Fournisseurs

L'onglet «Gestion» dans les dossiers des fournisseurs permet d'entrer les renseignements des fournisseurs et ils sont obligatoires afin de gérer les achats.

L'onglet «Liste» offre diverses informations relatives aux dossiers des fournisseurs.

L'onglet «Fusion de dossiers fournisseurs» offre la possibilité de transférer toutes les statistiques et transactions d'un dossier fournisseur à un autre.

L'onglet «Changement de codes» permet d'effectuer le changement d'un code fournisseur existant pour un nouveau code.

L'onglet «Importation» permet d'ajouter automatiquement des dossiers fournisseurs à partir du contenu d'un fichier MS-Excel. Le fichier Excel peut être de type Microsoft Excel 97-2003 (*.xls) ou Excel 2007-365 (*.xlsx).

Un dossier de fournisseur détruit ne peut pas être récupéré. Concept Caméléon ne permet pas de détruire le dossier d'un fournisseur lorsque celui-ci existe au module des comptes-fournisseurs, de l'inventaire ou est un fournisseur «payable à».

Pour plus de renseignements sur les options built-in citées dans ce document, se référer au «Guide des options de Concept Caméléon» disponible dans le «Portail CamInfo».

Fournisseur - obligatoire

Identifier chaque fournisseur de façon unique. Ce code peut comporter 10 caractères alphanumériques. Il importe d’établir une certaine charte d’identification des fournisseurs et de la respecter par la suite. Pour consulter ou modifier un dossier de fournisseur existant, il est possible d'effectuer une recherche parmi les codes existants en appuyant sur F5 ou en cliquant sur .

Clé de recherche

Saisir un texte qui pourra être utilisé pour simplifier la recherche, comme le nom de la compagnie ou le numéro de téléphone. Ce code peut comporter 10 caractères alphanumériques.

Devise {Option - Devises étrangères}

Indiquer le code de devise du fournisseur. Les commandes et les factures des fournisseurs seront présentées dans la devise du fournisseur, alors que la comptabilisation sera automatiquement convertie en devise canadienne. Il est possible de rechercher une devise en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si la devise est inexistante, on peut la créer en cliquant sur Devise.

Les règles de validation des champs «Nom», «Nom 2», «Adresse», «Ville, Province», «Code postal - Canada» et «Code postal - Autre» sont les mêmes pour les sections «Gestion» et «Adresses de livraison».

Nom

Inscrire le prénom et le nom du fournisseur, ou le nom de la compagnie. Lors des recherches ou à l'impression de documents tels que réquisitions, commandes ou factures, le nom sera présenté tel quel.

Nom2

Au besoin, utiliser le nom 2 pour compléter l'identification du fournisseur.

Adresse

Inscrire l'adresse.

Ville, Province

Entrer la ville suivie de la province.

Code postal - Canada

Entrer le code postal dans ce champ si l'adresse se situe au Canada. Inscrire le code postal en respectant la structure «A9A 9A9».

{Option - Extraction automatique des adresses à partir des codes postaux}

Cliquer sur l'enveloppe pour extraire l'adresse correspondant au code postal inscrit. Dans le cas où plus d'une adresse utilise un même code postal, l'utilisateur doit sélectionner la bonne adresse parmi celles affichées dans une grille de sélection.

Code postal - Autre

Inscrire le code postal dans ce champ si l'adresse se situe ailleurs qu'au Canada. Ce champ peut comporter jusqu'à 10 caractères alphanumériques. Lorsque le champ «Code postal - Autre» n'est pas requis, on peut s'en servir pour inscrire des données diverses pour l’impression de formulaires, d’étiquettes et autres documents sur lesquels ce dernier apparaît.

Après avoir inscrit l'adresse, on peut cliquer sur afin d'accéder à Google Maps. L'extraction des adresses et Google Maps requièrent une connexion internet fonctionnelle et la case «Cet ordinateur est connecté à Internet» doit être cochée dans la configuration de la station.

Contact C.F.

Entrer le nom du contact aux comptes-fournisseurs.

Téléphone . poste

Inscrire le numéro de téléphone du fournisseur ou du contact ainsi que son numéro de poste s'il y a lieu.

Représentant

Entrer le nom du représentant.

Téléphone . poste

Inscrire le numéro de téléphone du représentant et le numéro de poste s'il y a lieu.

Télécopieur

Inscrire le numéro de télécopieur.

