Clients {Option facturation avec ou sans inventaire}

L'onglet «Gestion» dans les dossiers des clients permet d'entrer les renseignements des clients. Ils sont obligatoires afin d'effectuer la facturation.

L'onglet «Liste» offre diverses informations relatives aux dossiers des clients.

L'onglet «Modification des vendeurs attribués» permet de remplacer un code de vendeur par un nouveau.

L'onglet «Fusion de dossiers clients» offre la possibilité de transférer toutes les statistiques et transactions d'un dossier client à un autre.

L'onglet «Changement de codes» permet d'effectuer le changement d'un code client existant pour un nouveau code.

Un dossier de client détruit ne peut pas être récupéré. Concept éléon ne permet pas de détruire le dossier d'un client si son solde n'est pas à zéro, ou si des soumissions ou commandes existent pour ce client. De plus, l'accès à tout historique de ce client sera perdu.

Pour plus de renseignements sur les options built-in citées dans ce document, se référer au «Guide des options de Concept Caméléon» disponible dans le «Portail CamInfo».

Client - obligatoire

Identifier chaque client de façon unique. Ce code peut comporter 10 caractères alphanumériques. Il importe d’établir une certaine charte d’identification des clients et de la respecter par la suite. Pour consulter ou modifier un dossier de client existant, il est possible d'effectuer une recherche parmi les codes existants en appuyant sur F5 ou en cliquant sur .

Clé de recherche

Saisir un texte qui pourra être utilisé pour simplifier la recherche, comme le nom de la compagnie ou le numéro de téléphone. Ce code peut comporter 10 caractères alphanumériques.

Facturé à - obligatoire

Inscrire le code du client à facturer pour toutes les factures du client inscrit dans le champ «Code de client». Il est possible de rechercher un code de client en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si le client est inexistant, on peut le créer en cliquant sur Facturé à. Une fenêtre d'ajout de dossier de client se superposera à la fenêtre initiale. Cliquer sur le bouton «Ajouter» dans la barre de navigation. Lorsque l'ajout est terminé, cliquer sur le bouton «Sauvegarder» puis fermer cette fenêtre avec le "X" rouge afin de revenir à la fenêtre initiale et sélectionner le client «Facturé à».

Devise {Option - Devises étrangères}

Indiquer le code de devise du client. Ce code sera associé au taux de change de la devise lors de la facturation. Il est possible de rechercher une devise en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si la devise est inexistante, on peut la créer en cliquant sur Devise .

Secteur {Option - Ventes par secteurs}

Inscrire le code de secteur associé au client. Ce code sera utilisé à la facturation afin de sélectionner le compte de grand livre de vente du produit si ce dernier est configuré par secteur spécifique et qu'il correspond au secteur du client. Ceci permettra donc la comptabilisation des ventes par secteurs (succursales, divisions, pays, etc.).

Infos client

Ce bouton permet d'accéder rapidement à la fenêtre «Infos client» pour le client sélectionné.

Tri client {Option - Gestion du tri des clients}

Ce bouton permet d'assigner plusieurs codes de tri au client sélectionné ou d'en supprimer. Voir la section «Assignation des codes de tri client en lot» pour assigner des codes de tri aux clients sans avoir à passer par les dossiers clients un à un.

Grille de consultation des clients {Option - Gestion du tri des clients}
: Comme la plupart des grilles de Concept Caméléon, cette grille, accessible directement du dossier des clients en cliquant sur l'icône représentée par une grille bleue, dans la barre des boutons de navigation, permet de consulter, trier, grouper et filtrer les données des clients. Le contenu de la grille et le graphique sont exportables dans les types d'exportation suivants : Excel (XLS), Excel (XLSX), fichier texte, HTML, XML, Excel par courriel (XLS), Excel par courriel (XLSX) et CSV. Les données et graphiques peuvent aussi être visualisés dans votre fureteur Internet. Note : Le contenu de la grille peut aussi être exporté vers le fichier faxmail.dbf pour en écraser son contenu ou pour y ajouter de nouveaux clients. Voir la section •«Exportation des clients» pour plus d'information. Note : Il est possible d'accorder ou non l'accès à la grille de consultation des clients dans la gestion des mots de passe sous l'onglet «Dossiers». La gestion de mot de passes est accessible à partir du menu «Utilitaires -> Configuration - Mots de passe»..

