Gestion des bons de réquisition

Le bon de réquisition servira éventuellement à être récupéré dans une commande fournisseur. Il est utilisé afin d'indiquer à l'acheteur quels sont les produits requis par les différents départements de l'entreprise. Les différentes opérations pour la gestion des bons de réquisition sont décrites ci-dessous et sont accessibles sous le menu «Inventaire -> Bons de réquisition» :

• Ajouter un bon de réquisition
• Modifier un bon de réquisition
• Détruire un bon de réquisition
• Imprimer un bon de réquisition
• Liste des bons de réquisition
• Grille de consultation des bons de réquisition

Ajouter un bon de réquisition

Lors de l'ajout d'une réquisition, un numéro lui est automatiquement attribué. L'ajout peut se faire en récupérant un bon de réquisition existant ou si l'option {Historique des achats} est installée, en récupérant une commande fournisseur historique, c'est-à-dire, une commande fournisseur réceptionnée dans le passé. Une fois le code du fournisseur validé en cliquant sur la flèche verte, les informations de son dossier sont affichées et certaines peuvent être modifiées.

Si l'option {Répartition des coûts de transport} est installée, il est possible d'entrer le coût du transport. Concept Caméléon répartira le montant du transport sur chacun des produits, lors de la réception des marchandises, au prorata de la valeur ou de la quantité de chacun des produits reçus selon le choix effectué dans les «Préférences du système»..

Le bouton Suivant permet de passer à l'inscription des produits.

Inscription des produits

Pour entrer les produits, il est possible d'effectuer une recherche avec la touche F5 ou en cliquant sur la loupe, ou encore effectuer la lecture d'un code à barres (ajouter plusieurs numéros de produits équivalents avec l'option {Gestion des équivalents}). Un code produit équivalent est en fait un raccourci vers le code du produit auquel il appartient. Il reste à confirmer ensuite les informations demandées, comme les quantités, coûts, etc..

Si l'option {Unité de conversion des achats} est installée, et que l'unité d'achat des produits requis doit être convertie en inventaire dans une unité autre que l'unité commandée, il est possible d'inscrire le facteur de conversion. Par exemple, pour une commande de stylos vendus en boîte de 12 et que l'inventaire est en unité le facteur sera de 12. Note : Le processus de conversion des quantités s'effectue à la réception des marchandises.

Poids / Volume : Si l'option {Poids / Volume} est installée et que le poids et volume d'achat sont inscrits dans le dossier du produit, ceux-ci s'affichent sur la commande.

Notes relatives aux produits

Il est possible de saisir des notes relatives aux produits commandés chez le fournisseur (réquisition/commande fournisseur) ou vendus aux clients (soumission/commande/facture), l'objectif étant de toujours conserver la note avec son produit. Par exemple, si une commande fournisseur est générée pour une commande client contenant des notes relatives aux produits, ces dernières se retrouveront automatiquement dans la commande fournisseur et seront modifiables pour ajouter des spécifications à l'attention du fournisseur. La saisie des notes relatives aux produits se fait sous l'onglet «Note relative au produit» dans la partie inférieure des différentes grilles de saisie des produits permettant, soit de récupérer une annotation existante ou de saisir du nouveau texte.

(*) • Inscrire une remarque

Entrer un astérisque (*) comme code de produit et appuyer sur la touche Entrée pour inscrire une remarque. La description est ainsi disponible pour l'inscription d'une remarque. Inscrire autant de lignes de remarque que nécessaire.

(+) • Annotation

Entrer un + comme code de produit et appuyer sur la touche Entrée pour inscrire le texte de l'annotation ou sélectionner un code d'annotation existante en cliquant sur la loupe à la droite de la zone de saisie du texte de l'annotation. Voir le dossier des «Annotations» pour plus de renseignements sur la création des annotations. Il est possible d'entrer un nombre illimité d'annotations pour un même bon de réquisition. La largeur d'impression des annotations est déterminée dans les «Préférences du système». Il est possible de coller du texte provenant du presse-papier de Windows dans une annotation à l'aide des touches CTL-V.

Terminer

Ce bouton permet de terminer l'entrée des produits et passer à l'impression ou l'envoi par courriel du bon de réquisition selon les options installées et de la «Configuration de la station».

Modifier un bon de réquisition

Pour modifier un bon de réquisition existant, il faut inscrire son numéro et le valider. La touche F5 ou la loupe permet d'effectuer une recherche. Même le code fournisseur peut être modifié. Une fois le bon de réquisition récupéré, des produits peuvent être ajoutés, corrigés ou supprimés au besoin.

Détruire un bon de réquisition

Pour détruire un bon de réquisition existant, il faut inscrire son numéro et le valider. La touche F5 ou la loupe permet d'effectuer une recherche. Cette opération est irréversible.

Imprimer un bon de réquisition

Pour imprimer un bon de réquisition existant, il faut inscrire son numéro et le valider. La touche F5 ou la loupe permet d'effectuer une recherche. Pour imprimer plus ou moins d'informations sur le bon de réquisition, il suffit de modifier le formulaire à l'aide du «Générateur de formulaires».

Liste des bons réquisition

Il est possible de sortir une liste sommaire ou détaillée des bons de réquisition selon certains critères de sélection. Préciser les critères souhaités puis sélectionner le périphérique de sortie. Les périphériques de sortie offerts dépendent des options installées et de la «Configuration de la station».

Consultation des bons de réquisition

Cette grille contient les informations présentées sur les listes des bons de réquisitions. Un clic droit de la souris sur un des bons de réquisition affiche un menu contextuel avec des accès rapides à une variété de fonctions, comme la modification, la destruction et l'impression d'une réquisition, ainsi qu'un accès rapide au dossier du produit ou du fournisseur. L'accès au transfert d'un bon de réquisition en commande fournisseur est aussi disponible. De plus, si l'option {Multi-entrepôts} est installée, le menu contextuel permet l'accès rapide au transfert d'entrepôt en lot pour le bon de réquisition sélectionné.

Note : Une vidéo explicative sur les «Grilles de consultation» est disponible dans la section «Vidéo» de notre Portail CAMinfo. Cette vidéo explique comment utiliser les grilles de consultation afin de générer des rapports personnalisés et d'obtenir des graphiques. Elle couvre, entre autres, les notions de base sur les grilles, la personnalisation de l'affichage de la grille, les filtres et regroupements de données, les graphiques ainsi que la consultation des données avec mise en page personnalisable.