Tél.

Saisir le texte explicatif pour un numéro de téléphone additionnel dans le premier champ, puis entrer le numéro de téléphone dans le champ suivant.

Fax Modem

Entrer le numéro de télécopieur du fournisseur

Numéro de client

Inscrire votre numéro de client chez le fournisseur.

No de TPS / NAS

Entrer le numéro d’enregistrement de la taxe fédérale du fournisseur ou son numéro d'assurance sociale le cas échéant.

No de TVP / NAS

Entrer le numéro d’enregistrement de la taxe de vente provinciale du fournisseur ou son numéro d'assurance sociale le cas échéant.

Limite de crédit

Inscrire le montant de la limite de crédit attribuée par le fournisseur. Lors de l'entrée d'une facture, un message est affiché lorsque la limite est atteinte.

Commentaire

Inscrire un commentaire s'il y a lieu. Ce champ n'est qu'à titre informatif.

Cacher cette fiche dans les fenêtres de recherche

Cocher cette case si l'on désire que ce dossier fournisseur ne soit pas présenté dans les fenêtres de recherche. Lorsque l'utilisateur effectuera une recherche de fournisseur lors de l'entrée d'une facture par exemple, ce fournisseur ne sera pas visible dans la fenêtre de recherche à moins que l'utilisateur ne consulte les onglets «Cachées» et «Toutes». Ainsi, on pourrait cacher un dossier d'un fournisseur pour lequel on souhaite ne plus effectuer d'achats.

Terme de crédit

Effectuer la sélection parmi les termes préétablis. Pour utiliser un terme personnalisé, choisir «entrée manuelle» et saisir le texte désiré.

Escompte 

Inscrire le pourcentage d'escompte, accordé par le fournisseur, pour paiement anticipé sur achat. Comme exemple, inscrire «2.00 %» s'il accorde un escompte de 2% si l'on rembourse dans les 10 jours.

Nbr/jrs escompte

Inscrire le nombre de jours applicable pour paiement anticipé sur achat. Comme exemple, inscrire 10 si l'on rembourse dans les 10 jours.

Net dû jours

Inscrire le nombre de jours où le paiement est exigible. Comme exemple, si l'on ne rembourse pas dans les 10 jours, le paiement intégral est exigible dans les 30 jours pour un terme de crédit de type «2% 10, Net 30».

Les cases «Escompte», «Nbr/jrs escompte» et «Net dû jours» servent à calculer automatiquement le montant d'escompte applicable lors de l’entrée d’une facture de fournisseur.

Payable à - obligatoire

Inscrire le code du fournisseur au nom duquel on désire émettre les paiements. Il est possible de rechercher un code fournisseur en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si le fournisseur est inexistant, on peut le créer en cliquant sur Payable à. Une fenêtre d'ajout de dossier de fournisseur se superposera à la fenêtre initiale. Cliquer sur le bouton «Ajouter» dans la barre de navigation. Lorsque l'ajout est terminé, cliquer sur le bouton «Sauvegarder» puis fermer cette fenêtre avec le "X" rouge afin de revenir à la fenêtre initiale et sélectionner le fournisseur «Payable à».

Catégorie de fournisseurs - obligatoire

Inscrire la catégorie de fournisseurs. Concept Caméléon permet, entres autres, d’effectuer des recherches, d’imprimer des listes ou de gérer les paiements à partir de la catégorie du fournisseur. Il est possible de rechercher une catégorie de fournisseur en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si la catégorie est inexistante, on peut la créer en cliquant sur Catégorie de fournisseurs.

Compte par défaut (Facture) - obligatoire

Entrer le compte de grand livre généralement utilisé pour la distribution du montant dans les factures de ce fournisseur. Il est possible de rechercher un compte de grand livre en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si le compte est inexistant, on peut le créer en cliquant sur Compte par défaut (facture).

Comptes-fournisseurs

Inscrire le compte de grand livre pour les achats à crédit. Il est possible de rechercher un compte en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Seuls les comptes dont le code de poste est de type «Payable» dans la charte des comptes de grand livre seront présentés. Si le compte de grand livre est inexistant, on peut le créer en cliquant sur «Comptes-fourrnisseurs. Le compte de grand livre inscrit dans les «Informations de la compagnie» est automatiquement inscrit lors de la création d’un dossier fournisseur. On peut vouloir utiliser ce champ, par exemple, pour inscrire un compte de grand livre différent pour les fournisseurs américains pour lesquels on aimerait tenir une comptabilité et une liste de comptes-fournisseurs séparées.