Notes CRM

Ce bouton permet l'ajout de notes relatives au client sélectionné dans l'outil du suivi à la clientèle (CRM).

Suivi CRM

Ce bouton permet d'accéder rapidement à l'outil du suivi à la clientèle (CRM) pour le client sélectionné.

Les règles de validation des champs «Nom», «Nom 2», «Rue», «Ville, Province, Pays», «Code postal - Canada» et «Code postal - Autre» sont les mêmes pour les sections «Vendu à», «Livré à» et «Autres adresses de livraison».

Après avoir inscrit l'adresse dans la section «Vendu à» et «Livré à», on peut cliquer sur afin d'accéder à Google Maps. L'extraction des adresses et Google Maps requièrent une connexion internet fonctionnelle et la case «Cet ordinateur est connecté à Internet» dans la configuration de la station.

Nom

Inscrire le prénom et nom du client, ou le nom de la compagnie. Lors des recherches ou à l'impression de documents tels soumissions, commandes ou factures, le nom sera présenté tel quel.

Nom 2

Au besoin, utiliser le nom 2 pour compléter l'identification du client.

Rue

Inscrire le numéro et nom de la rue

Ville, Province, Pays

Entrer la ville suivie de la province et du pays.

Certaines options built-in, comme l'option {Plans de protection}, demandent que les adresses de facturation et de livraison contiennent la province et le pays et qu'ils soient identifiés à l'aide des codes sur 2 caractères et séparés par une virgule. Se référer à la liste des codes de pays et de leurs subdivisions ISO 3166‐1 et ISO 3166‐2 pour plus de renseignements.

Code postal - Canada

Entrer le code postal dans ce champ si l'adresse se situe au Canada. Inscrire le code postal en respectant la structure «A9A 9A9».

{Option - Extraction automatique des adresses à partir des codes postaux}

Cliquer sur l'enveloppe pour extraire l'adresse correspondant au code postal inscrit. Dans le cas où plus d'une adresse utilise un même code postal, l'utilisateur doit sélectionner la bonne adresse parmi celles affichées dans une grille de sélection.

Code postal - Autre

Inscrire le code postal dans ce champ si l'adresse se situe ailleurs qu'au Canada. Ce champ peut comporter jusqu'à 10 caractères alphanumériques. Lorsque les champs «Code postal - Autre» ne sont pas utilisés, on peut s'en servir pour inscrire des données diverses pour l’impression de formulaires, d’étiquettes et autres documents sur lesquels ce dernier apparaît.

Vendu à

Inscrire dans cette section les informations du client à qui la marchandise sera vendue.

Livré à

Inscrire dans cette section les informations si l'adresse de livraison est différente de l'adresse du client. Par exemple, dans le cas où on livre dans une succursale. Cette adresse apparaîtra par défaut dans la section «Livré à » des soumissions, commandes et factures.

Autres adresses de livraison

Enter dans cette section les informations pour des adresses de livraison supplémentaires. Dans les soumissions, commandes et factures, il sera possible de changer l'adresse «Livré à » en sélectionnant un code parmi les autres adresses. Par exemple, dans le cas où l'on peut livrer dans plusieurs succursales.

Code d'adresse

Inscrire un code d'adresse.

Vendeur

Entrer un vendeur lié à cette adresse de livraison. Il est possible de rechercher un vendeur en appuyant sur F5 ou en cliquant sur .

Route de livraison {Option - Route de livraison}

Enter dans cette section les informations relatives aux routes de livraison.

Route

Inscrire une route de livraison. Les routes de livraison peuvent être utilisées afin d'imprimer les commandes des clients par ordre de route de livraison. Il est possible de rechercher une route de livraison en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si la route est inexistante, on peut la créer en cliquant sur Route.

Ordre de livraison

Inscrire un ordre de livraison entre 1 et 999. Ce nombre définira l'ordre dans lequel sera effectuée la livraison du client sur cette route.

Cacher cette fiche dans les fenêtres de recherche

Cocher cette case si l'on désire que ce dossier client ne soit pas présenté dans les fenêtres de recherche. Lorsque l'utilisateur effectuera une recherche de client lors de l'entrée d'une facture par exemple, ce client ne sera pas visible à moins que l'utilisateur ne demande l'affichage des fiches cachées seulement ou de toutes les fiches. Ainsi, on pourrait cacher un dossier d'un client pour lequel on souhaite ne plus effectuer de vente.

