Entrée des soldes d'inventaire

La fenêtre d'entrée des soldes d'inventaire qui est accessible sous le menu «Inventaire» est pratiquement identique à celle de «l'Entrée des transactions d'inventaire» à l'exception que la remarque reportée à chacune des entrées est en lecture seulement et déjà inscrite à l'ouverture de la fenêtre. Cette remarque facilitera la consultation des transactions d'inventaire pour obtenir toutes les transactions liées à l'entrée des soldes. La permission «Entrée des soldes d'inventaire» est requise dans le mot de passe de l'utilisateur pour utiliser cette fonctionnalité.

Option {Inventaire permanent}

De plus, la fenêtre d'entrée des soldes d'inventaire permet, lorsque l'option {Inventaire permanent} est installée, d'inscrire l'inventaire de départ pour chacun des produits sans qu'aucune écriture comptable ne soit reportée au grand livre. Il est donc important d'utiliser cette grille d'entrée des soldes seulement pour l'inscription de l'inventaire lié à l'écriture d'ouverture au grand livre lors de l'implantation d'une nouvelle compagnie.

La fenêtre d'entée des soldes contient deux (2) onglets soient «Entrée manuelle» et «Importation». Voici un résumé de leur utilité :

«Entrée manuelle»

La grille d'entrée manuelle permet d'ajouter manuellement dans la grille affichée à l'écran, les produits pour lesquels des quantités doivent être ajoutées en inventaire ou retirées de l'inventaire.

«Importation»

La permission «Importation des soldes d'inventaire» est requise dans le mot de passe de l'utilisateur pour utiliser cette fonctionnalité. L'importation d'un fichier MS-Excel permet de remplir automatiquement la grille d'«Entrée manuelle» à partir du contenu d'un fichier MS-Excel. Par contre, l'importation ne s'applique qu'aux produits pour lesquels des quantités doivent être ajoutées. Aucun retrait de quantité n'est possible à partir de l'importation d'un fichier MS-Excel. Cliquez ici afin d'obtenir les spécifications de la structure du fichier MS-Excel à utiliser pour l'importation des soldes d'inventaire.

Entrepôt {Option Multi-entrepôts}

Si les produits sont ajoutés manuellement dans la grille d'entrée des soldes, il est possible de les attribuer à plusieurs entrepôts en sélectionnant l'entrepôt avant d'ajouter les produits dans la grille, puis enregistrer la transaction d'inventaire pour tous les produits sélectionnés et sélectionner le prochain entrepôt avant d'ajouter les produits pour ce nouvel entrepôt. Par contre, si les produits affichés dans la grille d'entrée des soldes proviennent de l'importation du contenu d'un fichier MS-Excel, alors les entrepôts devront être spécifiés dans le fichier MS-Excel. Le bouton Consulter les entrepôts au bas de la fenêtre permet de voir les quantités par entrepôt pour le produit sélectionné.

Remarque

La remarque «* Entrée des soldes» est automatiquement reportée sur chacune des lignes produits ajoutées manuellement dans la grille d'«Entrée manuelle» des soldes d'inventaire. Elle n'est pas modifiable par l'utilisateur et est déjà inscrite à l'ouverture de la fenêtre. Cette remarque facilitera la consultation des transactions d'inventaire pour obtenir toutes les transactions liées à l'entrée des soldes. Si le contenu de la grille d'entrée manuelle des soldes provient de l'importation d'un fichier MS-Excel, alors la remarque par défaut sera «* Entrée des soldes - Importation» permettant de distinguer la provenance des entrées lors de la consultation des transactions d'inventaire.

Entrée manuelle des produits dans la grille d'entrée des soldes d'inventaire

Entrer le code du produit, sélectionner le code de l'opération à effectuer, entre «Ajouter» ou «Retirer» des quantités, inscrire la quantité. Pour l'ajout des quantités, il est possible de corriger le coûtant, la date de l'ajout dans l'inventaire et le code du fournisseur. Répéter pour les autres produits.

Importation des produits dans dans la grille d'entrée des soldes d'inventaire

Cliquer sur l'onglet «Importation». Inscrire les valeurs par défaut demandées selon les options installées. Sélectionner le fichier Excel à importer. Cliquer sur le bouton Importer pour remplir la grille d'entrée des soldes à partir du contenu du fichier Excel. Attention de ne pas importer un même fichier deux fois car son contenu sera de nouveau ajouté.

Les produits qui seront considérés comme invalides selon les règles de validation de la grille d'entrée des soldes ne seront pas importés. Il sera possible de produire une liste de tous les produits non importés à la fin du processus d'importation.

Terminer / Annuler

Le bouton Terminer complète la transaction et met à jour l'inventaire. Un rapport détaillant la transaction d'inventaire s'imprime si la case à cocher «Imprimer un rapport des transactions» est cochée avant de cliquer sur le bouton Terminer. Le bouton Annuler permet d'effacer tout le contenu de la grille d'entrée des soldes sans rien enregistrer. Ce bouton peut être utile si la liste des produits non importés est très longue et que l'on décide d'aller corriger le contenu du fichier pour l'importer à nouveau.

*** Important *** Même si l'option {Inventaire permanent} est installée, l'entrée ou l'importation des soldes ne reporte aucune écriture comptable au grand livre. Il est donc important d'utiliser cette grille d'entrée des soldes seulement pour l'inscription de l'inventaire lié à l'écriture d'ouverture au grand livre lors de l'implantation d'une nouvelle compagnie

Le détail de la transaction d'inventaire enregistrée est visible dans la «Liste des transactions d'inventaire» ou la grille de consultation des transactions d'inventaire.