Comptes-fournisseurs (Retenues) {Option - Salaires par feuilles de temps (Construction)} - obligatoire

Inscrire le compte de grand livre dans lequel les retenues sur contrat à payer seront comptabilisées. Une retenue est un compte-fournisseur qui sera comptabilisé séparément lors de l'entrée des factures des fournisseurs. Il est possible de rechercher un compte de grand livre de retenue en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Seuls les comptes dont le code de poste est de type «Payable» dans la charte des comptes de grand livre seront présentés. Si le compte est inexistant, on peut le créer en cliquant sur «Comptes-fournisseurs (Retenues). Le compte de grand livre inscrit dans les «Informations de la compagnie» s'inscrit automatiquement lors de la création d'un dossier fournisseur.

Solde courant

Présente le solde dû au fournisseur.

Retenue à payer {Option - Salaires par feuilles de temps (Construction)}

Affiche le montant des retenues sur contrat dû aux fournisseurs.

Taux de taxe

Sélectionner le taux de taxe applicable à ce fournisseur. Pour plus d'information, se référer à la section «Gestion des taux de taxes».

Dépôt direct

Cocher cette case lorsque l'on désire payer le fournisseur par dépôt direct. Il sera possible d'inscrire les données relatives aux dépôts directs seulement si cette case est cochée.

Numéro d'institution

Inscrire le numéro d'institution à 3 chiffres.

Transit / Succursale

Inscrire le numéro de transit à 5 chiffres, ou succursale.

Folio / Compte

Entrer le folio, ou numéro de compte du fournisseur, sans espaces ni tirets.

Courriel avis de paiement

Saisir l'adresse courriel du fournisseur pour les envois d'avis de paiement.

L'envoi par courriel est possible si la configuration a été effectuée dans l'onglet «Internet» du menu «Outils -> Configuration de la station».

Adresse de livraison

Inscrire le code d'adresse de livraison à afficher par défaut sur les réquisitions et commandes fournisseurs. Il est possible de rechercher un code d'adresse en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Dans le cas où le fournisseur peut livrer dans plusieurs de vos succursales, il est possible de changer l'adresse «Livré à » en sélectionnant un code parmi l'ensemble des adresses de livraison de tous les fournisseurs.

Livré à

Enter dans cette section les informations pour des adresses de livraison supplémentaires. Pour plus d'information sur les divers champs à remplir, se référer au champ «Nom» et les autres champs relatifs à l'adresse, dans le présent document.

Code de livraison

Identifier chaque adresse de livraison de façon unique. Ce code peut comporter 10 caractères alphanumériques.

Après avoir inscrit l'adresse, on peut cliquer sur afin d'accéder à Google Maps. L'extraction des adresses et Google Maps nécessitent une connexion internet fonctionnelle et la case «Cet ordinateur est connecté à Internet» doit être cochée dans la configuration de la station.

 

Les statistiques ne sont pas modifiables, elles sont présentées à titre informatif.

Lorsque l'option {Devises étrangères} est installée et que l'on a sélectionné une devise dans le champ du même nom, Concept Caméléon affiche ce code de devise sur cet onglet.

Achats par mois

Affiche le montant des achats mensuels facturés par ce fournisseur.

Achats par exercice

Courant

Présente le montant des achats facturés par ce fournisseur.au cours de l'exercice financier courant.

Précédent

Présente le montant des achats facturés par ce fournisseur.au cours de l'exercice financier précédent.

Informations supplémentaires

Achats à date

Présente le montant total des achats facturés par ce fournisseur.à ce jour. Ce compteur est cumulatif d'exercice financier en exercice financier.

Achats pour la période courante

Affiche le montant des achats facturés par ce fournisseur.au cours de la période comptable courante.

Paiement pour la période courante

Présente le total des paiements émis à ce fournisseur au cours de la période comptable courante.

Dernier montant payé

Affiche le montant du dernier paiement émis à ce fournisseur.

Date du dernier paiement

Affiche la date du dernier paiement émis à ce fournisseur.

Date de création du fournisseur

Affiche la date à laquelle le dossier du fournisseur a été créé.

NIP de création du fournisseur

Affiche le NIP de l'utilisateur ayant créé le dossier du fournisseur.