Gabarit pour création de client rapide

Cocher cette case s'il s'agit d'un dossier client modèle, c'est-à-dire contenant un minimum d'information, qui pourra être utilisé comme gabarit pour créer rapidement des dossiers clients, soit en cliquant sur le bouton «Ajouter» ou directement à partir de la facturation. De plus, il est recommandé de cocher la case «Cacher cette fiche dans les fenêtres de recherche». Ceci évite à l'utilisateur de sélectionner ce dossier par erreur lors d'une recherche de clients pour l'inscription d'une transaction de vente.

Description

Entrer une description pour le gabarit.

Catégorie de clients - obligatoire

Inscrire la catégorie de clients. Concept Caméléon permet, entre autres, d’effectuer des recherches, d’imprimer des listes ou des étiquettes à partir de la catégorie du client. Il est possible de rechercher une catégorie de clients en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si la catégorie de clients est inexistante, on peut la créer en cliquant sur Catégorie de clients.

Langue

Sélectionner la langue de correspondance du client. Dans les soumissions, commandes et factures, la description des produits et services sera puisée dans le champ «Description française» ou «Description anglaise» selon la langue de correspondance du client.

Vendeur attribué - obligatoire

Inscrire le code du vendeur à attribuer au client. Lorsque l'on n'a pas créé de vendeur, choisir le vendeur «MAISON» préalablement créé par Concept Caméléon. Il est possible de rechercher un vendeur en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si le vendeur est inexistant, on peut le créer en cliquant sur Vendeur attribué.

Téléphone bureau

Inscrire le numéro de téléphone au bureau et le poste s'il y a lieu.

Téléphone résidence

Inscrire le numéro de téléphone à la résidence.

Téléphone cellulaire

Inscrire le numéro de téléphone cellulaire.

Télécopieur

Inscrire le numéro de télécopieur.

Fax Modem

Inscrire un autre numéro de téléphone au besoin.

Contact C.C.

Inscrire le nom de la personne-ressource à la facturation. Ce dernier est présenté à la facturation.

Contact client

Inscrire le nom de la personne-ressource aux comptes-clients chez ce client. Ce dernier est présenté dans l'entrée des encaissements.

Téléphone divers

Saisir le texte explicatif pour le téléphone divers dans le premier champ, comme exemple : Chalet été, puis entrer le numéro dans le champ suivant.

Salutation 

Sélectionner la salutation du contact client soit homme, femme, Mme, M., ou Aucune.

Date d’ouverture

Au moment de l'ajout du dossier du client, la date du jour s'inscrit automatiquement. Modifier cette date au besoin. On peut appuyer sur F4 ou cliquer sur afin de sélectionner une date du calendrier. Cette date indique l’ancienneté du client et pourra être utilisée aux fins de consultation.

Colonne de prix

Sélectionner la colonne de prix à laquelle le client est associé. Les colonnes de prix sont définies dans les dossiers des produits et services. Ce prix de liste sera sélectionné par défaut lors de l'entrée d’une soumission, commande ou facture. Si l'option {Table de prix client} est installée, le système priorisera le prix associé à la table de prix de ce client si applicable, avant d'appliquer la colonne de prix sélectionnée.

Escompte

Entrer le pourcentage d'escompte à accorder. Cette valeur doit être incluse entre 0.00% et 99.99%. Lors de l'entrée de la soumission, commande ou facture, l'escompte sera calculé sur le prix de vente provenant de la colonne de prix attribuée ou de la table de prix {Option - Table de prix client} selon le cas. Lorsque l'option {Escompte en dollars} est installée, le montant de l'escompte est en dollars plutôt qu'en pourcentage.

Table de prix client {Option - Table de prix client}

Inscrire le code de la table de prix à associer au dossier du client. Les tables de prix permettent de gérer les exceptions sur les prix de vente. Il est possible de rechercher une table de prix en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si la table de prix est inexistante, on peut la créer en cliquant sur Table de prix.

Distribution projet

Sélectionner la méthode de distribution des transactions de facturation dans les projets parmi les choix suivants :

• Manuelle : la fenêtre de distribution est présentée et l’utilisateur peut effectuer des corrections au besoin, avant d'enregistrer;
• Automatique : la fenêtre de distribution n’est pas présentée et l'enregistrement se fait automatiquement dans le code de projet par défaut;
• Non applicable : pour ne pas utiliser la distribution aux projets.

