Inscription du décompte physique {Option Décompte de l'inventaire physique}
L'inscription du décompte physique est accessible sous le menu «Inventaire -> Décompte physique -> Inscription du décompte physique» et permet à l'utilisateur d'entrer le dénombrement des produits inscrits sur le document imprimé pour prise d'inventaire.
Attention ! Si l'option {Inventaire permanent} n'est pas installée, prendre note de la section Comptabilisation de l'inscription du décompte physique décrite au bas de cette page avant de débuter l'inscription du décompte physique.
Catégorie de produit (Blanc pour toutes)
Spécifier au besoin un intervalle de codes de catégories de produits.
Localisation (Blanc pour toutes)
Spécifier au besoin un intervalle de codes de localisation en entrepôt.
Entrepôt {Option Multi-entrepôts}
Sélectionner l'entrepôt pour lequel l'inscription du décompte doit être effectuée.
Après avoir spécifié les intervalles nécessaires, cliquer sur la flèche verte pour récupérer les produits.
À partir du document imprimé pour la prise d'inventaire, sélectionner à l'écran le produit inscrit sur le document. L'ordre de présentation à l'écran devrait respecter l'ordre de présentation sur le document imprimé. Inscrire dans la colonne «Réelle» la quantité présentée sur le document, puis appuyer sur la touche Entrée à nouveau pour confirmer le coûtant. Le système calcule ensuite automatiquement l'ajustement qui devra être effectué lorsque vous aurez terminé.
Produits à numéro de série/lots
Lorsque les produits possèdent un numéro de série ou de lot, si l'option {Gestion des lots} est installée, double-cliquer sur la ligne du produit (ou cliquer sur le bouton Corriger les numéros de série / lot) pour ouvrir la fenêtre de correction des numéros de série ou de lots. Effectuer les corrections nécessaires en ajoutant, détruisant (à l'aide de la touche Suppr. du clavier) ou en corrigeant les numéros de série ou de lots présentés et cliquer sur le bouton Terminer pour fermer la fenêtre des corrections, et retourner à la grille d'inscription.
Ajouter un nouveau produit dans la grille de l'inscription du décompte physique
Pour inscrire une quantité lors de l'inscription du décompte physique de l'inventaire pour un produit qui n'existait pas lors du gel de l'inventaire, terminer l'inscription en cours, et suivre les étapes suivantes :
- Créer d'abord le nouveau produit à partir du menu «Dossiers -> Produits et services».
- Ouvrir la fenêtre de l'inscription du décompte via le menu «Inventaire -> Décompte physique -> Inscription du décompte physique».
- Indiquer dans la section «Ajouter un nouveau produit au décompte» le code du nouveau produit puis appuyer sur le bouton «Ajouter».
- Une fois le nouveau produit ajouté à la grille, inscrire les quantités réelles et ajuster le coûtant au besoin.
Boutons Consulter le mouvement depuis le gel et Rafraîchir le mouvement
Il est possible de consulter, pour le produit sélecitonné, la provenance des quantités inscrites dans la colonne de mouvement d'inventaire depuis le gel. Le bouton Rafraîchir le mouvement peut être utilisé en tout temps pour s'assurer que les quantités inscrites dans la colonne «Mouvement» soient les plus récentes. Il peut être pratique si la fenêtre d'inscription du décompte physique demeure ouverte sur une longue période pendant que des transactions de vente ou de réception de marchandises sont effectuées dans la compagnie par exemple.
Bouton Terminer
Ce bouton permet d'enregistrer les inscriptions et d'effectuer les transactions d'inventaire pour ajuster l'inventaire actuel et l'inventaire gelé. Les deux inventaires sont maintenus à jour par cette inscription.
Comptabilisation de l'inscription du décompte physique
Si l'option {Inventaire permanent} est installée, une écriture d'ajustement d'inventaire est ajoutée automatiquement lorsqu'une correction de quantité et/ou du coûtant est effectuée et que l'on termine une inscription. Note : La date des écritures de comptabilisation des inscriptions du décompte physique est initialisée avec la date du gel, mais il est possible de la modifier. Ceci permet de retracer ces écritures rapidement dans l'auxiliaire d'inventaire parmi les autres écritures liées aux transactions réelles de la journée (réception de marchandise ou modification de coûtant).
Sans l'option {Inventaire permanent}, l’écriture de comptabilisation des ajustements d’inventaire ne se fait pas automatiquement lorsque l'on termine une inscription. Il faut plutôt suivre les étapes suivantes pour obtenir l’écriture comptable à faire pour comptabiliser les écarts d’inventaire provenant de l’inscription du décompte physique.
- Effectuer une mise à jour des auxiliaires pouvant affecter les comptes d’inventaire au bilan avant de faire une comptabilisation d'inventaire.
- Faire une comptabilisation de l’inventaire avant l’inscription du décompte physique. La comptabilisation de l’inventaire se fait à partir du menu «Inventaire –> Comptabilisation de l’inventaire». Cette fonctionnalité permet de bâtir automatiquement l'écriture de variation d'inventaire. Celle-ci est bâtie à partir des postes de grand livre inscrits dans les catégories de produit et de la valeur et des quantités en inventaire. La valeur est basée soit sur le coût réel ou sur le coût moyen selon celui sélectionné dans la liste de choix intitulée «Écriture de comptabilisation selon» dans les «Préférences du système» sous l'onglet «Inventaire». Le processus de comptabilisation de l'inventaire utilise plusieurs informations pour bâtir l'écriture comptable. En premier lieu, le système calcule le total de l'inventaire par compte de grand livre (puisé dans la catégorie de produit) et compare le total avec le montant inscrit au bilan. Si le système détecte une différence, il ajoute dans l'écriture le compte de grand livre d'inventaire et de variation d'inventaire. Ce processus est répété pour toutes les catégories de produit.
- Inscrire le décompte physique de l’inventaire à partir du menu «Inventaire –> Décompte physique –> Inscription du décompte physique». Lors de l’inscription du décompte physique, personne ne peut travailler dans les modules touchant l’inventaire afin que la nouvelle écriture de comptabilisation ne considère que les ajustements d’inventaire. Par conséquent, aucune facturation, réception des marchandises ou transaction d’inventaire ne doivent être inscrites dans la compagnie, et ce tant que la comptabilisation n’a pas été effectuée.
- Effectuer une nouvelle comptabilisation de l’inventaire, l’écriture représentera la valeur des ajustements de l’inventaire effectués lors de l’inscription du décompte physique de l’inventaire. L'écriture peut être reportée dans la période courante ou une période précédente de l'exercice courant ou encore dans la période 12 de l'exercice précédent.