Taxes à la commande

Sélectionner le taux de taxe applicable à ce fournisseur. Facultatif, car un seul taux de taxe disponible pour tous les achats. Pour plus d'information, se référer à la section «Gestion des taux de taxes».

Fournisseur de transport - {Option - Inventaire permanent}

Inscrire le code de fournisseur de transport lié à ce fournisseur.

Fournisseur de douanes - {Option - Inventaire permanent}

Inscrire le code de fournisseur de douanes lié à ce fournisseur.

Fournisseur de courtage - {Option - Inventaire permanent}

Inscrire le code de fournisseur de courtage lié à ce fournisseur.

Il est possible de rechercher un fournisseur en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si le fournisseur est inexistant, on peut le créer en cliquant sur Fournisseur de transport, Fournisseur de douanes ou Fournisseur de courtage.

Internet (www)

Entrer l'adresse Internet du fournisseur. Ce champ n'est qu'à titre informatif. On peut accéder au site internet du fournisseur en double-cliquant sur cette adresse.

Courriel

Inscrire les adresses de courriel au besoin. Si l'on désire expédier certains types de documents à plus d'un destinataire, séparer les adresses courriel par un point-virgule.

L'expédition par courriel est possible si la configuration a été effectuée dans l'onglet «Internet» du menu Selon le «Type de rapport» sélectionné, .

Numéro de contrat

Entrer un numéro de contrat si applicable. Ce champ peut comporter 20 caractères alphanumériques. Ces mêmes informations seront présentées à l'ajout des réquisitions et des commandes.

Fin du contrat

Entrer la date de fin du contrat. On peut appuyer sur F4 ou cliquer sur afin de sélectionner une date du calendrier.

Le numéro de contrat et la date de fin de contrat seront présentés lors de l'ajout d'une réquisition ou d'une commande.

Notes

Inscrire des notes au besoin. La note n'est pas limitée au niveau du nombre de caractères. Ce champ n'est qu'à titre informatif.

Inscrire les données d'identification des sous-traitants. Ces données seront utiles afin de produire les rapports de déclaration des paiements contractuels. Pour plus d'information, se référer à la section «Rapport de déclaration des paiements contractuels».

Sous-traitant

Cocher cette case si le fournisseur est un sous-traitant.

Prénom

Inscrire le prénom du sous-traitant ou le nom de la société.

Nom de famille

Inscrire le nom de famille du sous-traitant.

NAS

Entrer le numéro d'assurance sociale si applicable.

Type de bénéficiaire

Sélectionner un des types préétablis.

Téléphone cellulaire

Entrer le numéro de téléphone cellulaire pour les invitations à soumissionner.

No. CSST / Expiration

Inscrire le numéro d'enregistrement à la Commission des normes du travail.

No. CCQ / Expiration

Inscrire le numéro d'enregistrement à la Commission de la construction du Québec ainsi que la date d'expiration.

No. RBQ / Expiration

Inscrire le numéro d'enregistrement à la Régie du bâtiment du Québec ainsi que la date d'expiration.

Assurance / Expiration

Inscrire le numéro d'assurance ainsi que la date d'expiration.

Propriétaire

Inscrire le nom du propriétaire.

Projet principal (si applicable)

Inscrire le code de projet par défaut. Ce code est utilisé par le système afin d’accélérer l’inscription des transactions aux projets. Il est possible de rechercher un code en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si le projet est inexistant, on peut le créer en cliquant sur Projet principal (si applicable).

Phase du projet (si applicable) {Option - Salaires par feuilles de temps (Construction)}

Inscrire le code de phase par défaut. Ce code est utilisé par le système afin d’accélérer l’inscription des transactions aux projets. Il est possible de rechercher un code en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Si la phase est inexistante, on peut la créer en cliquant sur Phase du projet (si applicable).

La liste sommaire présente l'essentiel de l'information et la liste détaillée présente une liste plus complète. Les statistiques affichent les informations liées au fournisseur sélectionné à l'onglet «Gestion». Il est possible d'obtenir une liste selon un ordre de présentation spécifique, soit par clé de recherche ou code de fournisseur.

Type de liste

Liste

Présente diverses informations relatives aux dossiers des fournisseurs selon le «Type de rapport» sélectionné.

Statistiques quantitatives

Présente les quantités achetées mensuellement chez le fournisseur.