Projet par défaut

Inscrire le code de projet par défaut. Ce code est utilisé par le système de facturation afin d’accélérer l’inscription des transactions aux projets. Il est possible de rechercher un code en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si le projet est inexistant, on peut le créer en cliquant sur Projet par défaut.

La case «Lien avec la facturation» doit être cochée dans les préférences du système afin d'utiliser la gestion de la distribution automatique des transactions de vente aux projets.

Taux de taxe

Sélectionner le taux de taxe applicable à ce client. Pour plus d'information, se référer à la section «Gestion des taux de taxes».

No. Taxe provinciale

Saisir le numéro d’enregistrement de la taxe de vente provinciale du client. Ce numéro est à titre informatif seulement.

Exemption provinciale

Cocher cette case si l'on désire exempter le client de la taxe de vente provinciale.

No. Taxe fédérale

Saisir le numéro d’enregistrement de la taxe de vente fédérale du client. Ce numéro est à titre informatif seulement.

Exemption fédérale

Cocher cette case si l'on désire exempter le client de la taxe de vente fédérale.

Il sera possible de modifier les taxes lors de l'ajout d'une soumission, commande ou facture.

Date de création

Affiche la date à laquelle le dossier du client a été créé.

NIP

Affiche le NIP de l'utilisateur ayant créé le dossier du client.

Terme de crédit

Effectuer la sélection parmi les termes offerts ou choisir «entrée manuelle» et saisir le texte désiré. Le terme de crédit peut être imprimé sur les soumissions, commandes ou factures. Il n'est qu'à titre informatif seulement.. Aucun calcul d’escompte ne sera effectué.

Limite de crédit

Inscrire le montant de la limite de crédit du client. Selon le code inscrit dans le champ «Dépassement de crédit», lors de l’entrée d’une soumission, commande ou facture, un avertissement est émis lorsque la limite est dépassée. Voir les explications ci-dessous.

Dépassement de crédit

Sélectionner le code de sécurité applicable en cas de dépassement du crédit pour les soumissions, commandes ou factures, parmi les choix suivants:

• Avertir et laisser passer : affiche un message lors de dépassement, mais laisse passer et terminer la transaction.
• Interdire le dépassement : affiche un message indiquant que la transaction ne pourra pas être affectée aux comptes-clients lors de dépassement. Par contre, si l'option {Commande client en suspend} est installée, un utilisateur ayant un mot de passe avec le privilège d'autoriser l'affectation des ventes aux comptes-clients même si la limite de crédit est dépassée pourra outrepasser cette interdiction.
• Compte-client non applicable : interdit d'affecter des ventes aux comptes-clients.
• Aucune restriction: laisse toujours passer sans avertissement.

Bloquer les commandes/factures si compte-client dépasse 0 jours (0 = jamais) {Option - Commandes clients en suspens}

Il est possible de bloquer l'ajout et la modification de commandes ainsi que l'ajout de factures pour les clients ayant un compte en souffrance dépassant un certain nombre de jours. Pour ce faire, il suffit d'inscrire le nombre de jours limite. Seul un utilisateur ayant un mot de passe avec l'accès «Autorisation de déverrouiller l'accès aux commandes/factures pour les comptes en souffrance» ou un mot de passe maître pourra permettre de compléter la commande client ou facture normalement pour un client dont le compte est bloqué.

Comptes de grand livre - Comptes-clients - obligatoire

Inscrire le compte de grand livre pour les ventes à crédit. Il est possible de rechercher un compte en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si le compte de grand livre est inexistant, on peut le créer en cliquant sur Comptes-clients. Le compte de grand livre inscrit dans les «Informations de la compagnie» est automatiquement inscrit lors de la création d’un dossier client. On peut utiliser ce champ, par exemple, pour les clients américains pour lesquels on aimerait tenir une comptabilité et une liste de comptes-clients séparées.

Comptes de grand livre - Comptes-clients (Retenues) {Option - Salaires par feuilles de temps (Construction)} - obligatoire

Inscrire le compte de grand livre dans lequel les retenues sur contrat à recevoir seront comptabilisées. Une retenue est un compte-client qui sera comptabilisé séparément lors de la facturation. Il est possible de rechercher un compte de grand livre de retenue en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si le compte est inexistant, on peut le créer en cliquant sur Compte GL de retenue. Le compte de grand livre inscrit dans les «Informations de la compagnie» s'inscrit automatiquement lors de la création d'un dossier client.

