Gestion des commandes fournisseurs

Une commande fournisseur servira éventuellement comme bon de réception des marchandises. On l'utilisera pour vérifier les quantités reçues. Elle est utilisée afin d'indiquer à l'acheteur quels sont les produits requis par les différents départements de l'entreprise. Les différentes opérations pour la gestion des commandes fournisseurs sont décrites ci-dessous et sont accessibles sous le menu «Inventaire -> Commandes fournisseurs» :

• Ajouter une commande
• Modifier une commande
• Détruire une commande
• Imprimer une commande
• Liste des commandes
• Génération des commandes
• Analyse des commandes
• Grille de consultation des commandes

Ajouter une commande fournisseur

Lors de l'ajout d'une commande fournisseur, un numéro lui est automatiquement attribué, afin de s'y référer ultérieurement. L'ajout peut se faire en récupérant un bon de réquisition, une autre commande fournisseur ou si l'option {Historique des achats} est installée, en récupérant une commande historique, c'est-à-dire, une commande réceptionnée dans le passé. Une fois le code du fournisseur validé en cliquant sur la flèche verte, les informations de son dossier sont affichées et certaines peuvent être modifiées.

Informations - No commande client : Il est possible de créer une commande fournisseur en récupérant tous les produits d'une commande client ou seulement les produits du fournisseur de la commande en entrant ou en sélectionnant le numéro de la commande client souhaitée.

Informations - Coût du transport : Si l'option {Répartition des coûts de transport} est installée, il est possible d'entrer le coût du transport. Concept Caméléon répartira le montant du transport sur chacun des produits, lors de la réception des marchandises, au prorata de la valeur ou de la quantité de chacun des produits reçus selon le choix effectué dans les «Préférences du système».

Commande anticipée, escompte de volume et escompte de répétition : Si ces cases sont cochées, le coûtant du produit est automatiquement recalculé selon les pourcentages inscrits dans le dossier du produit.

Le bouton Suivant permet de passer à l'inscription des produits.

Inscription des produits

Pour entrer les produits, il est possible d'effectuer une recherche avec la touche F5 ou en cliquant sur la loupe, ou encore effectuer la lecture d'un code à barres (ajouter plusieurs numéros de produits équivalents avec l'option {Gestion des équivalents}). Un code produit équivalent est en fait un raccourci vers le code du produit auquel il appartient. Une fois le numéro entré, Concept Caméléon affiche la description du produit et la quantité logique actuellement en inventaire (solde disponible) ou la mention «## N/Q ##» si le produit est marqué non quantifiable. Il reste à confirmer ensuite les informations demandées, comme les quantités, coûts, etc.

Facteur : Si l'option {Unité de conversion des achats} est installée, et que l'unité d'achat des produits requis doit être convertie en inventaire dans une unité autre que l'unité commandée, il est possible d'inscrire le facteur de conversion. Par exemple, pour une commande de stylos vendus en boîte de 12 et que l'inventaire est en unité le facteur sera de 12. Note : Le processus de conversion des quantités s'effectue à la réception des marchandises.

Poids / Volume : Si l'option {Poids / Volume} est installée et que le poids et volume d'achat sont inscrits dans le dossier du produit, ceux-ci s'affichent sur la commande.

Notes relatives aux produits

Il est possible de saisir des notes relatives aux produits commandés chez le fournisseur (réquisition/commande fournisseur) ou vendus aux clients (soumission/commande/facture), l'objectif étant de toujours conserver la note avec son produit. Par exemple, si une commande fournisseur est générée pour une commande client contenant des notes relatives aux produits, ces dernières se retrouveront automatiquement dans la commande fournisseur et seront modifiables pour ajouter des spécifications à l'attention du fournisseur. La saisie des notes relatives aux produits se fait sous l'onglet «Note relative au produit» dans la partie inférieure des différentes grilles de saisie des produits permettant, soit de récupérer une annotation existante ou de saisir du nouveau texte.