Statistiques monétaires

Présente les montants des achats mensuels chez le fournisseur.

Statistiques combinées

Présente les quantités achetées ainsi que les montants des achats mensuels chez le fournisseur.

Impression en ordre de

Selon le choix sélectionné, l’ordre de la liste sera présenté par code de fournisseur ou clé de recherche.

Type de rapport

Sommaire

Présente l'essentiel de l'information tel que le numéro de téléphone, le nom du représentant et les termes de crédit.

Détaillé

Présente des informations plus détaillées telles que les coordonnées, la limite de crédit et diverses statistiques d'achats.

Achats

Présente les montants d'achats mensuels effectués chez les fournisseurs pour l'année civile, le total du montant des achats effectués durant l'année financière courante et passée, ainsi que le montant des achats à date.

L'ordre de présentation, le type de rapport et la catégorie de fournisseurs seront disponibles après avoir sélectionné «Liste» comme type de liste.

Catégorie de fournisseurs (Blanc pour toutes)

Inscrire le code de catégorie des fournisseurs à inclure dans la liste. Il est possible de rechercher un code en appuyant sur F5 ou en cliquant sur . Pour une liste complète, laisser ce champ en blanc.

Périphérique de sortie

Concept Caméléon offre plusieurs périphériques pour la sortie des documents. La liste des périphériques offerts dépend des options installées et de la configuration de la station.

Consultation des factures

Ce bouton permet l'accès rapide à la grille de consultation des factures pour ce fournisseur.

Consultation des déboursés

Ce bouton permet l'accès rapide à la grille de consultation des déboursés pour ce fournisseur.

Consultation des transactions aux comptes-fournisseurs

Ce bouton permet l'accès rapide à la grille de consultation des transactions aux comptes-fournisseurs pour ce fournisseur.

Consultation de l'historique des achats {Option - Historique des achats}

Ce bouton permet l'accès rapide à la grille de consultation de l'historique des achats (commandes fournisseurs réceptionnées) pour ce fournisseur.

Cette procédure permet de transférer toutes les statistiques et transactions du fournisseur «à fusionner» au fournisseur «principal». Le transfert est irréversible. Il est donc important de faire une copie de sauvegarde complète des données de la compagnie avant de procéder au traitement. De plus, l'approbation des paiements ainsi que la génération des commandes fournisseurs en lot ne seront pas accessibles durant toute la durée du traitement.

Pour ce faire, il suffit de sélectionner le code fournisseur à fusionner avec le fournisseur principal puis procéder à la fusion en cliquant sur le bouton Procéder. Si la case «Détruire automatiquement le code fournisseur «à fusionner» après le traitement» est cochée, ce dossier fournisseur sera détruit à la fin du transfert de ses statistiques et transactions. Ceci permet d'éviter d'ajouter des transactions au compte de ce fournisseur alors qu'il s'agissait d'une erreur d'avoir créé ce dossier à l'origine par exemple.

Cette procédure permet le changement d'un code fournisseur existant pour un nouveau code directement à partir des dossiers fournisseurs. Ceci évite l'attente de l'obtention de l'usage exclusif de la compagnie qui est requis si le changement de code est fait à partir du menu «Utilitaires -> Fichiers -> Changement de codes -> Fournisseurs».

Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde des données de la compagnie avant de procéder.

Veuillez vous assurer qu'aucun autre utilisateur n'effectue un changement de codes simultanément, et que l'ancien et le nouveau code fournisseur ne seront pas utilisés durant le changement.

De plus, l'approbation des paiements ainsi que la génération des commandes fournisseurs en lot ne seront pas accessibles durant toute la durée du traitement.

Il suffit de préciser le code fournisseur à changer et le nouveau code fournisseur à utiliser puis de procéder au changement en cliquant sur le bouton Procéder.

La permission «Importation» des dossiers fournisseurs est requise dans le mot de passe de l'utilisateur pour utiliser cette fonctionnalité. L'importation permet d'ajouter automatiquement des dossiers fournisseurs à partir du contenu d'un fichier MS-Excel. Le fichier Excel peut être de type Microsoft Excel 97-2003 (*.xls) ou Excel 2007-365 (*.xlsx). Ce fichier doit respecter une structure précise. Cliquez ici afin d'obtenir les spécifications de la structure du fichier MS-Excel à utiliser pour l'importation des fournisseurs.