Les comptes de grand livre disponibles pour la sélection des «Comptes-clients» et «Comptes-clients (Retenues)» sont ceux configurés avec le code de poste «Recevable (Comptes-clients)» dans la charte des comptes de grand livre. Pour plus d'information, se référer à la section «Charte des comptes de grand livre».

Relevé de compte

Sélectionner la méthode d'envoi des relevés de compte au client parmi les choix suivants :

• Aucun : si le client ne désire pas recevoir de relevés;
• Imprimer : pour un envoi de relevés par la poste;
• Courriel (PDF) : pour un envoi par courriel.

L'envoi par courriel est possible si la configuration a été effectuée dans l'onglet «Internet» du menu «Outils -> Configuration de la station».

Frais d’administration

Sélectionner la méthode de calcul des frais d’administration, parmi les suivantes :

• Présenter : Calcule et présente les frais sur le relevé de compte du client sans les comptabiliser;
• Comptabiliser : Calcule, comptabilise les frais et les présente sur le relevé de compte. Une écriture comptable sera inscrite dans l'auxiliaire des ventes et des recettes lors de la génération des frais d'administration;
• N/A : pour ne pas calculer de frais.

Utiliser le % de frais inscrit dans les informations de la compagnie

Lorsque les frais d'administration sont en mode «Présenter» ou «Comptabiliser», cocher cette case si l'on désire utiliser le taux configuré dans les informations de la compagnie.

Taux personnalisé

On peut inscrire un taux de frais d'administration personnalisé pour le client lorsque les frais d'administration sont en mode «Présenter» ou «Comptabiliser» et que la case «Utiliser le % de frais inscrit dans les informations de la compagnie» n'est pas cochée. Cette valeur doit être incluse entre 0.00% et 99.99%.

Courriel

Saisir l'adresse courriel du client pour les envois des relevés de compte par courriel.

Transférer l'écriture comptable des encaissements directement au grand livre

Cocher cette case si l'on désire que les encaissements de ce client soient comptabilisés directement au grand livre. Ainsi, les encaissements ne passeront pas par l'auxiliaire des ventes et des recettes. De plus, il sera possible de sélectionner l'exercice et la période dans laquelle on désire faire la comptabilisation, et effectuer l'encaissement jusqu'en période 12 de l'exercice précédent. Au besoin, cette case pourra être décochée lors de l'entrée des encaissements.

Informations supplémentaires

Les informations supplémentaires ne sont pas modifiables, elles sont présentées à titre informatif.

Solde à recevoir

Présente le solde dû par le client.

Frais d’administration

Lorsque la méthode de calcul des frais d’administration est en mode «Présenter» les frais d'administration, affiche le dernier montant des frais d’administration calculé lors de l’impression du relevé de compte si la case «Calculer et présenter les frais d'administration» a été cochée lors de la demande d'impression du relevé de compte.

Moyenne paiement (jrs)

Affiche le délai moyen de paiement en nombres de jours. Ce calcul est basé sur la différence entre la date de la facture et la date de paiement.

Achats à ce jour

Présente le montant total des achats effectués par le client à ce jour. Ce compteur est cumulatif d'exercice financier en exercice financier. Il recommence à zéro lorsque le montant dépasse 99,999,999.99$.

Exercice courant

Présente les statistiques d’achats pour l’exercice financier en cours.

Exercice précédent

Affiche les statistiques d’achats pour l’exercice financier précédent.

Retenues à recevoir {Option - Salaires par feuilles de temps (Construction)}

Affiche le montant des retenues sur contrat dû par le client.

Pour les statistiques sur les achats à ce jour, l'exercice courant et l'exercice précédent, lorsque l'option {Devises étrangères} est installée, Concept Caméléon affiche «(CAD)» indiquant que ces statistiques ont été converties en dollars canadiens.

Cette option offre la possibilité d'inscrire des écritures de prélèvements par versements afin de les comptabiliser automatiquement chaque mois ou d'offrir aux clients le paiement de leurs factures par prélèvements bancaires. C'est sous cet onglet que l'on inscrit les données requises pour le traitement des prélèvements bancaires du client.

