utilisé en mode point de vente, il est possible de demander le mot de passe de l'utilisateur pour chacune des factures émises. Cette façon de fonctionner permet de s'assurer que le NIP (numéro d'identification personnel) soit attribué correctement à chacune des factures émises. Si vous désirez utiliser cette possibilité, il suffit de cocher la case «Confirmer le mot de passe à chaque facture» dans la fenêtre des «Préférences du système».

Si l'on gère un inventaire, l'entrée d'une facture permet de retirer de l'inventaire les quantités des produits quantifiables inscrits sur la facture. Lorsque vous entrez dans cette fenêtre, un numéro de client est exigé. Il est possible d'effectuer une recherche ou de créer rapidement un nouveau dossier client. Se référer à la base de connaissances pour plus de renseignements pour créer rapidement un nouveau dossier client à la facturation.

Entrée des notes de crédit => Pour effectuer une note de crédit, on utilise la fenêtre d'entrée des factures. Il suffit d’inscrire les quantités du ou des produits/services en négatif. Si vous devez rembourser en partie ou en totalité le montant de la facture au client, vous aurez à inscrire le montant remboursé en négatif dans le ou les postes de banque touchés par cette transaction. Il est possible de créditer un ou plusieurs produits lors de la facturation régulière. Exemple : lors d’une vente avec retour d’un produit. Vous remarquerez le montant en négatif de l'item en crédit. Si vous gérez l'inventaire, le fait de placer un item quantifiable en négatif ajoutera celui-ci en inventaire. Si l'item en question est un item à numéro de série ou de lot {Option Gestion des lots}, le système vous demandera d'entrer les numéros de série / lot de façon à les replacer en inventaire. La comptabilisation de la vente en sera affectée.

{Option - Multi-entrepôts}

Concept Caméléon permet de vendre sur une même facture des produits provenant de différents entrepôts. Le générateur de formulaires permet d'imprimer l'entrepôt utilisé pour le retrait de l'inventaire vis-à-vis chacun des produits de la facture. Par défaut, l'entrepôt provient du mot de passe de l'utilisateur. La sélection de l'entrepôt peut se faire à chaque produit ou seulement si rupture de stock selon les paramètres définis dans les «Préférences du système».

Messages d'avertissements

Il est possible de faire apparaître un message lors de l'ajout d'une facture client. Il y a dix messages paramétrables dans les «Préférences du système». D'autres messages peuvent aussi être affichés selon les préférences du système, par exemple, si le client dépasse la limite de crédit, ou des factures non payées dépassent un certain nombre de jours de retard.

{Option - Gestion des expéditions}

Suite à la sélection du code client, les expéditions en attente d'être facturées sont affichées permettant à l'utilisateur de sélectionner ceux à inclure dans la facture. Plus plus de renseignements sur la gestion des expéditions se référer au guide de référence disponible dans la section «Ressources» du Portail CAMinfo.

Sélection d'une transaction ouverte (soumission, commande ou facture ouverte)

Après la sélection du client, si vous avez indiqué dans les «Préférences du système» que vous désirez utiliser la présentation automatique des soumissions et commandes ou des factures ouvertes si l'option {Facturation sans inventaire} est installée, une fenêtre présente une liste de ces dernières. Sélectionner la transaction à facturer.

Notez que si vous récupérez une commande qui a été suspendue par l'option «Suspendre une commande» {Option Commande client en suspend}, une autorisation d'un utilisateur ayant les droits de retirer la suspension sera nécessaire pour facturer celle-ci. La personne autorisée devra entrer son mot de passe en guise d'acceptation.

Ajustez au besoin l'information présentée dans l'en-tête de la facture. Se référer à la section «Ajouter une commande client» pour plus de renseignements.

Taux de change {Option - Gestion des devises}

Par défaut, le taux de change est initialisé à la devise inscrite dans le dossier du client. Il suffit ensuite de vendre les produits et services dans la devise du client. Le système génère automatiquement l'écriture comptable dans l'auxiliaire des ventes et des recettes en affectant la variation de la devise dans le compte «Profits / Pertes sur taux de change» inscrit dans les «Informations de la compagnie». Laissez le taux de change à «1.0000» si aucun taux de change ne s'applique. L'usager pourra aussi consulter l'âge des comptes-clients pour chacune des devises.