Confirmation

L'onglet «Confirmation» situé au bas de la grille de saisie des produits affiche, lorsqu'applicable, pour chaque produit, le délai moyen de livraison en jours (basé sur les cinq (5) dernières réceptions) et la date de livraison ainsi estimée, et permet aussi de saisir les informations suivantes : «Numéro / Référence de confirmation», «Date de la confirmation», «Date de départ» et «Date d'arrivée prévue». L'information relative à la confirmation sera visible dans la fenêtre intitulée «Infos Client», et si l'option {Historique des achats} est installée elle sera aussi visible dans la grille de consultation de l'historique des achats (commandes fournisseurs réceptionnées).

(*) • Inscrire une remarque

Entrer un astérisque (*) comme code de produit et appuyer sur la touche Entrée pour inscrire une remarque. La description est ainsi disponible pour l'inscription d'une remarque. Inscrire autant de lignes de remarque que nécessaire.

(+) • Annotation

Entrer un + comme code de produit et appuyer sur la touche Entrée pour inscrire le texte de l'annotation ou sélectionner un code d'annotation existante en cliquant sur la loupe à la droite de la zone de saisie du texte de l'annotation. Voir le dossier des «Annotations» pour plus de renseignements sur la création des annotations. Il est possible d'entrer un nombre illimité d'annotations pour un même bon de réquisition. La largeur d'impression des annotations est déterminée dans les «Préférences du système». Il est possible de coller du texte provenant du presse-papier de Windows dans une annotation à l'aide des touches CTL-V.

Terminer

Ce bouton permet de terminer l'entrée des produits et passer à l'impression ou l'envoi par courriel de la commande fournisseur selon les options installées et de la «Configuration de la station».

Modifier une commande

Pour modifier une commande, il faut inscrire son numéro et le valider. La touche F5 ou la loupe permet d'effectuer une recherche. Même le code fournisseur peut être modifié. Une fois la commande récupérée, des produits peuvent être ajoutés, corrigés ou supprimés au besoin.

Détruire une commande

Pour détruire une commande, il faut inscrire son numéro et le valider. La touche F5 ou la loupe permet d'effectuer une recherche. Cette opération est irréversible.

Imprimer une commande

Pour imprimer une commande, il faut inscrire son numéro et le valider. La touche F5 ou la loupe permet d'effectuer une recherche. Pour imprimer plus ou moins d'informations sur le bon de commande fournisseur, il suffit de modifier le formulaire à l'aide du «Générateur de formulaires».

Liste des commandes

Il est possible de sortir une liste sommaire ou détaillée des commandes fournisseurs selon certains critères de sélection. Préciser les critères souhaités puis sélectionner le périphérique de sortie. Les périphériques de sortie offerts dépendent des options installées et de la «Configuration de la station».

Génération des commandes

La génération des commandes permet d'ajouter automatiquement des commandes fournisseurs à partir de différentes conditions. Le principe en est fort simple, pour chaque produit qui rencontre une des conditions, Concept Caméléon vérifie si la quantité est suffisante en inventaire. Si ce n'est pas le cas, une commande fournisseur est ajoutée pour ce produit au code et au nom du fournisseur maître inscrit dans le dossier du produit. Voir la section «Génération des commandes» pour plus de renseignements.

Analyse des commandes

Ce rapport fournit la liste des produits à commander par fournisseurs, basé sur le solde disponible en inventaire et la moyenne des ventes. Le rapport présentera aussi le total du poids et du volume si l'option {Poids / Volume} est installée. Puis la génération des commandes peut être utilisée pour ajouter automatiquement les commandes en utilisant les mêmes paramètres que ceux utilisés pour l'analyse des commandes. Voir la section «Analyse des commandes» pour plus de renseignements.

Consultation des commandes

Cette grille contient toute l'information que l'on retrouve sur les commandes fournisseurs en plus des références aux commandes clients lorsque les commandes fournisseurs sont générées selon les produits inscrits sur les commandes clients. Un clic droit de la souris sur une des commandes affiche un menu contextuel avec des accès rapides à une variété de fonctions selon les options installées.

Note : Une vidéo explicative sur les «Grilles de consultation» est disponible dans la section «Vidéo» de notre Portail CAMinfo. Cette vidéo explique comment utiliser les grilles de consultation afin de générer des rapports personnalisés et d'obtenir des graphiques. Elle couvre, entre autres, les notions de base sur les grilles, la personnalisation de l'affichage de la grille, les filtres et regroupements de données, les graphiques ainsi que la consultation des données avec mise en page personnalisable.