Paiements préautorisés

Cocher cette case lorsque le client adhère aux prélèvements préautorisés. Il sera possible d'inscrire les données du compte du client seulement si cette case est cochée.

Numéro d'institution

Inscrire le numéro d'institution à 3 chiffres.

Transit / Succursale

Inscrire le numéro à 5 chiffres du transit, ou succursale.

Folio / Compte

Entrer le folio, ou numéro de compte du client, sans espaces ni tirets.

Message

Sélectionner un message à afficher lors de l'ajout d'une soumission, commande ou facture. Les 10 messages possibles doivent avoir été créés préalablement par l'utilisateur dans les préférences du système. Comme exemple : Aviser le client qu'il doit payer sur livraison.

Transport à la facturation

Méthode de gestion de la facturation du transport lors de l'ajout d'une soumission, commande ou facture. Sélectionner une des méthodes suivantes :

• Non applicable : aucun transport ne pourra être facturé puisque les champs «Transport produit» et «Montant» seront laissés en blanc et non modifiables;
• Aucune initialisation / confirmation manuelle : l'utilisateur devra enter le code de produit du transport et le montant lui-même s'il y a lieu;
• Initialisation du prix et confirmation : le code de produit du transport et le montant s'inscriront automatiquement, mais seront modifiables.

Impression par défaut

Sélectionner le mode d'impression par défaut pour les soumissions, commandes et factures, soit «Imprimer» ou «Courriel PDF» L'envoi par courriel est possible si cette fonctionnalité a été configurée dans le menu «Outils -> Configuration de la station».

Lien avec le suivi à la clientèle {Option - Suivi à la clientèle}

Cocher cette case pour avoir un lien avec la gestion du suivi à la clientèle. Suite à l'ajout d'une soumission, commande ou facture, la fenêtre du suivi à la clientèle sera présentée. Le suivi à la clientèle offre la possibilité de gérer des tâches comme les appels et les envois de documents, d'effectuer des tris afin d'en extraire l'information désirée en divers formats permettant, entre autres, de produire des lettres ou des courriels au besoin.

Exempt d'écofrais (Frais de gestion environnementale)

Cocher cette case pour identifier les clients exemptés d'écofrais.

Numéro de membre

Iinscrire le numéro de membre pour les clients exemptés d'écofrais. Cette information est imprimable sur les formulaires de soumission, commande ou facture client.

Points bonis {Option - Points bonis à la facturation}

Entrer dans cette section les informations relatives aux points bonis. Cette option permet de calculer en pourcentage les points bonis sur chaque produit admissible d'une facture et de les cumuler dans le dossier du client.

Taux

Inscrire le pourcentage à attribuer lors de la vente des produits liés aux points bonis. Cette valeur doit être incluse entre 0.00% et 100.00%.

Cumulés

Présente le cumulatif des points bonis du client. Ce montant est éditable.

Codes de contrats pour location de contenants {Option - Location de contenants}

Entrer dans cette section les informations relatives à la location de contenants. Cette option permet de gérer l’expédition et le retour de contenants et d’en facturer l’utilisation journalière, mensuelle ou annuelle selon le contrat du client.

Contrat journalier ou mensuel

Entrer le code de contrat journalier ou mensuel selon le cas. Il est possible de rechercher un code en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . La fenêtre de sélection affiche les produits dont l'option de contrat est à «Contrat» dans le dossier du produit et service. Si le contrat est inexistant, on peut le créer en cliquant sur Contrat journalier ou mensuel .

Contrat annuel

Entrer le code de contrat annuel. Ce champ sera accessible si un code a été entré dans le champ «Contrat journalier ou mensuel». Il est possible de rechercher un code de contrat annuel en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . La fenêtre de sélection affiche les produits dont l'option de contrat est à «Contrat» dans le dossier du produit et service. Si le contrat annuel est inexistant, on peut le créer en cliquant sur Contrat annuel .

Adresse Internet

Entrer l'adresse Internet du client. Une adresse Internet débute normalement par «https://www». Ce champ n'est qu'à titre informatif. On peut accéder au site internet du client en double-cliquant sur cette adresse.

Courriel

Inscrire l'adresse courriel du client pour l'envoi des soumissions, commandes et factures. Si l'on désire expédier ces documents à plus d'un destinataire, les adresses courriel doivent être séparées par un point-virgule.