Date facture

Inscrivez la date de la facture. Par défaut, la date du système est présentée. Si la date entrée n'est pas valide pour la période comptable en cours, vous en serez averti. La date est très importante dans le cas où vous désirez reporter au grand livre une facture oubliée pour la période précédente. Référez-vous à la section traitant de «L'auxiliaire des ventes et des recettes» pour connaître la façon de reporter des factures dans une période précédente.

Projet {Option Salaires avec feuilles de temps (Construction)}

Il est possible de lier un code de projet à une facture. Ceci permet entre autres, après la facturation, de connaître les montants à recevoir par projet.

Retenue sur contrat {Option - Retenues sur contrats}

Inscrivez le pourcentage de retenue établi pour ce contrat. Le montant des retenues à recevoir sera comptabilisé dans le compte de retenues à recevoir inscrit dans le dossier du client et les taxes retenues sur le contrat seront comptabilisées dans les comptes de grand livre identifiés dans la gestion des «Taux de taxes».

Informations clients

D'autres informations sont affichées en bas de l'écran afin de vous permettre de connaître le dossier actuel du client.

Inscription des produits

Se référer à la section «Ajouter une commande client» pour plus de renseignements.

Notes de crédit

Pour créditer un ou plusieurs produits, il suffit d'inscrire les quantités commandées et livrées en négatif. Si le total de la facture est négatif, elle sera reportée dans l'auxiliaire des ventes et des recettes avec comme préfixe de la facture «CDT» pour crédit. Le même préfixe est utilisé pour reporter la facture dans les comptes-clients si celle-ci n'est pas remboursée en entier ou en partie. Sur les relevés de compte, les crédits reportés dans les comptes-clients ont aussi le préfixe «CDT».

Sélection des numéros de lots {Option - Gestion des lots}

Si le produit entré est un produit à numéros de lot, une fenêtre apparaît avec les lots disponibles. Vous devez sélectionner le ou les lots vendus pour cette transaction et ajuster la quantité de la transaction. La quantité entrée doit correspondre au chiffre présenté entre parenthèses.

Plusieurs préférences du système affectent les opérations sur les soumissions, commandes clients et factures ainsi que les préférences personnelles dans les mots de passe des utilisateurs.

Terminer la facture

Sélectionnez l'action «Annuler» pour abandonner la facture en cours. Aucune information n’est alors conservée. Le bouton Terminer permet de compléter la facture. L'écran des totaux de la facture apparaît. Le bouton Garder en commande vous donne la possibilité de garder la facture en commande client au lieu de la terminer, cette fonctionnalité est paramétrable dans les «Préférences du système».

Frais de transport

L'inscription des frais de transport est permise si le client est applicable aux frais de transport. Référez-vous aux «Dossiers maîtres -> Clients» pour savoir comment indiquer que le client est applicable ou non. Le système présente ensuite le sous-total, les taxes et le pourcentage de profit estimé (si autorisé par le mot de passe).

Correction du montant des taxes

Concept Caméléon permet de corriger les montants des taxes au besoin pour les utilisateurs qui ont cet accès dans leur mot de passe.

Appliquer des acomptes ou des crédits

Si Concept Caméléon détecte que des acomptes ont été donnés ou encore que des crédits existent pour le client facturé, cette question vous est posée. Si vous répondez affirmativement, une fenêtre apparaît avec tous les acomptes et les crédits inscrits au compte du client. Il est possible d'appliquer en partie ou en totalité les acomptes et crédits.

Ensuite, le curseur se positionne soit sur le champ «Montant donné» ou sur le premier poste de banque, selon que l'on utilise le calcul de la monnaie ou non selon les «Préférences du système».