Commentaire

Inscrire un commentaire s'il y a lieu. Le commentaire sera affiché lors de l'entrée des soumissions, commandes et factures.

Notes d'expédition {Option - Gestion des expéditions}

La note est affichée et éditable dans la fenêtre de confirmation des informations d'expédition à la commande client.

Notes

La note est affichée et éditable à la soumission, commande, facture, entrée des encaissements, transactions directes aux comptes-clients et entrée des chèques sans fonds. De plus, la note n'est pas limitée au niveau du nombre de caractères.

Lors de la facturation, cette option permet d'ajouter automatiquement un produit de surcharge relativement aux produits et services vendus ou à la catégorie de produits et services dont la case «Surcharge applicable» est cochée dans le dossier des produits ou de la catégorie de produits. Le produit de surcharge est défini dans les préférences du système.

Surcharge applicable

Cocher cette case si le client est assujetti à la surcharge.

Taux 1 à Taux 5

Entrer le pourcentage de surcharge applicable à ce client pour chacun des barèmes, soit selon les tranches de montants ou selon les intervalles de dates. Cette valeur doit être incluse entre 0.00% et 99.99%.

Les champs «Du» et «Au» seront accessibles si la configuration du type de surcharge est basée sur «Intervalle de dates (Dossier client)» dans les préférences du système, plutôt que sur un barème de montant.

Connect 360° ss permet de créer un catalogue électronique, de sélectionner les produits à y afficher, et de transférer ceux-ci automatiquement sur le serveur Internet de l'entreprise.

Client Connect 360° ss

Cocher cette case lorsque l'on veut que ce client ait accès au catalogue Connect 360° ss.

Nom d'usager

Lors de l'ajout d'un dossier de client, Caméléon inscrit automatiquement le code de client comme nom d'usager. Modifier le nom d'usager au besoin.

Mot de passe

Lors de l'ajout d'un dossier de client, un mot de passe alphanumérique est créé automatiquement. Modifier le mot de passe au besoin.

Cette option permet d'exporter dans un format EDI certaines données de Concept Caméléon. Cette option nécessite de la programmation sur mesure afin d'ajouter un filtre EDI supplémentaire à notre liste si celui-ci n'est pas supporté.

La liste sommaire présente l'essentiel de l'information et la liste détaillée présente une liste plus complète incluant des statistiques. Il est possible d'obtenir une liste selon un ordre de présentation spécifique, soit par date d'ouverture ou route de livraison.

Impression en ordre de

Selon le choix sélectionné, l’ordre de la liste sera présenté par code de client, clé de recherche, catégories, date d'ouverture, route de livraison {Option - Routes de livraison} ou secteur {Option - Ventes par secteurs}.

Vendeur (Blanc pour tous)

Inscrire le code de vendeur. Il est possible de rechercher un code en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Pour une liste complète, laisser ce champ en blanc.

Tri (Blanc pour tous) {Option - Gestion des tris clients}

Inscrire le code de tri. Il est possible de rechercher un code de tri en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Pour une liste complète, laisser ce champ en blanc.

Type de rapport

Sélectionner la liste sommaire pour obtenir l'essentiel de l'information du dossier du client. La liste détaillée, quant à elle, présente plusieurs informations du dossier du client et la liste d'adresses, comme son nom l'indique, affiche l'adresse des clients.

Imprimer un sommaire des statistiques par catégorie

Cocher cette case afin d'obtenir un sommaire à la fin du rapport demandé. Ce sommaire affiche le nombre de clients dans chacune des catégories de clients incluses dans la liste demandée.

Intervalle de catégories de clients (Blanc pour toutes)

Inscrire les codes de catégories de clients à inclure dans la liste. Il est possible de rechercher un code en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Pour une liste complète, laisser ces champs en blanc.

Intervalle de dates d'ouverture (Blanc pour toutes)

Entrer l'intervalle de dates d'ouverture des dossiers des clients à inclure dans la liste. On peut appuyer sur F4 ou cliquer sur afin de sélectionner une date du calendrier. L'intervalle de dates est accessible lorsque l'impression est en ordre de dates d'ouverture. Pour une liste complète, laisser ce champ en blanc.

Route de livraison (Blanc pour toutes) {Option - Routes de livraison}

Entrer la route de livraison pour obtenir une liste de clients pour une route de livraison. Il est possible de rechercher une route de livraison en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . La route est accessible lorsque l'impression est en ordre de route de livraison. Pour une liste complète, laisser ce champ en blanc.

Intervalle de secteurs (Blanc pour tous) {Option - Ventes par secteurs}

Inscrire l'intervalle de secteurs pour obtenir une liste des clients par ordre de secteur . Il est possible de rechercher un secteur en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Le secteur est accessible lorsque l'impression est en ordre de secteur. Pour une liste complète, laisser ce champ en blanc.

Périphérique de sortie

Concept Caméléon offre plusieurs périphériques pour la sortie des documents. La liste des périphériques offerts dépend des options installées et de la configuration de la station.

Cette procédure permet de transférer les clients d'un vendeur à un autre, à la suite d'un départ de vendeur, par exemple. Il faut que le code du nouveau vendeur ait été créé auparavant.. Le transfert est irréversible. Il est donc important de faire une copie de sauvegarde complète des données de la compagnie avant de procéder au traitement.

Vendeur actuellement attribué

Entrer le code de vendeur actuel. Il est possible de rechercher un code de vendeur en appuyant sur F5 ou en cliquant sur .

Nouveau vendeur

Entrer le code de vendeur auquel on désire transférer les clients. Il est possible de rechercher un code en appuyant sur F5 ou en cliquant sur .

Catégorie de clients (Blanc pour toutes)

Inscrire une catégorie de clients pour effectuer le transfert pour tous les clients d'une même catégorie. Pour effectuer le transfert pour toutes les catégories de clients, laisser ce champ en blanc.

Secteur (Blanc pour tous) {Option - Ventes par secteurs}

Inscrire un code de secteur pour effectuer le transfert pour tous les clients d'un même secteur. Pour effectuer le transfert pour tous les secteurs, laisser ce champ en blanc.

Procéder

Ce bouton est accessible uniquement si les champs «Vendeur actuellement attribué» et «Nouveau vendeur» contiennent des codes de vendeur valides. Il permet d'effectuer la modification demandée.

Cette procédure permet de transférer toutes les statistiques et transactions du client «à fusionner» au client «principal». Le transfert est irréversible. Il est donc important de faire une copie de sauvegarde complète des données de la compagnie avant de procéder au traitement.

Pour ce faire, il suffit de sélectionner le dossier du client à fusionner avec celui du dossier client principal puis procéder à la fusion en cliquant sur le bouton Procéder. Si la case «Détruire automatiquement le client «à fusionner» après le traitement» est cochée, ce dossier client sera détruit à la fin du transfert de ses statistiques et transactions. Ceci permet d'éviter qu'un vendeur le sélectionne à nouveau dans une transaction de facturation alors qu'il s'agissait d'une erreur d'avoir créé ce dossier à l'origine par exemple.

Selon les options built-in installées, certaines vérifications devraient être faites dans le dossier du client principal une fois le transfert terminé, dont les suivantes :

{Option - Gestion des prélèvements bancaires} : Vérifier les informations des paiements préautorisés, car seules les inscriptions sont transférées lors de la fusion des dossiers.

{Option - Gestion des tris clients} : Vérifier les codes de tri client suite à la fusion des dossiers.

{Option - Archives corporatives} : Seules les archives ayant «Client» comme module de provenance ont été transférées. Pour les autres modules, il faut modifier au besoin, le contenu de la colonne «Référence #1» si l'ancien code client s'y trouve.

{Option - Gestion des devises étrangères} : Comme la fusion de deux dossiers clients ne génère aucune écriture comptable, il est important de fusionner des dossiers clients qui utilisent la même devise.

Cette procédure permet le changement d'un code client existant pour un nouveau code directement à partir des dossiers clients. Ceci évite l'attente de l'obtention de l'usage exclusif de la compagnie qui est requis si le changement de code est fait à partir du menu «Utilitaires -> Fichiers -> Changement de codes -> Clients».

Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde des données de la compagnie avant de procéder.

Veuillez vous assurer qu'aucun autre utilisateur n'effectue un changement de codes simultanément, et que l'ancien et le nouveau code client ne seront pas utilisés durant le changement.

Il suffit de préciser le code client à changer et le nouveau code client à utiliser puis de procéder au changement en cliquant sur le bouton Procéder.