Calcul de la monnaie

Le système permet aussi la gestion de la monnaie si celle-ci est activée dans les «Préférences du système». Entrez le montant donné par le client dans le champ «Montant donné (comptant)» et le système calcule automatiquement la monnaie à remettre au client si le montant est supérieur au total de la facture.  Le montant total de la facture est ensuite reporté dans le compte de banque par défaut inscrit dans les «Informations de la compagnie».

Inscription des montants dans les postes de banque

Si le client vous remet un montant pour payer la facture, vous devez l'inscrire dans un ou plusieurs postes de banque (de 1 à 18), selon les informations entrées dans les «Informations de la compagnie». Le montant entré est reporté aux postes de banque sélectionnés. Si la facture n'est pas payée en totalité, le solde dû est reporté aux comptes-clients avec une référence de facture et est comptabilisé dans le poste de comptes-clients défini dans le dossier du client «Facturé à». Il est possible de corriger le poste au besoin, si l'utilisateur y a droit (selon son mot de passe).

Acceptez-vous ces montants ?

En pressant «Non», Concept Caméléon vous retourne à la fenêtre d'entrée des produits où il est possible d'effectuer des changements si nécessaire. Pressez «Oui» si vous désirez terminer la facture client.

Si le client a une interdiction de dépasser la limite de crédit et que celle-ci est effectivement dépassée par la facture courante, une autorisation d'un utilisateur ayant les droits de retirer la suspension sera nécessaire pour facturer celle-ci. La personne autorisée devra entrer son mot de passe en guise d'acceptation.

Numérotation des factures

Deux modes de numérotation des factures sont possibles :

La numérotation automatique, c'est-à-dire que le système numérote les factures à l'aide du compteur de facture inscrit dans les informations de la compagnie. Lors de l'implantation de la compagnie dans Concept Caméléon, le prochain numéro de facture est inscrit dans les «Informations de la compagnie» et par la suite, il augmente de 1 à chacune des factures. Il n'est pas recommandé de modifier le compteur de factures en cours de route.

La numérotation manuelle permet d'entrer vous-même le numéro de la facture. Le système demande d'inscrire ce numéro. Le numéro de la prochaine facture apparaît par défaut. Celui-ci est basé sur le dernier numéro entré. Vous pouvez confirmer ou corriger le numéro. Concept Caméléon vérifie la répétition des numéros et vous empêche d'inscrire un numéro de facture existant dans l'historique des ventes.

Pour la numérotation manuelle, il est impossible de corriger un numéro de facture une fois celui-ci assigné. Assurez-vous donc de toujours entrer le bon numéro.

Gestion des points bonis {Option - Gestion des points bonis}

Cette option permet de calculer sur chaque produit applicable d'une facture les points bonis (en pourcentage) qui seront cumulés dans le dossier du client. Le client pourra utiliser ses points bonis pour payer une prochaine facture.

Ajouter à l'inventaire client {Option - Gestion des contrats}

Avec cette option, Concept Caméléon vous demande si vous désirez inclure les produits de la facture dans l'inventaire du client. Sélectionnez «Oui» si vous désirez ajouter les produits à l'inventaire du client et «Non» pour ne pas transférer les produits.

Distribution des montants des ventes aux projets 

Si dans les «Préférences du système», «Coûts de projet», vous avez sélectionné «Oui» pour le transfert des ventes des produits à la facturation, la fenêtre de distribution des montants de ventes à un projet apparaîtra. Lorsque les entrées aux projets sont terminées, le système retourne au module de facturation.

Imprimer la facture

Une boîte de dialogue vous demandant si vous désirez imprimer la facture. Sélectionnez «Oui» si vous désirez une impression ou «Non» pour ne pas imprimer. Si vous avez demandé l'impression, une boîte peut apparaître si certaines options sont installées sur votre système vous permettant de sélectionner le périphérique.

Imprimer un bon de livraison

Concept Caméléon vous demande si vous désirez imprimer un bon de livraison pour les produits facturés. Sélectionnez «Oui» si vous désirez qu'un bon de livraison soit imprimé ou non pour terminer. Si vous n'imprimez jamais de bons de livraison, il est possible de l'indiquer dans les «Préférences du système». De cette façon, la question ne vous sera jamais posée.